Системы документооборота в образовании презентация. Презентация на тему системы электронного документооборота «дело. Общие проблемы внедрения систем ЭДО


Система электронного документооборота (СЭД) это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко- читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.




Основные понятия электронного документооборота Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.


Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.


Внедрение электронного документооборота обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.


Основные задачи электронного документооборота: автоматизация канцелярии; электронный архив документов; корпоративный электронный документооборот (workflow). управление договорным процессом; автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества); автоматизация обращений граждан.


Преимущества электронного документооборота. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании. Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.


Преимущества электронного документооборота. возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации; отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.






История: Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe. В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен: Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным; В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине; PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена; На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;


Преимущества (PDF): удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу; простота пользования; Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader; Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки; Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.


Преимущества (PDF): Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе. Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO. Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.




Недостатки (PDF): Завышенная сложность внутреннего устройства формата. Формат PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь его спецификация занимает более тысячи страниц. Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно- ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.


Преимущества DjVu: Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3- слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие. Ориентированность на электронный вид документа. Низкие ресурсные требования. Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла. Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.




Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП) это реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.


Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП) ЭЦП это аналог собственноручной подписи человека, применяемый в электронных документах. Электронно- цифровая подпись создается с помощью закрытого ключа уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.


История возникновения ЭЦП: В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей. Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле. В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП ГОСТ Р , основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш- функции, описанной в ГОСТ Р В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р был введен стандарт ГОСТ Р В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.


Назначение и применение ЭЦП Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему. Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев. Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.




Основные схемы использования ЭЦП: подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная; использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.




Источники: PDF Specifications, including the PDF Reference for PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN), PDF 1.5, PDF 1.4 (ISBN), PDF 1.3 (ISBN) Adobe PDF 101: Quick overview of PDF pdf- документ с описанием основных возможностей PC Week\RE 19 сентября 2006 г. Сергей Силин, специалист компании "Аплана Софтвер" по ЭЦП ГОСТ Р Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.


Источники: ГОСТ Р Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма. Электронная цифровая подпись Термин -Энциклопедический Фонд Электронная цифровая подпись Компания «Криптомаш»

Автоматизации документооборота. Базовые понятия

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.

Любой документ в системе документооборота снабжается (представлен) «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа.

Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется.

В литературе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:

DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод – Архивы документов;

DocFlow-системы маршрутизации документов;

WorkFlow-системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес- процессов», или «Системы поддержки управления»

Поэтому в русскоязычной литературе «документооборот» включает в себя и маршрутизацию документов и автоматизацию процесса движения документов и архивацию документов.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемые обеспечивающие функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной.

Внедрение СЭД позволяет:

повысить управляемость предприятием (это инструмент руководителя верхнего уровня и прежде всего именно ему СЭД облегчает жизнь)

сокращение времени поиска информации

жестко регламентировать и контролировать бизнес-процессы

повысить безопасность при работе с документами (системы СЭД позволяют путем разделения доступа обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа)

восстановить всю историю действий с документами так как ведётся запись всех операций с документами

Типичные задачи документооборота

1. Оцифровка и регистрация входящих документов.

2. Направление документов на рассмотрение.

3. Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения.

3. Согласование проекта нового документа.

4. Поиск документов по определенной тематике.

5. Создание отчета.

6. Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов (оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)

Общие требования к системам

электронного документооборота

Масштабируемость

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как MS SQL, которые существуют практически на всех возможных программно- аппаратных платформах, обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Желательно также использовать архитектуру «тонкого клиента» (почти вся обработка данных – на сервере), способного работать в сетях с относительно невысокой пропускной способностью порядка 200 кбит/сек.

Примером тонкого клиента может служить компьютер с браузером, использующийся для работы с веб- приложениями.

Слайд 2

Тема 1 Основные понятия СЭД

Слайд 3

Современное состояние организаций и их документооборот

По существующим оценкам электронные носители - документы бумажные носители - документы около 30% и все 70% ! По оценке журналов «ASAP» и «Delphi Consulting Group» ~6 млрд. - появляется новых документов ежегодно более 1 млрд. - страниц документов создается ежедневно только в США

Слайд 4

Оценка трудозатрат при работе с документами

Создание, поиск, согласование, отправкадокументов Временные затраты: Операции: 30% рабочего времени Работа руководителя с информацией до 80% рабочего времени Потеря корпоративныхдокументов безвозвратно 6% - 15% Копирование каждого внутреннего документа до 20 раз В среднем служащий тратит ежегодно на поиск утерянной информации до 150 часов По оценке Siemens BusinessServices

Слайд 5

I. Назначение СЭД

Электронный документооборот предназначен для выполнения основных операций: Создание документов Обработка документов Передача документов другим лицам Хранение документов Вывод информации на различные носители (бумагу, электронные диски и пр. устройства)

Слайд 6

Главное назначение СЭД ОРГАНИЗАЦИЯ Хранения электронных документов Управления работой с документами Здесь понимается: Организация движения документов между подразделениями предприятия (организации) группами пользователей или отдельными пользователями Здесь понимается: Создание и использование структуры сохранения документов. Создание архивов для хранения документов любых форматов и назначения Движение документов– это передача прав на использование документов (с уведомлением пользователей) и контролем за их исполнением

Слайд 7

II. Требования к СЭД

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия (организации) – от создания документа до списания его в архив СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …) Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: - текстовые документы, - изображения, - электронные таблицы, - аудио/видео данные, - web-документы

Слайд 8

СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую информационную систему – использование сетевых корпоративных технологий Требования к СЭД В СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов В СЭД должно быть реализовано разграничение правдоступапользователейкдокументам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий СЭД должна адаптивнонастраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами

Слайд 9

Общие функциональные возможности электронной системы документооборота

Создание документов Управление доступом к информации Организация поиска любой документационной информации Конвертирование (преобразование) форматов данных Обеспечение безопасности хранения и использования информации предприятия (организации)

Слайд 10

III. Основные свойства СЭД

1. Открытость Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются открытыми 2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением(в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.) Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений:- OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange)- ActiveX - ODMA(Open Document Management API)- MAPI (Messaging API) и другие… 3. Иерархический принцип структурированияинформации

Слайд 11

4. Описание документа в СЭД Основные свойства СЭД Атрибуты документа 5. Технологические составляющие СЭД РКК Регистрационно-контрольная карточка Хранилища атрибутов Хранилища документов (т.е. содержимого документов) Сервисы полнотекстовой индексации (реализация связей между документами) В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки) В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.

Слайд 12

Основные свойства СЭД 6. Разграничение прав доступа к данным (виды) Полный контроль над документом Право редактировать, но не удалять документ Право создания новых версий документов, но без права редактирования Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий) Право чтения документа (read only), но не редактирования Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому Полное отсутствие прав доступа к документу Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.

Слайд 13

7. Особенности маршрутизации документов Свободная маршрутизация Жесткая маршрутизация Любой пользователь(участник документооборота) может по своему усмотрению изменить или создать маршрут прохождения документа (выполнение поручений и согласований по нему) Порядок прохождения документа между пользователями (выполнение поручений и согласований по нему) строго регламентирован и пользователи менять его не вправе. 8. Возможность просмотра документов разных форматов (наличие утилит - Viewers) Основные свойства СЭД Большинство СЭД работают со следующими типами файлов

Слайд 14

Файловые форматы: .doc (MS Word) - текстовый.xls (MS Excel) - табличный.jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы.rtf (Rich Text Format) – расширенный текст.ppt(MS PowerPoint) - презентационный.html (web-документы) - гипертекстовый Основные свойства СЭД 9. Аннотирование (описание) документов Атрибут аннотации Права на редактирование поля Для пользователей Регистрационно-контрольная карточка РКК а) б) Функция«красного карандаша»

Слайд 18

Расшифровка интерфейсов

OLE Automation – Object and Linking Embedding Automation -автоматическое встраивание и связывание объектов DDE – Dynamic Data Exchange– динамическийобмен данными ActiveX –технология для создания мультимедийных приложений для Интернета ODMA –Open Document Management API – промышленный стандарт для связи прикладных программ с системой управления документами и другим ПО MAPI–Messaging API – интерфейс прикладного программирования систем передачи электронных сообщений (e-mail)

Посмотреть все слайды

Слайд 2

Система электронного документооборота

Это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Слайд 3

Это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Слайд 4

Основные понятия электронного документооборота

  • Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
  • Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
  • Слайд 5

    Основные принципы электронного документооборота

    1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
    2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
    3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
    4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
    5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
    6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
  • Слайд 6

    Внедрение электронного документооборотаобеспечивает

    1. регистрацию, учет и хранение документов;
    2. оперативный доступ к документам и отчетной информации;
    3. эффективное управление процессами движения документов;
    4. сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
    5. повышение исполнительской дисциплины;
    6. снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
  • Слайд 7

    Основные задачи электронного документооборота

    1. автоматизация канцелярии;
    2. электронный архив документов;
    3. корпоративный электронный документооборот (workflow).
    4. управление договорным процессом;
    5. автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
    6. автоматизация обращений граждан.
  • Слайд 8

    Преимущества электронного документооборота

    1. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
    2. Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.
    3. Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
  • Слайд 9

    • возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
    • отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.
  • Слайд 10

    Portable Document Format

    Portable Document Format (PDF)-это переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов.

    Слайд 11

    Использование Portable Document Format

    Portable Document Format могут быть использованы для подготовки различных документов, таких как новости, пресс-релизы, служебные записки, контракты, электронные книги, электронные учебники и многое другое.

    Слайд 12

    История

    • Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe.
    • В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен:
    • Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным;
    • В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине;
    • PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена;
    • На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;
  • Слайд 13

    Преимущества (PDF)

    • удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу;
    • простота пользования;
    • Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader;
    • Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки;
    • Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.
  • Слайд 14

    • Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе.
    • Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO.
    • Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.
  • Слайд 15

    Недостатки (PDF)

    • даже при заметном сокращении объема, файлы PDF невероятно громоздки.
    • защита, которую применяют для кодирования файла, если не применять специальных для этого программ – знающим программистом преодолевается за несколько секунд.
  • Слайд 16

    • Завышенная сложность внутреннего устройства формата. Формат PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь его спецификация занимает более тысячи страниц.
    • Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно-ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.
  • Слайд 17

    Преимущества DjVu

    • Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие.
    • Ориентированность на электронный вид документа.
    • Низкие ресурсные требования.
    • Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла.
    • Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.
  • Слайд 18

    Недостатки DjVu

    • Закрытость стандарта. Стандарт DjVu не подавался в ISO для утверждения.
    • Относительная неразвитость программного обеспечения для работы с форматом.
  • Слайд 19

    Это реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

    Слайд 20

    Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП)

    ЭЦП - это аналог собственноручной подписи человека, применяемый в электронных документах. Электронно-цифровая подпись создается с помощью закрытого ключа - уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.

  • Слайд 21

    История возникновения ЭЦП

    • В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись
    • В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей.
    • Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.
    • В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи.
    • В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94.
    • В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.
  • Слайд 22

    Назначение и применение ЭЦП

    • Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ.
    • Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
    • Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.
    • Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.
    • Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.
  • Слайд 23

    Характеристики электронного документа с ЭЦП

    • подлинность - подтверждение авторства документа;
    • целостность - документ не может быть изменен после подписания;
    • неотрицание авторства (неотрекаемость) - автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.
  • Слайд 24

    Основные схемы использования ЭЦП

    • подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;
    • использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.
  • Слайд 25

    Пример ЭЦП

  • Слайд 26

    Источники

    • PDF Specifications, including the PDF Reference for PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN 0-321-30474-8), PDF 1.5, PDF 1.4 (ISBN 0-201-75839-3), PDF 1.3 (ISBN 0-201-61588-6)
    • Adobe PDF 101: Quick overview of PDF - pdf-документ с описанием основных возможностей формата.
    • @ http://www.compute-rs.com
    • PC Week\RE 19 сентября 2006 г. Сергей Силин, специалист компании "Аплана Софтвер" по ЭЦП
    • ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
  • Слайд 27

    • ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма.
    • Электронная цифровая подпись - Термин -Энциклопедический Фонд
    • Электронная цифровая подпись - Компания «Криптомаш»
  • Посмотреть все слайды

    Слайд 2

    Лучшее «Дело» - для лучшихкомпаний!

    Лучшая система электронного документооборота «ДЕЛО» зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на российском рынке. Продуманный и полный функционал для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности - выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.

    Слайд 3

    «дело»

  • Слайд 4

    «Лидер на российскомрынке СЭД и ECM-систем»

    Система электронного документооборота «ДЕЛО» – надежная и удобная система, проверенная временем и пользователями. СЭД «ДЕЛО» позволяет решать задачи по автоматизации работы с документами компаний различных масштабов и сфер деятельности, поддерживает бумажный, смешанный документооборот, что позволяет плавно перейти к электронному документообороту с минимальными финансовыми и материальными затратами. СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с документами. «ДЕЛО» используют более 6 000 организации, 500 000 пользователей по всей России и странам СНГ.

    Слайд 5

    Автоматизация документооборота

    СЭД «ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.

    Слайд 6

    Преимущества СЭД «ДЕЛО»

    Система «ДЕЛО» – эффективное решение для автоматизации управления документами и информацией. Внедрив СЭД «ДЕЛО», вы получаете удобный инструмент для повышения эффективности работы компании за счет сокращения времени на обработку и поиск документов, обсуждение и согласование, контроль исполнения поручений, повышения исполнительской дисциплины сотрудников.

    Слайд 7

    Госуслуги и обращения граждан

    Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Также система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».

    Слайд 8

    Надежный электронный архив документов

    Система предоставляет удобные средства для организации хранения бумажных и электронных документов (прикрепленных к РК документов, проектов документов и поручений). Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела», для формирования в дальнейшем архивного фонда организации. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел: поддержка принятой в организации номенклатуры дел; механизм списания документа в дело; формирование и просмотр описи документов, списанных в дело; поддержка работы с многотомными делами; автоматический пересчет страниц в деле (томе).

    Слайд 9

    Интеграция с другими информационными системами

    Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком. Пример: интеграция систем-лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С.

    Слайд 10

    Системные требования

    Система ДЕЛО предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2008 (Standart Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2012 SP1 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2014 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) Oracle 10g release 10.2.0.1 (и выше) Oracle 11g release 11.2.0.1 (и выше) Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше)