Требования к системам управления документооборотом. Анализ требований к системам электронного документооборота федеральных органов власти. Требования компании к СЭД

Нормативные документы и правовые аспекты

Утверждены требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

28 ноября 2011 г. 09:50

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 №221 утверждены Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения.

Требования распространяются на госорганы, внедряющие систему электронного документооборота (СЭД), либо оценивающие возможности уже имеющейся у них системы.

Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в госорганах, определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД госоргана, а также условия управления документами в рамках СЭД, в том числе служебной информации ограниченного распространения.

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

02.09.2011 №221

Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения

В соответствии с пунктом 5.2.23 Положения о Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. № 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; № 42, ст. 4825; № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378; № 6, ст. 738; № 33, ст. 4088; 2010, № 13, ст. 1502; № 26, ст. 3350; № 30, ст. 4099; № 31, ст. 4251; 2011, № 2, ст. 338; № 3, ст. 542; № 6, ст. 888; № 14, ст. 1935; № 21, ст. 2965), и пунктом 2 плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (далее - Требования).

2. Департаменту государственной политики в области создания и развития электронного правительства (Липов) опубликовать Требования на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Министр И.О. Щёголев

Электронные архивы

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Алексей Микрюков
01 августа 2018 г. 10:27

Алексей Микрюков, аналитик компании DIRECTUM .

14 июня 2018 г. на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе « Проекты документов » размещен « Проект типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов » объёмом 37 страниц.

Отрасль давно ожидала этот документ. И как заявлено в проекте, требования разработаны в целях формирования единой нормативной основы для систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД), а также для оценки уже применяемых СЭД и СХЭД. В документе явным образом разделяются СЭД и СХЭД, и это важный момент.

Выделение термина СХЭД является одним из принципиальных отличий новых требований. Заметен явный акцент на этапе архивного хранения в жизненном цикле документа. Раньше речь шла в основном о СЭД, а вопросы хранения электронных документов (ЭД) оставались за кадром. Соответственно, документы длительных сроков хранения ранее либо изначально создавались в бумажном виде, либо распечатывались перед передачей на хранение.

В документе рассматриваются только функциональные требования, в отличие от предыдущих нормативных документов (Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ), утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011 ; см. также ) . Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Анализируя документ, интереснее всего рассмотреть требования, связанные с организацией хранения документов . Требования по созданию или занесению, регистрации, исполнению и контролю при работе с документами не так интересны, так как это основные задачи СЭД. Практически не осталось крупных организаций, которые бы не автоматизировали эти задачи с использованием СЭД. Поэтому требования к СЭД интересны разве только для оценки уже существующих и используемых систем в момент обновления или смены, а это тема отдельного материала.

Общие функциональные требования

Начнем с «Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД».

В этом разделе, на мой взгляд, отражено два важных момента:

Первое «2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы ».

Для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования . Соответственно, до передачи документа в СХЭД «ответственность» за выполнение этих требований лежит на оперативной системе (СЭД или другой информационной системе).

Второе «2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:

- создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);

- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;

- используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.)

- связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД — в СХЭД, из СХЭД — в государственный архив).

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся».

То есть метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения. При этом явных требований, предъявляемых к формату или способу хранения метаданных, нет.

Работа с архивными документами

Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9).

«К функциям СЭД относится:

  • Формирование и ведение номенклатуры дел
  • Отнесение документов к делам
  • Формирование описей дел, документов структурных подразделений
  • Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

С документами, хранящимися в СЭД, все ясно. Но в организациях есть и другие информационные системы, в которых могут храниться документы, например, ERP. Эти системы могут вообще ничего «не знать» о номенклатуре дел и нормах делопроизводства. Соответственно для них должны быть разработаны дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

В документе ничего не говорится о том, как выгружать документы из других систем, той же ERP. Поэтому если организация захочет хранить документы из ERP, то нужно будет придумывать какие-то правила, по которым:

1) эти документы будут выгружаться из ERP — это собственно задача ERP;

2) эти документы будут размещаться в СХЭД — это задача СХЭД, и у нас для этого есть инструменты.

Прием документов в СХЭД (п. 4.3)

«СХЭД должна обеспечивать:

Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности

Проверку электронных подписей документов

Проверку воспроизводимости электронных документов

Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».

Требования по воспроизводимости обозначены, но как это реализовывать — не понятно.

В документе есть явное указание на формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A ».

Учет и классификация документов в СХЭД (п. 4.4)

Требования по учету электронных документов в СХЭД практически ничем не отличаются от требований по учету бумажных документов. При этом требования к составу метаданных ЭД учитывают только специфику документов, типичных для госорганов (письма, приказы и т.п.). У коммерческих организаций разнообразие документов намного больше: коммерческое предложение, устав проекта, техническое задание, протокол закупочной комиссии и т.д. В этом смысле требования вряд ли применимы для других видов документов.

Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)

Этот блок выглядит одним из самых непроработанных в проекте требований. В нем зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:

● резервного копирования электронных документов;

● проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;

● конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы;

Но при этом ничего не сказано об обеспечении юридической значимости ЭД при долговременном хранении. Эти требования я .

Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6).

Использование ЭД предполагает:

● Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам

● Формирование фонда пользования электронных дел и организацию на его основ электронного читального зала

● Многокритериальный поиск

● Формирование архивных копий, справок выписок

● Учет использования электронных дел.

Тут остаются вопросы в первую очередь по предоставлению электронных документов по запросам различных организаций, так как единых требований по предоставлению ЭД во вне сейчас нет, и практика не сформирована.

Экспертиза ценности и выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшими сроками хранения (п. 4.7 и 4.8).

Приведенные в проекте требования также практически ничем не отличаются от требований при работе с бумажными документами. Отличие состоит только в особенностях уничтожения электронных документов (например, удаление резервных копий и гарантированное уничтожение).

Требования по передаче электронных документов на хранение в гос. архив описаны формально. Причина связана, скорее всего, с отсутствием наработанных практик.

Общие выводы

После анализа проекта требований остается ощущение, что изложенное в нем «догоняет» текущее положение вещей, закрепляет уже существующие наработки, но не до конца отвечает на существующие вопросы и уж тем более не пытается спрогнозировать и дать ответы на вопросы ближайшего будущего.

Документ показывает, что специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. Есть среди них достаточно жесткие и конкретные. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение: ERP, HR, ECM. CRM и другие. Таким образом, можно сделать вывод, что наиболее целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения , интегрированную с системами-источниками. Реализовывать требования во всех указанных выше системах долго и дорого.

С другой стороны, требования уже имеют под собой технологическую основу, которая позволяет реализовать подобные системы. Имеющиеся на рынке системы работы с документами можно и нужно проверять на соответствие требованиям, сформулированными в нормативной базе.

Реализация требований

Одним из примеров системы, которая показывает готовность и полностью удовлетворяет этим требованиям - решение «Долговременный архив» от компании DIRECTUM.

«Долговременный архив» — это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов на протяжении всего срока хранения.

Решение может работать с любыми ECM-системами, не только с решениями DIRECTUM, интегрируется с ERP и другими системами за счет готовых механизмов.

Кроме того, решение не только уже сейчас закрывает задачи создания электронного архива, но и работает на перспективу. В решение заложены возможности работы с инструментами автоматической обработки документов на основе искусственного интеллекта для классификации и экспертизы ценности документов. Кроме того, используется собственная уникальная технология обеспечения юридической значимости, которая в перспективе может быть переведена и на технологии блокчейна.

(4,78 - оценили 9 чел.)

Применение систем электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) началось с середины 1990-х годов. Однако внедрение СЭД в государственном масштабе получило широкое распространение только в последние пять лет. Основным стимулом тут стало распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

В соответствии с упомянутым Планом мероприятий Минкомсвязи РФ были подготовлены и утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». 2

Пока СЭД использовались исключительно как внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость между собой не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому информационному пространству, организацией межведомственного электронного документооборота необходимость унификации СЭД, обеспечения их совместимости с общегосударственными системами обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения выходят на первый план. Частично на решение вопросов взаимодействия систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 распространяются и на иные государственные органы и органы местного самоуправления. Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране, обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются на правила, установленные государством для удобства взаимодействия с государственными органами.

Эти Требования носят рамочный характер и поэтому в 2013 г. по заказу Федерального архивного агентства Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработаны «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». 3

Рассмотрим наиболее интересные положения Требований… Минкомсвязи России.

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» определяют минимальный набор функций, который должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации использования СЭД в учреждении.

Одно из главных требований к СЭД - это ее масштабируемость как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов. Надо учитывать, что современные системы управления документами используются практически всеми сотрудниками организации, работающими с документами, причем общая тенденция - это использование как стационарных рабочих мест, так и доступа к документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. По количеству хранящихся в СЭД документов следует иметь в виду, что так как в системе хранятся не только окончательные оформленные и подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии, то количество файлов, проектов документов и документов, поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих, исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет, но на практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10-15 лет, так как это тот период, в течение которого документы в электронной форме продолжают активно использоваться, тем более что п. 20 пп. е) тех же Требований предусматривает возможность хранения документов в сроки до ста лет.

Важный параметр СЭД - ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и (или) для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, следовательно, производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:

  1. время получения доступа к СЭД - не более трех секунд;
  2. время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) - не более пяти секунд.
В любой системе может случиться сбой как программный, так и аппаратный. Но сбой СЭД приводит к невозможности работы с документами всех сотрудников организации, поэтому Требования устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут. Также СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое уведомление через SMS и по электронной почте администратора и технолога СЭД.

Еще одна распространенная ситуация - по какой-то причине документ поврежден или случайно стерт пользователем. Требования предусматривают, что в этом случае в течение 30 минут электронный документ должен быть восстановлен из резервной копии. В организации, в соответствии с Требованиями, должно быть не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД. Однако на практике для обеспечения сохранности создают не менее двух резервных копий, желательно на различных носителях. Это минимизирует риски потери электронных документов.

Коэффициент надежности СЭД должен составлять не менее 0,98.

Еще один показатель - это уровень защищенности СЭД от несанкционированного доступа. Для государственных учреждений, работающих с документами ограниченного доступа, это должна быть сертификация не ниже класса 1Г. Однако в виду высокой стоимости создания и эксплуатации защищенных СЭД, с документами ограниченного доступа обычно стараются работать в традиционном режиме, на бумаге, так как они, как правило, составляют небольшую долю документов организации. В противном случае обычно для работы с такими документами устанавливают специально выделенные компьютеры или даже отдельную защищенную сеть, не имеющую соединения с открытой компьютерной сетью и Интернет. Однако и в этом случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не с документами, содержащими государственную тайну.

Основная часть «Требований к информационным системам электронного документооборота…» - это описание того, как в СЭД должны быть построены процессы документационного обеспечения управления.

Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации.

СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО), межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными системами.

Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в том числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности электронного документа, а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (пп. 9 и 11 Требований).

СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:

Сохранение документа или сведений о документе (проекте документа) в СЭД (его регистрация или, в терминах Требований - ввод документа в систему):

  • доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД)
  • согласование документа
  • подписание документа
  • передачу (отправку) документа;
  • «хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив», то есть контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.
Особенность автоматизированной системы делопроизводства - это наличие функции протоколирования всех действий пользователей и системных событий. Другими словами, все, что происходит в СЭД - создается или регистрируется документ, просто просматривается файл, вносится правка - вся эта информация сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет всегда сказать, кто и когда смотрел или правил документ (карточку документа). Отдельно в Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в регистрационной карточке (метаданных по документу), так и в контрольной информации (протоколе действий в СЭД).

В соответствии с п. 17 Требований протоколированию подлежит информация обо всех действиях, совершенных с документами или наборами документов, проектами документов, регистрационной карточкой (метаданными). Это сведения:

  • о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие;
  • о дате и времени совершения действия;
  • о вводе в СЭД документов, проектов документов;
  • о перемещении раздела (подраздела) в классификационной схеме;
  • об изменениях в указаниях по срокам хранения и последующих действиях с документами;
  • о действиях, выполненных администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
  • о наложении и снятии запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;
  • о любом изменении или уничтожении метаданных пользователем СЭД;
  • об изменениях прав доступа к документам;
  • о передаче документов;
  • об уничтожении документов;
  • о печати документа или метаданных.
Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ или регистрационную карточку к нему, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.

Требования Минкомсвязи РФ делят делопроизводственные процессы, поддерживаемые СЭД, на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в организацию и включенных в СЭД ФОВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе межведомственного электронного документооборота;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте;

д) обработка внутренних документов в СЭД.

В организациях, не являющихся государственными органами, пункты б) и в) отсутствуют, документы поступают только или по традиционным каналам связи, или по электронной почте.

В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа.

В случае поступления документа в электронной форме ввод документа в СЭД - это его загрузка в СЭД, регистрация с запретом внесения изменений в поступивший документ.

В организации может быть утвержден и включен в инструкцию по делопроизводству перечень документов, для которых запрещено создание их электронных образов, например, документы с грифом ДСП, с пометкой «личное», конфиденциальные документы и т. п. В случае поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его электронный образ не создается.

Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания, согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого документа путем создания версий документов и их прикрепления к карточке документа.

СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно используется много лет и за это время могут появиться новые версии программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут также поддерживаться СЭД. СЭД должна позволять вводить в систему и регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует (не установлено). При этом некоторые, наиболее распространенные форматы, СЭД должна уметь отображать обязательно. Это pdf, rtf, doc, tiff.

СЭД должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД (классификационная схема). Следует иметь в виду, что физически документы размещаются на сервере (системе хранения) в порядке, определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов в данной СЭД, а классификационная схема - это просто поле в регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по классификационным признакам.

В основу классификационной схемы обычно кладут номенклатуру дел организации.

В регистрационной карточке СЭД должны быть определены те поля, которые обязательны для заполнения. При вводе документа СЭД должна запрашивать у пользователя заполнение обязательных полей (метаданных) (п. 13 Требований).

В ходе работы с документом в СЭД могут вводиться не только резолюции, но и комментарии и поручения по документу. Для подписания (а при необходимости и согласования) документа СЭД предусматривает возможность подключения средств электронной подписи в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». 4

При отправке документов традиционными способами (на бумаге) СЭД обеспечивает надпечатку конвертов и печать списков рассылки.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. 5

В соответствии с установленными сроками хранения СЭД должна обеспечивать следующие действия:

  • хранить документ постоянно;
  • провести экспертизу ценности документов;
  • по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;
  • выделять документы к уничтожению (удалять из системы) с сохранением в СЭД информации о выделении документов к уничтожению;
  • передавать документы на хранение в другое хранилище (автоматизированную систему), в том числе экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы и экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу.
На практике передача на государственное хранение требует обеспечения совместимости СЭД по формату экспорта годового раздела с программным комплексом «Архивный фонд», используемым в государственных и муниципальных архивах.

В Требованиях содержится положение об обеспечении сроков хранения с длительностью не менее чем до ста лет. Однако в настоящее время такие технологии находятся в стадии проработки, и автору не известна ни одна СЭД, которая могла бы обеспечить сама по себе такие большие сроки хранения юридически значимых документов в электронной форме.

Рассмотренные Требования Минкомсвязи РФ дополняют разработанные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Они важны как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников IT -подразделений, обеспечивающих внедрение или настройку систем электронного делопроизводства и документооборота (СЭД).

В целом рассмотренные «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» можно и нужно использовать не только на стадии выбора, внедрения и первичной настройки СЭД, но и для анализа уже функционирующих СЭД для определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации, современным требованиям.

  1. С автором можно связаться по адресу: kouznets @yandex .ru
  2. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221, зарегистрировано в Минюсте РФ 15.11.2011 № 22304.
  3. Опубликованы на портале «Архивы России» по адресу: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
  4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 28.06.2014).
  5. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.09.2010, регистрационный № 18380.

Одной из функциональных подсистем КИС предприятия является электронная система управления документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям КИСа.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как «Sybase», «Oracle», «Informix» и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенностъ. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. J

Модульность, Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, в частности бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

4. Защита электронной документации

Общая схема ЗД на предприятии, представленная на рис. 8, отражает систему организационных и технических мероприятий по ЗД.

Организационные мероприятия определяют:

    должностные функции персонала, участвующего в обработке данных;

    для ответственных операций контроль и выполнение операции должны осуществляться двумя сотрудниками, имеющими разные ключи;

    для БД должны быть обеспечены условия надежного сохранения;

    запрещено передавать данные в другие места (фирмы, организации), если там не обеспечиваются условия надежной защиты;

    для сохранения данных в случае форс-мажорных обстоятельств должен быть разработан план эвакуации.

Большое значение имеет Контроль ЗД, который подразделяется на два вида:

Внешняя проверка или аудит (выполняется сторонней организацией);

    внутренняя проверка (собственными силами).Технология включает следующие мероприятия по проверке:

    системной документации;

    проектной документации (зданий, помещений, вычислительных центров);

    проектной документации на ПО;

    руководящих пользовательских документов по ПО и ОС;

    занятости (доступа) и управления ею;

    ревизии исходных кодов;

    имен файлов данных и папок (директорий);

    всех носителей данных;

    терминального доступа;

    списков пользователей и их прав;

    консольных протоколов;

    системных журналов регистрации;

    журналов аппаратных и программных сбоев;

Протоколов электронной обработки данных и внесение изменений в персональные данные и др.

В результате выполненных действий создается список проверки, который может быть осуществлен с помощью специальных или общедоступных программных средств в двух видах носителей: твердая (бумажная) копия и электронная форма.

В качестве технических мер защиты используются электронные подписи и электронные конверты.

Электронная подпись - это специальная последовательность символов, добавляемая к тексту для заверения его подлинности. Она получается путем сложных математических преобразований из самого текста и специального числа К, называемого вашим секретным ключом. Очевидно, что любое постороннее лицо, изменяя текст, должно внести соответствующие изменения и в подпись. Однако зная одну ее составляющую - текст, оно не знает другой - ключа, и, следовательно, внести таких изменений не может. При проверке подписи над ней производятся действия, обратные тем, при помощи которых она получена, но вместо секретного ключа в них участвует другое число - открытый ключ. Он, естественно, зависит от секретного, но так, что получить секретный ключ из открытого нельзя. Таким образом, вы можете рассылать свой открытый ключ всем абонентам, не заботясь о его защите. Даже если он попадет в руки кому-то постороннему, ваша информация не будет подделана. Такой метод создания и рассылки ключей называется принципом открытого распределения ключей.

Этот же принцип использован и при запечатывании письма в электронный конверт . Для запечатывания применяются два ключа: ваш секретный ключ и открытый ключ того абонента, которому письмо предназначено. Из этих двух ключей создается один - общий - ключ. Он же используется и при распечатывании, но получается в этом случае уже наоборот - из вашего открытого ключа и секретного ключа вашего абонента (эти две пары устроены таким образом, что общие ключи получаются одинаковыми).

Это удобно, во-первых, потому, что вам не надо для смены ключей лично встречаться со всеми абонентами - достаточно просто разослать им ключи по электронной почте, а во-вторых, потому что вы создаете и рассылаете всем один и тот же ключ.

Меры предосторожности, которые должны использоваться для безопасности передачи документов через сеть Интернет

    Встраивание в центральный узел программно-аппаратного комплекса, выполняющего функции брандмауэра.

    Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей.

    Обеспечение внутренней связи между узлами посредством корпоративной интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистрированные в Интернете и, следовательно, недоступные из внешнего мира.

    Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафики, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями.

    Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web-серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества Web-технологии.

Внедрение механизмов управления доступом в саму систему управления документооборотом (список управления доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т. д.).

    Требования к СЭД Минкомсвязи России

    Требования к быстродействию СЭД

    Требования к учету всех операций в СЭД

    Требования к функциональности СЭД

    Экспертиза ценности и архивное хранение в СЭД

Применение систем электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) началось с середины 1990-х годов. Однако внедрение СЭД в государственном масштабе получило широкое распространение только в последние пять лет. Основным стимулом тут стало распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

Пока СЭД использовались исключительно как внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость между собой не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому информационному пространству, организацией межведомственного электронного документооборота необходимость унификации СЭД, обеспечения их совместимости с общегосударственными системами обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения выходят на первый план. Частично на решение вопросов взаимодействия систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 распространяются и на иные государственные органы и органы местного самоуправления. Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране, обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются на правила, установленные государством для удобства взаимодействия с государственными органами.

Рассмотрим наиболее интересные положения Требований… Минкомсвязи России.

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» определяют минимальный набор функций, который должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации использования СЭД в учреждении.

Одно из главных требований к СЭД – это ее масштабируемость как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов. Надо учитывать, что современные системы управления документами используются практически всеми сотрудниками организации, работающими с документами, причем общая тенденция – это использование как стационарных рабочих мест, так и доступа к документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. По количеству хранящихся в СЭД документов следует иметь в виду, что так как в системе хранятся не только окончательные оформленные и подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии, то количество файлов, проектов документов и документов, поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих, исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет, но на практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10-15 лет, так как это тот период, в течение которого документы в электронной форме продолжают активно использоваться, тем более что п. 20 пп. е) тех же Требований предусматривает возможность хранения документов в сроки до ста лет.

Важный параметр СЭД – ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и (или) для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, следовательно, производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:

– время получения доступа к СЭД - не более трех секунд;

– время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) - не более пяти секунд.

В любой системе может случиться сбой как программный, так и аппаратный. Но сбой СЭД приводит к невозможности работы с документами всех сотрудников организации, поэтому Требования устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут. Также СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое уведомление через SMS и по электронной почте администратора и технолога СЭД.

Еще одна распространенная ситуация – по какой-то причине документ поврежден или случайно стерт пользователем. Требования предусматривают, что в этом случае в течение 30 минут электронный документ должен быть восстановлен из резервной копии. В организации, в соответствии с Требованиями, должно быть не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД. Однако на практике для обеспечения сохранности создают не менее двух резервных копий, желательно на различных носителях. Это минимизирует риски потери электронных документов.

Коэффициент надежности СЭД должен составлять не менее 0,98.

Еще один показатель – это уровень защищенности СЭД от несанкционированного доступа. Для государственных учреждений, работающих с документами ограниченного доступа, это должна быть сертификация не ниже класса 1Г. Однако в виду высокой стоимости создания и эксплуатации защищенных СЭД, с документами ограниченного доступа обычно стараются работать в традиционном режиме, на бумаге, так как они, как правило, составляют небольшую долю документов организации. В противном случае обычно для работы с такими документами устанавливают специально выделенные компьютеры или даже отдельную защищенную сеть, не имеющую соединения с открытой компьютерной сетью и Интернет. Однако и в этом случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не с документами, содержащими государственную тайну.

Основная часть «Требований к информационным системам электронного документооборота…» - это описание того, как в СЭД должны быть построены процессы документационного обеспечения управления.

Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации.

СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО), межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными системами.

Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в том числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности электронного документа, а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (пп. 9 и 11 Требований).

СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:

Сохранение документа или сведений о документе (проекте документа) в СЭД (его регистрация или, в терминах Требований – ввод документа в систему):

Доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД)

Согласование документа

Подписание документа

Передачу (отправку) документа;

«хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив», то есть контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.

Особенность автоматизированной системы делопроизводства – это наличие функции протоколирования всех действий пользователей и системных событий. Другими словами, все, что происходит в СЭД – создается или регистрируется документ, просто просматривается файл, вносится правка – вся эта информация сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет всегда сказать, кто и когда смотрел или правил документ (карточку документа). Отдельно в Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в регистрационной карточке (метаданных по документу), так и в контрольной информации (протоколе действий в СЭД).

В соответствии с п. 17 Требований протоколированию подлежит информация обо всех действиях, совершенных с документами или наборами документов, проектами документов, регистрационной карточкой (метаданными). Это сведения:

    о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие;

    о дате и времени совершения действия;

    о вводе в СЭД документов, проектов документов;

    о перемещении раздела (подраздела) в классификационной схеме;

    об изменениях в указаниях по срокам хранения и последующих действиях с документами;

    о действиях, выполненных администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

    о наложении и снятии запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;

    о любом изменении или уничтожении метаданных пользователем СЭД;

    об изменениях прав доступа к документам;

    о передаче документов;

    об уничтожении документов;

    о печати документа или метаданных.

Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ или регистрационную карточку к нему, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.

Требования Минкомсвязи РФ делят делопроизводственные процессы, поддерживаемые СЭД, на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в организацию и включенных в СЭД ФОВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе межведомственного электронного документооборота;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте;

д) обработка внутренних документов в СЭД.

В организациях, не являющихся государственными органами, пункты б) и в) отсутствуют, документы поступают только или по традиционным каналам связи, или по электронной почте.

В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа.

В организации может быть утвержден и включен в инструкцию по делопроизводству перечень документов, для которых запрещено создание их электронных образов, например, документы с грифом ДСП, с пометкой «личное», конфиденциальные документы и т. п. В случае поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его электронный образ не создается.

Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания, согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого документа путем создания версий документов и их прикрепления к карточке документа.

СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно используется много лет и за это время могут появиться новые версии программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут также поддерживаться СЭД. СЭД должна позволять вводить в систему и регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует (не установлено). При этом некоторые, наиболее распространенные форматы, СЭД должна уметь отображать обязательно. Это pdf, rtf, doc, tiff.

СЭД должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД (классификационная схема). Следует иметь в виду, что физически документы размещаются на сервере (системе хранения) в порядке, определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов в данной СЭД, а классификационная схема – это просто поле в регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по классификационным признакам.

В основу классификационной схемы обычно кладут номенклатуру дел организации.

В регистрационной карточке СЭД должны быть определены те поля, которые обязательны для заполнения. При вводе документа СЭД должна запрашивать у пользователя заполнение обязательных полей (метаданных) (п. 13 Требований).

При отправке документов традиционными способами (на бумаге) СЭД обеспечивает надпечатку конвертов и печать списков рассылки.

В соответствии с установленными сроками хранения СЭД должна обеспечивать следующие действия:

    хранить документ постоянно;

    провести экспертизу ценности документов;

    по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

    выделять документы к уничтожению (удалять из системы) с сохранением в СЭД информации о выделении документов к уничтожению;

    передавать документы на хранение в другое хранилище (автоматизированную систему), в том числе экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы и экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу.

На практике передача на государственное хранение требует обеспечения совместимости СЭД по формату экспорта годового раздела с программным комплексом «Архивный фонд», используемым в государственных и муниципальных архивах.

В Требованиях содержится положение об обеспечении сроков хранения с длительностью не менее чем до ста лет. Однако в настоящее время такие технологии находятся в стадии проработки, и автору не известна ни одна СЭД, которая могла бы обеспечить сама по себе такие большие сроки хранения юридически значимых документов в электронной форме.

Рассмотренные Требования Минкомсвязи РФ дополняют разработанные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Они важны как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников IT -подразделений, обеспечивающих внедрение или настройку систем электронного делопроизводства и документооборота (СЭД).

В целом рассмотренные «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» можно и нужно использовать не только на стадии выбора, внедрения и первичной настройки СЭД, но и для анализа уже функционирующих СЭД для определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации, современным требованиям. 5 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.09.2010, регистрационный № 18380.