Как замотивировать снабженца. Ключевые показатели эффективности для системы снабжения. Типовые KPI отдела закупок

Данная заметка посвящена подходам, применяемым для оценки и мотивации работы менеджеров Отделов закупок.

Как мотивировать менеджеров Отделов закупок на достижение лучших результатов?

Этот вопрос встает перед многими руководителями, сумевшими успешно связать деятельность других подразделений с их вознаграждением по результатам.

Так, например:

  • выполнение плана продаж для отделов продаж по суммам и/или по номенклатуре с учетом прибыльности вполне приемлемо для систем мотивации;
  • выполнение производственных заданий поддается учету через выработку в человеко-часах;
  • даже работу финансовых служб можно успешно оценивать в суммах штрафов по результатам проверок или в днях задержки сдачи отчетности.

А как быть с Отделом закупок или снабжением? Платить больше за закупку по низким ценам? Или за постоянное наличие необходимых запасов на складе? А как быть со сверхнормативными запасами или просрочкой нераспроданных товаров продуктовой группы?

Понятно, что ответы на эти вопросу уже не так очевидны.

Добрый день, уважаемые читатели!

С вами Михаил Тришин , и сегодня мы поговорим о подходах к разработке справедливых систем мотивации менеджеров отделов закупок.

Понятно, что принципы мотивации работников снабжения производственных и дистрибуторских компаний могут различаться, но в любом случае справедливым остается подход, при котором оцениваются следующие основные параметры:

  1. Отсутствие дефицита (товаров, комплектующих и всего прочего, что называется ТМЦ – товарно-материальные ценности) на складе.
  1. Отсутствие излишков или сверхнормативных запасов, которое в общем случае может приводить к потерям за счет связанного (неработающего) капитала, а для продуктовых компаний еще и к возможной просрочке и списаниям.
  1. Допустимый уровень рентабельности (наценки на ТМЦ), напрямую связанный с преемлемыми закупочными ценами при заданном уровне качества.

Если мы сможем оценить в цифровом виде перечисленные выше показатели за отчетный период, то сможем связать и уровень вознаграждения менеджеров отделов закупок, от работы которых эти показатели и зависят.

Рассмотрим, как «оцифровать» перечисленные выше показатели.

  1. Отсутствие дефицита.

Отсутствие дефицита характеризуется тем, что все потребности бизнеса в ТМЦ удовлетворяются в заданный срок (не всегда мгновенно).

Здесь нужно понимать, что есть цена вопроса: снабженцы могут сделать огромные запасы абсолютно всех наименований, но реально ценность отсутствия дефицита на складе для разных групп ТМЦ не одинакова.

Поэтому прежде всего нужно отранжировать используемые ТМЦ, например, проведя ABC и/или XYZ анализ, а, возможно и их комбинацию.

Технология выполнения этой операции заслуживает отдельного рассмотрения, находящегося за пределами данной заметки. Возможно, в одной из следующих заметок я расскажу о ней на примере дистрибуции продуктов питания.

Пока скажу, что в результате анализа (ранжирования) все ТМЦ могут быть разделены, например, на следующие группы:

  • иметь на складе всегда;
  • привозить строго под заказ;
  • группа ротации и экспериментов с ассортиментом.

Соответственно для этих выделенных групп и должны быть установлены сроки исполнения соответственно:

  • дефицит не допустим;
  • срок поставки не более установленного;
  • дефицит перекрывается заменителями.

Здесь же следует упомянуть о том, что рассчитывать минимальный размер остатков ТМЦ на складе менеджерам нужно с учетом скорости расхода ТМЦ со склада.

Расчет скорости расхода ТМЦ со склада само по себе является непростой задачей, особенно в дистрибуции.

Это происходит из-за того, что, во-первых, скорость расхода, как правило, величина не постоянная, а во-вторых, простым делением объема расхода ТМЦ на период (например, в днях) реальную скорость определить нельзя.

Происходит это из-за того, что в дистрибуции, например, существуют резервы, когда ТМЦ физически на складе есть, но продать их свободно нельзя, так как они зарезервированы, например, под клиента. Это бывает в случаях с оптовыми покупателями, которые не купят товар, имеющийся на складе в меньшем, чем им необходимо, объеме.

Поможет оценить скорость расхода ТМЦ в этом случае подход, при котором оценивается максимальный расход ТМЦ в день, когда на конец этого дня на складе имелись ненулевые свободные остатки по этому ТМЦ .

С учетом рассчитанной скорости расхода ТМЦ со склада и текущих остатков менеджер по закупкам и должен обеспечить своевременный заказ товара с учетом размера партии, например, по формуле Вильсона. Расчет оптимального размера заказа здесь также не рассматриваем, так как он заслуживает отдельной статьи. Тем не менее, грамотные снабженцы должны владеть этим полезным инструментом.

Еще заметим, что превысить необходимый размер заказа менеджерам не даст показатель №2 – Отсутствие излишков.

Таким образом, в общем случае числовое определение показателя дефицита можно оценить по следующей методике:

  1. Определяем группы ТМЦ, для которых будем считать коэффициент отсутствия дефицита на складе.
  2. Определяем максимально допустимую долю в объеме отгрузок со склада этих групп за отчетный период (в сопоставимых ценах, например, в отпускных), например 10%.
  3. Определяем суммарный объем потерь из-за отсутствующих на свободных остатках за отчетный период выделенных ТМЦ умножением количества дней их отсутствия на свободных остатках на среднюю скорость их расхода (рублей в день), например, 6 дней Х 13.000 рублей = 78.000 рублей.
  4. Определяем долю суммарного объема потерь в общем объеме отпуска ТМЦ за отчетный период, например, 78.000 руб. / 557.143 руб. = 14%.
  5. Вычисляем коэффициент эффективности по формуле К1= (1 + Максимально допустимая доля) – Доля суммарных потерь = (1 + 10%) – 14% = 96%.

Понятно, что при значениях доли суммарных потерь, меньших установленного максимального значения, К1 будет больше единицы и даст увеличение выплат за эффективную работу менеджера.

Порядок оценки следующих 2-х показателей эффективности работы менеджеров отделов закупок рассмотрим в очередном выпуске.

Учитывая огромный интерес к теме построения франчайзинговых систем для различных бизнесов и просьбы покупателей материалов серии «БыстроРез» «Для Быстрых Реультатов в Бизнесе», я решил провести Он-Лайн тренинг «Построй Свою Франшизу» с 31 мая по 8 июня 2008 года. Участие Он-Лайн означает то, что вы сможете принять участие в свое свободное время, не выходя из дома и получая всю информацию через Интернет. По отзывам участников 1-го тренинга по процессному подходу эта форма оказалась для многих очень удобной.

Весь процесс построения франчайзингового пакета будет проиллюстрирован примерами разработки реально действующих и вновь разрабатываемых систем.

В первую очередь тренинг будет полезен всем владельцам растущего бизнеса, ТОП-менеджерам и консультантам по построению франчайзинговых систем, желающим освоить технологии и приемы описания бизнес процессов для формирования документов франчайзигового пакета.

Даже, если вы не планируете в ближайшем будущем внедрение франчайзинга в своем бизнесе, выполнив задания тренинга, вы получите полезные инструменты для структурирования и оптимизации любого бизнеса.

Как обычно, участие в тренинге для первых желающих будет бесплатным, а для остальных условия участия будут на платной основе. Познакомиться подробно с правилами участия вы можете на странице тренинга по адресу: http://www.napyc.com/inforez/

Желаю удачи и Эффективных Быстрых Результатов вашему Бизнесу!

“Они не хотят работать. Я им всё, а они мне нож в спину”, – классические слова владельца компании.

И мы в маркетинговом консалтинге уже давно осознали, что добиться высоких результатов, работая только с клиентами, невозможно.

В этой статье мы будем подробно говорить о мотивации менеджеров отдела продаж.

Я не он. Они не мы

Владелец всегда сравнивает менеджера с собой. Это самая первая и большая ошибка при создании мотивации для персонала.

И перед тем, как мы перейдём к готовым решениям, я хочу раскрыть этот вопрос более полноценно.

Ведь он является фундаментом положительного результата.Не всем нужны деньги. Точка. В нашей статье мы поднимали этот вопрос.

Но собственники не могут уложить эту мысль в голове. Вы считаете, что есть только один смысл работы – это деньги. В этом и кроется большая разница между владельцем и менеджером.

Предприниматель и работник – разные люди. И касается это не только денег. Ценности, идеи, планы – всё это тоже разное.

Также между собой отличаются работники. Они все находятся на работе по разным причинам. И снова повторюсь, вопрос не только в деньгах.

Долгосрочная мотивация

Для Вас это значит, что обычный подход “Оклад +%”, в классической реализации, не будет так эффективно работать, относительно комплексной реализации.

Поэтому пускай в этой статье мы будем всё измерять деньгами, Вы также должны понимать, что обычные бесплатные печеньки в офисе для сотрудников также влияют на мотивацию менеджеров по продажам. Незаметно, но это важно.

Печенькиии!

Такой вид мотивации называется “долгосрочная мотивация”. К ней также относятся такие элементы как официальное трудоустройство, страховка, социальная помощь, рабочее место и другие очевидные элементы работы.

Не обязательно, чтобы всё это было на высоте, как минимум, это должно быть в пределах нормы/комфорта.

Нематериальная мотивация

К долгосрочной мотивации, для целостности картины, нужно добавить ещё “нематериальную мотивацию”, также известную, как “краткосрочная мотивация”.

Это мы возвращаемся к теме важности и первостепенности денег. Помимо суммы на банковской карте, люди хотят получать уважение, статус, власть, отдых и другие привилегии за старания.

Таким образом, в ходе чтения дальнейших примеров мотивационных схем, периодически думайте о том, как Вы можете заменить деньги на нематериальные бонусы.

К таким бонусам можно отнести: дополнительный выходной, самое мягкое кресло в офисе или поход в ресторан семьёй. Таких примеров Вы больше найдёте в статье.

План продаж

Как и у обычного человека, есть темы, которые меня заставляют нервничать. Одна из таких тем это план продаж, а точнее фраза – “У нас невозможно поставить план продаж. У нас всё очень специфично”. Стоп! Видели бы Вы моё сейчас лицо…


Так стоп! Как это невозможно?!

План продаж можно и нужно ставить во всех бизнесах. Во-первых, Вы, как собственник, должны понимать к чему Вы идёте.

А если Вы не понимаете к чему идёте, то Ваши сотрудники тем более этого не знают. Во-вторых, без плана продаж Вы НИ-КОГ-ДА не сделаете нормальную мотивационную схему.

Мы создавали гениальные мотивационные схемы, но без плана продаж они рушились, как корабли о скалы и ледники.

Поэтому если у Вас нет плана и Вы не собираетесь его ставить, то можете закрыть эту статью. Так как даже те фишки, которые Вы возьмёте отсюда, не исправят ситуацию, а виноваты будем мы, что дали Вам такую плохую схему.

Делим и пилим

Заканчиваем с общими словами и переходим к самой мотивационной схеме менеджеров по продажам.

Она как организм человека: непростая и состоит из нескольких частей. Каждая часть выполняет свою функцию, без которой невозможно получить заветный результат.

Ниже я расскажу мотивацию каждого сотрудника в отдельности. Как их мотивировать в группе/отделе Вы можете узнать в нашей статье.

Фиксированная часть

Я сам лично порывался несколько раз в своей компании внедрить работу только за процент.

Все эти мысли появлялись на фоне других бизнесов, которые уже это реализовали и хвастались результатами. Но моё личное мнение, что должен быть оклад у сотрудника. Это важно для Вас и для него.

Давайте будем честными. Не всё зависит от Вашего менеджера активных продаж. Ваше ценообразование, Ваш продукт, Ваш маркетинг, Ваше управление и многое другое зависит от Вас.

Менеджер на это влияет, но кардинально изменить ситуацию не может. А значит требовать от него работу за % неразумно.

Поэтому мы должны сделать фиксированную часть, которую точно получит человек, даже если ничего не продаст.

Это его гарант, что даже если он будет делать всё как Вы скажете, он получит деньги.

В обратном случае, если каждый сам за себя, он и будет делать то, что он считает правильным и денежным для него. В итоге отсутствие контроля и хаос в компании.

Оплату труда нужно делать в среднем по рынку. Слишком высокий оклад притянет лентяев и не даст возможности раскрыться. Слишком низкий оклад оттолкнет кандидата и покажет (на первый взгляд), что Вы очень хитрая компания.

Важно. Менеджеры при поиске работы, после изучения итоговой зарплаты, идут изучать Ваш оклад. Не процент, не систему мотивации, не бонусы, а именно оклад. Учтите это при найме сотрудников.

Плавающая часть

Самая интересная часть зарплаты. Ведь если фикс мы платим за выполнение базовых обязанностей, то плавающую часть мы платим за полученный результат. Какое приятное слово – результат… Прям бальзам на душу. Но вернёмся к делу.

Плавающей часть называется не просто так. Это не только процент, как многие думают.

Она состоит из разных пунктов, каждый из которых имеет свою схему подсчёта. В идеале использовать все составляющие, но отделяйте мух от котлет, чтобы сотрудник понимал за что отвечает.

KPI (ключевые показатели эффективности)

В компаниях, где завышен оклад (по рынку), мы забираем часть денег на KPI. Это показатели, которые для бизнеса являются промежуточными между менеджером и деньгами.

То есть это не сами деньги, а действия, которые приводят к этим деньгам.

В оптовой компании, направленной на входящие звонки, это конверсия из лида в покупку.

В активном отделе продаж сферы услуг это может быть количество исходящих звонков. Всё индивидуально. Но вот Вам список типовых и самых популярных критериев:

  1. Конверсия из лида в клиента;
  2. Количество исходящих звонков новым клиентам;
  3. Количество встреч с новыми клиентами;
  4. Количество звонков старым клиентам;
  5. Сумма дебиторской задолженности;
  6. Количество отправленных .

Все эти пункты можно измерить. Это является ключевым фактором при постановке KPI. Всё, что не измеряется, уходит в раздел “Бонусы”, но о нём мы поговорим далее.

Сейчас про показатели эффективности, на которые Вы должны выделить конкретную сумму.

Как правило, таких показателей должно быть не более 5 (лучше 3), и они ставятся на каждый день или неделю.

То есть это становится неким показателем эффективности сотрудника за этот срок.

Платить Вы можете по принципу сделал/не сделал (получил/не получил деньги), а можете платить прямо-пропорционального тому сколько сделал.

Случай из практики. В работе с автоцентром мы поставили KPI на . Колл-центр обзванивал покупателей и спрашивал насколько они довольны работой сотрудника. Чем больше положительных отзывов он получал, тем больше зарабатывал.

Прогрессирующий процент

Для нас и продавцов получать процент от продаж – норма. Причём, большая часть денег зависит от этого.

Так было, есть и… Подход этот правильный и является обязательным при работе продажником. Но и его можно улучшить, сделать идеальным.

Сейчас нам пригодится Ваш план продаж. Потому что теперь мы будем платить сотруднику не просто фиксированный процент с продаж, а он будет прогрессирующий.

Будет меняться, в зависимости от того, на какой ступени плана находится сотрудник.

Представим ситуацию, что у Вас стоит план в 5 млн. рублей на одного сотрудника.

План хороший, а значит выполнить его не так легко, особенно, когда в среднем сотрудник выполняет его на 80%, а потом опускает руки, так как считает дальнейшие действия сложными и, главное, не рациональными в деньгах.

Поэтому мы делаем ход конём и делим наш план продаж на ступени по 5%. И на каждую ступень выставляем соответствующий доход:

  1. до 70% – 5 000 р. (2%)
  2. 70-75% – 6 000 р. (2.2%)
  3. 75-80% – 7 000 р. (2.5%)
  4. 80-85% – 8 000 р. (2.8%)
  5. 85-90% – 10 000 р. (3.2%)
  6. 90-95% – 14 000 р. (4%)
  7. 95-100% – 18 000 р. (4.5%)
  8. 100+% – 24 000 р. (6%)

В результате мы получаем замотивированого сотрудника, который чётко понимает сколько он получит, если сделает ещё немного усилий.

Таким образом, мы показываем ему, что овчинка стоит выделки, и пробиваем его финансовый потолок, ведь жадность берёт верх (в хорошем смысле).

Обратите внимание. По примеру выше, Вы можете платить сотруднику процент от продаж, а можете платить из месяца в месяц фиксированную сумму, чтобы убрать скачки и урегулировать среднемесячную сумму.

Фиксированный процент

Сейчас речь не о стандартном проценте за общую продажу, а о вознаграждении за продажу “особых” товаров.

У всех компаний эти “особые” товары разные. Поэтому Вам нужно их выделить самостоятельно. Но чтобы Вы лучше поняли о чём я говорю, вот список самых популярных:

  • Уцененные товары;
  • Товары определённого бренда;
  • Товары допродаж;
  • Акционные товары.

Вы определяете группы товаров и говорите своим сотрудникам, что с этих продаж они получат повышенный процент.

Делаем это для того, чтобы сфокусировать внимание сотрудников на чём-то конкретном. Как правило, продукт с фиксированным процентом меняется раз в месяц или сезон, так как приоритеты у компании тоже меняются.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Бонусы

Помимо прямых действий, влияющих на продажи, есть много вторичных, но не менее важных. Например, сдача отчётов.

С одной стороны, это обязанность сотрудника, но на деле это дополнительная опция, о которой многие сотрудники плохо отзываются, так как не привыкли этого делать.

Поэтому в бонусы мы размещаем важные для нас действия, которые идут на пользу и бизнесу, и сотруднику.

Чтобы было понятнее, я приведу несколько типовых, которые мы чаще всего используем в системах мотивации менеджеров у своих клиентов:

  1. Ведение (начинайте с Битрикс24 , это ТОП для России);
  2. Учёт своих действий в программе;
  3. Работа по ;
  4. Порядок на рабочем месте;
  5. Отчётность.

У Вас могут быть другие пункты. Их Вы устанавливаете, исходя из того, что важно бизнесу и Вам, как руководителю.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

Оплата за каждый бонус идёт отдельно. Обычно сотрудник его лишается, когда 2-3 раза нарушит правила. Если Вы любитель хардкора, можете лишать бонуса сразу.

Интересно. Приятный момент бонусов, что они воспринимаются не как штраф, а как возможность заработать больше денег. При его потере, работник винит только себя, так как сам упустил возможность.

Сверх-бонус

Для того, чтобы результат после выполнения 100 процентов плана не останавливался, Вам нужно простимулировать менеджера продолжать hard work (тяжело работать).

Для этого мы используем сверх-бонус. Схема оплаты может быть реализована в следующем в виде:

  1. Платим сотруднику за каждый +5% в плане дополнительно 1 000 р.
  2. При достижении 110-130% и 130-150% у него увеличивается процент от прибыли

В этом случае сотрудник будет замотивирован двигаться даже на каждые 5 процентов и будет желание пройти процентный шаг (110-130 и 130-150) как можно скорее, ведь там супер-скорость.

Только не жадничайте, супер-скорость это значит очень повышенный процент. Чтобы проще его было задрать, Вы подумайте сколько человек принесёт Вам денег, если перевыполнит план и тогда ценность его поступка моментально вырастает.

Такой сверх-бонус, как и плавающий процент, помогает отдельным личностям показать себя.

И на их фоне другие тоже начинают стараться лучше, так как не хотят быть худшими в команде. А что делают с худшими? Верно! Их увольняют.

Кстати, Вы можете задать правило, что худший сотрудник за полгода будет уволен. Неплохая стимуляция для отстающих, я Вам скажу.

Депремирование

Я не сторонник штрафов. Уверен, Вы тоже их не любите. Это как отбирать подарок у именинника. Противные чувства.

Но без них порой никуда. Поэтому, чтобы Ваши менеджеры понимали, что за совершение они получат штраф, нужно сделать лист депремирования.

Это напрямую не касается схемы мотивации менеджеров, но пока сотрудники не знают, что помимо пряника есть ещё кнут, они будут забивать на некоторые действия, которые для Вас очень важны.

Объединяем , мотивацию и штрафы – получаем безумный коктейль из топ менеджеров, нацеленных на результат.

Каждый собственник составляет свой список депремирования, обычно он умещается в А4 лист, хотя изначально каждый говорит, что он сейчас напишет Войну и мир.

По-настоящему важных пунктов не так много. Вот варианты типового решения:

  1. Не создана сделка в CRM при продаже;
  2. Не сдан отчёт по окончанию рабочего дня;
  3. Нет соблюдение корпоративного стиля одежды;
  4. Бардак на рабочем месте;
  5. Называние фразы из стоп-списка слов;
  6. Опоздание на работу;
  7. Не написана причина задержки исполнения задачи до окончания срока;
  8. Не выполнена поставленная задача от руководства в срок.

Как обычно, у Вас список будет свой. На каждый пункт будет своя сумма штрафа. Если будут пересекающиеся пункты с “Бонусами”, значит при потери бонуса сотрудник ещё будет штрафоваться.

А то видели мы случаи, когда сотрудник показательно терял бонус и продолжал ничего не делать.

Коротко о главном

Для того, чтобы система мотивации менеджеров работала, нужно подходить комплексно.

Формула успеха следующая: использовать все пункты из нашего подхода (адаптированные под себя) + долгосрочную мотивацию + нематериальную мотивацию.

Берём из этого всё только самое важное, чтобы менеджер не запутался в схеме.

Любая схема требует проверки и адаптации под Вашу сферу. Я не люблю это говорить, но каждый бизнес специфичен и имеет свои особенности.

А вообще создать мотивационную схему не сложно, когда у Вас есть наш пример расчета мотивации менеджера по продажам.

Сложно сделать так, чтобы она работала. Поэтому запаситесь терпением, приготовьтесь к тому, что сотрудникам нужно привить привычку считать свой заработок.

Этот вопрос решается через или доски/таблицы зарплат (онлайн и офлайн).

P.S. Мы знаем как сложно создавать мотивацию для менеджеров по продажам в первый раз, поэтому если есть вопросы, задавайте их в комментариях, мы поможем советом бесплатно.

Мотивация – создание у сотрудников предприятия стимула к действиям для достижения целей организации в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразно с общим планом предприятия. Мотивацию разделяют на позитивную («пряник») и негативную («кнут»). Однако из-за низкой эффективности «кнута» без «пряника» и наоборот мотивацией обычно называют композицию и позитивной, и негативной мотиваций. Причем «кнут» обычно применяют для запрета действий неправильных, а «пряник» – для создания стимула к действиям правильным. Поэтому мотивационная система, состоящая из одних штрафов – это не мотивационная система, так как она не создает никаких стимулов.

При этом к созданию системы мотивации надо подходить очень ответственно: совершив ошибку в первый раз, вы можете нанести серьезный урон всем последующим попыткам.

  • У любой мотивационной схемы должна быть цель! Мотивационная схема ради самой себя таковой не является. Если у вас нет цели, то вы не сможете понять, достигли вы ее благодаря нововведению или нет, а значит, и не будете знать, нужно ли менять данный подход или оставлять.
  • В мотивационной схеме сотрудник должен отвечать только за те результаты, на которые непосредственно влияет он и только он (другие влияющие факторы должны либо зависеть от этого сотрудника, либо быть значительно меньше влияния, оказываемого этим сотрудником).
  • Сотрудники должны знать и понимать мотивационную схему, иначе она становится просто премиальной.
  • По итогам работы до расчета и пересматривать формулы мотивационной схемы в меньшую сторону нельзя! При этом надо очень осторожно подходить и к пересмотру формулы в большую сторону, когда в процессе работы выявляются важные факторы, влияющие на результат. В таком случае надо соблюсти баланс, чтобы не демотивировать тех, кто старался, ни снижением их премии из-за этих факторов, ни завышением премии их коллегам, которые явно не старались.

Пообещаете человеку что-то и не заплатите, когда он это сделает - после этого можете обещать что угодно, это уже никак не повлияет на его работу...

Мотивация сотрудников отдела закупок

При создании мотивационной схемы для сотрудников отдела закупок любой руководитель сталкивается с проблемой вычленения из общих успехов и неудач компании вклада именно этих сотрудников. Сначала рассмотрим приложение общих положений, описанных выше, к сфере закупок, а затем - конкретные примеры мотивационных схем.

У любой мотивационной схемы должна быть цель!
Некоторые руководители, воодушевившись тем, как хорошо заработала мотивационная схема в каком-нибудь из подразделений - обычно в отделе продаж или в транспортном отделе, - начинают пытаться внедрить различные мотивационные схемы и во всех остальных подразделениях. А так как работу отдела закупок подогнать под общий вид довольно сложно, обычно в таких случаях придумать схему мотивации предлагают начальнику отдела закупок. Поскольку конкретной цели, которую необходимо достичь в результате внедрения мотивационной системы, ему не ставят, начинается разработка чудо-формулы, которая сможет учесть все нюансы этого непростого дела. Однако такой чудо-формулы не существует: в одном случае более важен один фактор, в другом - другой, попытка их уравновесить приводит только к загромождению выкладками, в которых со временем начинают путаться сами изобретатели. Начинается затягивание введения этой системы, так как руководитель отдела подсознательно ощущает, что такая формула несет в себе больше опасностей, чем возможностей.


Если же зарплата сотрудника зависит от фактора, на который он может влиять только опосредованно, то такая мотивационная схема в худшем случае вызовет озлобленность сотрудника, потому что он будет терять деньги из-за других людей...


Высшее же руководство считает, что задержки в появлении рабочей формулы мотивации сотрудника в течение такого долгого времени - это нежелание меняться в соответствии с конкурентными требованиями последнего времени и попытка оставить все как есть. В лучшем случае это заканчивается ничем, не считая, конечно, кучи потраченных нервов и времени. Мотивационную схему, в том числе и в отдел закупок, надо придумывать только тогда, когда есть цель! Это может быть снижение затрат на доставку от поставщиков, увеличение оборачиваемости или что угодно другое, но конкретная цель, для достижения которой можно уже создавать условия труда, механизмы взаимодействия между отделами и в том числе мотивационную схему для ответственных сотрудников.

Кстати, во время консультирования компаний по системе мотивации я как раз на этом этапе много раз сталкивался с ситуацией, когда выяснялось, что достичь требуемой цели с помощью системы мотивации невозможно, так как у сотрудников просто нет инструментов для этого!..

  • В мотивационной схеме сотрудник должен отвечать только за те результаты, на которые непосредственно влияет он и только он. Когда сотрудник может реально влиять на результаты, от которых зависит его зарплата, он будет это делать. Например, выполнение в полном объеме плана по закупкам - задача, которая лежит в поле обязанностей сотрудника по закупкам. Конечно, бухгалтерия еще должна произвести оплату поставщикам, а транспортный отдел - доставку товара, но в случае проблем на этих этапах менеджер по закупкам должен своевременно сообщить о них руководству, чтобы ситуация была исправлена. Если же зарплата сотрудника зависит от фактора, на который он может влиять только опосредованно, то такая мотивационная схема в лучшем случае не будет работать, а в худшем - вызовет озлобленность сотрудника, потому что он будет терять деньги из-за других людей.
  • Сотрудники должны знать и понимать мотивационную схему, иначе она становится просто премиальной. Вы можете придумать самую лучшую мотивационную схему - в ней будет реально достижимая цель и расчет на основе фактора, который будет полностью лежать в юрисдикции сотрудника отдела закупок. Но она так и не заработает, если вы забудете про еще одну обязательную ее составляющую - это сам сотрудник, для которого она была создана. Внедрение каждой мотивационной схемы должно заканчиваться объявлением и объяснением ее сотруднику. У него не должно остаться ни одной неясности относительно этой схемы. Более того, не считайте, что раз вы платите больше денег, то больше ничего не должны по этому поводу делать. Например, несложный агитационный плакат, грамотно составленный, пусть и распечатанный на обычном офисном принтере, и вывешенный на стене рядом с рабочим местом сотрудника, заставит вашу мотивационную схему работать лучше. А в стандартной автоматизированной системе, с которой работает менеджер по закупкам, можно, например, поменять текст в окошке, возникающем при выходе из нее - вместо: «Вы уверены, что хотите выйти?» написать: «А ты выполнил план по закупке?». И стандартные ответы «да» и «нет» с соответствующими действиями при их нажатии: да - выход из программы осуществляется, нет - не осуществляется.
  • По итогам работы до расчета и выплаты премий пересматривать формулы мотивационной схемы нельзя! Пообещайте человеку деньги за , выполнение специального задания, окончательное внедрение какого-либо проекта или еще что-то и не заплатите, когда он это сделает - после этого можете обещать что угодно, это уже никак не повлияет на его работу. Иногда случается так, что сотрудник, воодушевившись мотивационной схемой, значительно перевыполняет запланированную руководством норму и по утвержденной ранее формуле расчета премии должен получить слишком большую прибавку к зарплате - например, соизмеримую с зарплатой его начальника. Некоторые руководители в таком случае пересматривают формулы мотивационной схемы и выплачивают уже меньшую премию по новым формулам. После такого поворота событий весь энтузиазм сотрудников, получивших меньше, чем договаривались, испаряется, и потом вы уже никакими золотыми горами не промотивируете повторение ими подвига. Формулы можно и нужно пересматривать - ваша мотивационная схема должна быть живой и гибкой, отвечать на новые вызовы и проблемы; кстати, таким образом как раз можно постепенно ввести очень сложную формулу расчета: разбить ее на слагаемые и вводить их по одному, добавляя к предыдущим, которые уже заработали. Но при этом всегда оставайтесь честными со своими сотрудниками: договорились об определенном уровне компенсации - не жадничайте. Если сотрудник так значительно перевыполнил планы, то это хороший сотрудник, и вы еще не раз сможете промотивировать его действовать в нужном вам направлении. Кстати, если вы хотите уменьшить премию, то лучше либо заменить формулу мотивационной схемы, либо добавить туда штрафной элемент - слагаемое со знаком минус - чтобы у сотрудника не появлялось ощущения, что его просто стараются максимально выжать за минимальные деньги. Причем если добавляете штраф, то это должна быть реальная необходимость для компании, а не просто способ платить меньше, и сотруднику это тоже необходимо объяснить. При вводе любых штрафных санкций следуйте двум главным правилам: осмысленность и справедливость.
  • Чем мотивационная схема проще - тем она лучше. Чтобы увидеть, как это утверждение вытекает из предыдущих, рассмотрим его последовательно в свете каждого.
  • Реальная цель. Слишком сложная мотивационная система обычно служит оправданием слишком большого оклада для ее создателя. Это, к сожалению, общая проблема разработчиков систем мотивации и руководства: нередко именно руководитель отвергает простую, но при этом хорошую, рабочую мотивационную схему со словами: «Это и я мог придумать! Для чего мне было нанимать специалиста?». Обычно реальные проблемы, которые решают за счет мотивационных схем, - это прямое действие факторов, на которые влияют конкретные сотрудники. И зависимость между проблемами и факторами, которая закладывается в мотивационную схему, не может быть очень сложной. Поэтому при разработке мотивационной схемы стоит делать упор на исследование реальных первопричин проблем и основные выкладки не вокруг формул для расчета премий и штрафов, а для описания вариантов внедрения и четкого регламента взаимодействия в рамках мотивационной системы.
  • Персональная ответственность. Чем больше разнообразных параметров включает в себя мотивационная система, тем большее число сотрудников на них так или иначе влияют и тем сложнее вычленить и оценить влияние конкретного сотрудника. А чем меньше будет параметров, тем, следовательно, проще будет и объединяющая их мотивационная схема.
  • Доверие и понимание сотрудников. Когда человеку предлагают что-то простое и ясное, это в любом случае вызывает больше доверия, нежели что-то сложное и непонятное. Первая реакция любого человека на что-то слишком сложное - это непонимание, а оно всегда порождает недоверие. Поэтому чем проще будет схема, тем больше она будет вызывать доверия, давая в руки руководства тот самый необходимый элемент, без которого мотивационная схема не заработает. Нагромождение же формул, сложная взаимосвязь причин и следствий затруднят сотрудникам понимание их личной выгоды от достижения результатов. Если же надо будет одновременно решать множество задач, от которых заработок будет зависеть по какой-нибудь хитрой формуле по куче параметров, то, скорее всего, на работе этого сотрудника мотивация никак не отразится. И схема из мотивационной плавно станет премиальной с примерно одинаковыми значениями из месяца в месяц.
  • Необходимая сложность. Основная суть идеи простой мотивационной схемы состоит в том, что не надо специально усложнять формулу или вводить в нее зависимости от факторов, которые очень слабо влияют на конечный результат. А если вы хотите достичь комплекса независимых целей, лучше вводить их в мотивационную схему постепенно, после проверки на практике действенности уже внедренных элементов.

Примеры мотивационной схемы для сотрудников отдела закупок:

В компании и так неплохо обстоят дела, на отдел закупок жалоб нет, но руководство хочет внедрить во всей компании мотивационные схемы премирования сотрудников по результатам их работы. Продавцы получают свой процент от заработанного на их продажах, водители с каждой возки, а вот отдел закупок такой простой математике не поддается…

Самая простая и, что очень важно, действенная схема мотивации - это выделение начальнику отдела закупок ежемесячно некоего премиального фонда, который тот распределяет согласно своему субъективному мнению о работе своих подчиненных за прошедший месяц. Если начальник отдела закупок отнесется к этой инициативе правильно, то весь отдел заработает лучше, кроме того, повысится общая дисциплина в отделе. В ином случае - это плохой руководитель подразделения, и лучше его заменить.



ПРИМЕР 2а

Из-за низкой скорости доставки заказных позиций на склад компании некоторые клиенты уходили и больше не возвращались. После анализа причин выяснилось, что менеджеры по закупкам просто делали заказ и «забывали» про него, не «теребя» ни бухгалтерию, ни поставщиков, ни транспортников, не отслеживая, на каком сейчас этапе этот заказ и можно ли повлиять на ускорение его прохождения.

Для решения этой проблемы составили таблицу поставщиков, в которой были указаны минимальное и максимальное время, требующееся для изготовления у них заказных позиций, и максимальное и минимальное время доставки от этих поставщиков на склад компании. Кстати, в дальнейшем эта информация понадобилась при автоматизации закупок. В результате руководство составило для сотрудников отдела закупок следующую премиальную схему, которая должна была мотивировать их проводить заказы по всем этапам как можно быстрее:

За каждый месяц работы для каждого менеджера по закупкам отдельно считается средний коэффициент К по всем его заказам и высчитывается премия, получаемая простым умножением на К оклада этого сотрудника. Теперь:

А) если все заказы сотрудника будут проходить в минимальный срок, то СУММ будет равно МИН, и, следовательно:

соответственно, этот сотрудник получит премию в размере оклада;

Б) если все заказы сотрудника будут проходить в максимальный срок, то СУММ будет равно МАКС, и, следовательно:

соответственно, этот сотрудник вообще не получит премию;

В) если все заказы сотрудника будут проходить в срок, превышающий максимальный, то эта же формула станет штрафной. Например, если время изготовления и доставки заказов какого-либо сотрудника будет в среднем равняться полутора максимумам, то есть СУММ = 1,5 Х МАКС, то:

Это выражение всегда будет меньше нуля, так как в числителе заведомо отрицательное число, а в знаменателе заведомо положительное. То есть вместо премии сотрудник будет оштрафован на часть своего оклада.



ПРИМЕР 2б

После внедрения в компании мотивационной схемы, указанной в примере 2а, сотрудники отдела закупок «зашевелились», да так, что к концу первого же месяца некоторые получили благодаря премии почти два оклада. Это стало сюрпризом для руководства, так как оно ожидало постепенного выхода на некоторое среднее значение между минимальными и максимальными значениями, то есть премия составляла бы не больше половины оклада сотрудника.

После анализа сложившейся ситуации было принято решение внести в расчетную формулу, которая себя так хорошо показала, некое дополнительное штрафное слагаемое. Однако нужно было найти реальный негативный фактор, сильнее всего влияющий на прибыль компании, и вводить дополнительное штрафное слагаемое, которое повлияло бы на его уменьшение, и чтобы заодно такое нововведение было бы справедливым. Достаточно быстро было обнаружено, что таким фактором является ошибочный заказ нестандартных позиций, изготавливаемых поставщиком на заказ под конкретного клиента компании. Из-за таких ошибок, во-первых, увеличивалось время изготовления нужной детали (фактически вдвое), а во-вторых, поставщику за уже изготовленную не ту позицию платить приходилось, а вот продать нестандартку было практически невозможно. В результате компания теряла эти деньги. Эту-то потерю и было предложено переложить на плечи сотрудников отдела закупок, виновного в ошибочном заказе. Конечная формула стала выглядеть так:

где НЕПР - сумма в рублях неправильно заказанных сотрудником отдела закупок нестандартных позиций.

Это изменение позволило снизить суммы премий до адекватных, а количество ошибочных заказов значительно уменьшилось.



Работа между сотрудниками отдела закупок разделена по поставщикам: одни поставщики - одному, другие - другому, третьи - третьему, и так далее. Однако в случае заказа одних и тех же позиций - аналогов, различных по цене, качеству, бренду, которые, в принципе, заменяют друг друга при отсутствии одного из них у разных поставщиков - такая практика не всегда хорошо сказывалась на итогах работы отдела. Коллективная же ответственность фактически равняется всеобщей безответственности и безнаказанности.

  • Было принято решение о другой схеме разделения товарной номенклатуры между менеджерами по закупкам. Теперь ее делили не по поставщикам, а по товарным группам. А если за заказ каждой товарной группы ответственен только один человек, то никаких перехлестов уже не будет. Таким образом четко очерчивается ответственность каждого менеджера по закупкам за позиции из своей части номенклатурной базы.
  • Затем все данные об ответственном менеджере по закупкам каждой позиции были внесены в автоматизированную систему, использующуюся на предприятии, как дополнительное свойство позиции. Это:
    - позволило легко увидеть нераспределенные позиции;
    -облегчило вывод отчетов по работе каждого менеджера;
    -обеспечило возможность любому заинтересованному лицу быстро узнать менеджера по закупкам, ответственного за наличие или отсутствие той или иной позиции;
    - сделало упорядоченной передачу дел в случае перераспределения позиций между менеджерами по закупкам.
  • На основании показателей работы менеджеров по закупкам на прошлые аналогичные периоды были определены нормы значений этих показателей. Это было необходимо, так как некоторые минимальные значения негативных факторов - более низкая оборачиваемость, некоторый неудовлетворенный спрос, заморозка средств в неликвидах - обусловлены самой складской деятельностью с широкой номенклатурной базой. Впоследствии на основании соответствия показателей нормальным принималось решение о выплате премии в размере 20% от оклада сотрудника.
  • Отдельно оставили возможность премирования сотрудника по факту нахождения им другого поставщика, который по ряду показателей лучше нынешнего, или работы с нынешним поставщиком, приведшей к качественным изменениям в лучшую сторону. Для данного типа премии был составлен список необходимых параметров для определения ее величины в каждом случае отдельно:

    • надежность и сроки поставок;
    • цены;
    • качество закупаемых товарных позиций;
    • условия платежей;
    • возможности внеплановых поставок.

    Все возникающие ошибки, приведшие к потерям для компании, стали нести индивидуальный характер, и в каждом конкретном случае принималось решение о штрафных санкциях к конкретному лицу. Сами же ошибки систематизировались для их учета при введении протоколов работы, минимизирующих возможность их появления в дальнейшем.


    Валерий Разгуляев ,управляющий информацией «Избёнка - ВкусВилл», для журнала «Консультант»

    Все о выплатах сотрудникам

    Подробно о всех видах выплат работникам в Бераторе «Сотрудники и вы». Как организовать кадровую службу «с нуля», безошибочно оформить отпуск, обосновать надбавки, премии, выплатить декретные и отпускные.

    Процветание приходит благодаря действиям, а не молитвам.

    Далай-Лама

    Вы никогда не задумывались, почему ваши сотрудники не снимают офисные двери и не уносят их домой? Почему на месте мониторы, шкафы, стулья? Может вам несказанно повезло с коллективом, все честные и ни у кого даже мысли не возникает стащить что-нибудь из вашего офиса? Я вас разочарую, у 90% ваших сотрудников дома есть ручка, степлер или даже дырокол, цельнотянутый из вашего офиса!

    Так почему мониторы на месте, а канцелярию растаскивают по домам? Каждый человек понимает, если утащить монитор, то это сразу обнаружат, найдут виновного и накажут, а ручку и вынести удобно, и не заметит никто, да и отмазка всегда готова - «Ой, совсем я заработался, ручку в карман положил… случайно…»

    Все люди делятся на три группы:

    10% - принципиально порядочные (Эти люди никогда не возьмут себе чужого в силу своих убеждений и принципов);

    80% - флюгеры (Эти люди возьмут то, что им понравилось, если будут уверены в своей безнаказанности);

    10% - моральные уроды (Эти люди будут тащить всё и всегда, чтобы вы с ними не делали. К примеру, если вы примите на работу наркомана, он найдет способ стащить и монитор, и кофе-машину и даже кресло из вашего кабинета).

    Примерно такой же расклад наблюдается и в среде снабженцев. Вам крупно повезло, если все ваши снабженцы «принципиально порядочные», но это маловероятно… Скорее всего, вам придется иметь дело с «флюгерами». На самом деле, в этом нет ничего страшного, «флюгеры» могут работать очень эффективно, достаточно понять их психологию и научиться добиваться нужного вам результата.

    Запомним два базовых постулата:

    • Большинство людей с удовольствием возьмут то, что «плохо лежит»;
    • Большинство людей не будут делать то, за что их НЕМИНУЕМО накажут.

    Я специально сделал акцент на слове «неминуемо», потому что неотвратимость наказания гораздо важнее, чем само наказание.

    Теперь углубимся непосредственно в снабжение. Итак, какова наша цель?

    Наша цель - получать максимальную прибыль за счет закупок по минимальным ценам.

    На рынке всегда есть несколько различных предложений цены товара от разных компаний. Кроме того, у каждой компании есть возможность менять цену в пределах некоторого диапазона. Окончательная цена зависит от многих факторов: сроков поставки, условий оплаты, доставки и т.д., но главный фактор это мастерство ведения переговоров менеджера по закупкам. Для любого товара существует некий диапазон рыночных цен, где минимальная цена, это самое низкое ценовое предложение на рынке, а максимальная цена - самое высокое, на которое ещё находятся покупатели. Схематически это выглядит так:

    BF - диапазон рыночных цен, причем: B - минимальная цена, F - максимальная цена;

    D - среднерыночная цена;

    AB - диапазон сверхнизких цен, т.е. цен более низких чем минимально возможные на рынке (например, одна из компаний в которых я работал, приобретала продукцию PHILIPS по ценам ниже минимально разрешенных производителем, разумеется, при этом строго соблюдалась договоренность между дилером и нашим менеджером по снабжению, о том что ни один другой дилер этого не узнает);

    FG - диапазон сверхвысоких цен, т.е. цен намеренно завышенных по договоренности менеджера по снабжению и поставщика.

    Наша цель добиться попадания закупочных цен в диапазон AC , тогда мы сможем получать сверхприбыли за счет приобретения товара по более низким ценам, чем конкуренты.

    Попадание закупочных цен в диапазон EG , является очень опасным, поскольку может привести к невозможности вести борьбу за клиентов с нашими конкурентами и, в любом случае, ведет к потере значительной части прибыли.

    Согласованием цены закупки занимается менеджер по снабжению, он же и принимает решение об окончательной цене, по которой происходит сделка. Важно понять, что влияет на его решение в разрезе минимизации закупочных цен.

    Эффективно выполнять задачу будет только тот, кому это выгодно. Действительно, если начальник отдела сбыта «сидит на окладе», от него сложно добиться увеличения продаж, но стоит его перевести на процент и ситуация резко изменится. Под выгодой не обязательно понимать только деньги, это может быть и любой другой вид мотивации. Плохо, когда вознаграждение вообще не зависит от результатов работы: хорошо работаешь - вот тебе яблоко, плохо работаешь - все равно держи яблоко.

    Итак, выгодно ли снабженцу минимизировать закупочные цены? Как его мотивирует ваша компания? Чаще всего, ответ на этот вопрос звучит так - «Он за это зарплату получает! Будет плохо работать, я его уволю!».

    Согласен, увольнение тоже мотивация, но чтобы человека уволили, он должен работать плохо или даже очень плохо. Нет стимула трудиться на «отлично», есть стимул не работать на «двойку». Перенесем эту мотивацию на ось цен из предыдущего рисунка:

    Горизонтальная линия это та же ось цен, что и на предыдущем рисунке, выше линии область положительной мотивации (если менеджер добьется такой-то цены - он получит что-то хорошее), ниже линии - область отрицательной мотивации (если цена будет такой-то - менеджер рискует получить наказание). Чем дальше область заливки от линии цен, тем интенсивнее мотивация.

    Мы видим, что на отрезке AE мотивация отсутствует, т.е. вне зависимости от цены закупки менеджеру не грозит ни наказание, ни поощрение. Начиная с точки E , возникает угроза наказания (выговор, увольнение), эта угроза возрастает до точки F , где становится максимальной и сохраняется до точки G . Напомню, что точка F это максимальная цена из всех предложений рынка. Иными словами, менеджеру опасно подводить закупочную цену к уровню самых высоких цен на рынке, при этом держать цену на минимальном уровне или на уровне «выше среднего» для него значения не имеет.

    К сожалению, ваши поставщики тоже мотивируют менеджера, их мотивация выглядит так:


    Чем выше цена, тем более благосклонно поставщик относится к менеджеру по закупкам, тем большее денежное вознаграждение он готов выделить на поощрение менеджера. Работать в области низких цен поставщику неинтересно, поэтому он всячески препятствует скатыванию цены в этот диапазон.

    Теперь, объединим обе мотивации, наложим на ось цен и получим карту мотивации менеджера по снабжению:


    Из диаграммы видно, что менеджер, скорее всего, будет избегать попадания цены в диапазоны EG (т.к. это чревато увольнением) и (т.к. это осложнит взаимоотношения с поставщиком). Диапазон CD для менеджера безопасен, а самой выгодной его точкой является точка E , именно здесь снабженец может получить максимальное вознаграждение от поставщика с минимальным риском увольнения. Если вы готовы работать по такой схеме, то должны четко понимать, что вашу прибыль, ваши деньги будет получать ваш поставщик, именно он будет ездить на Бентли и развивать свой бизнес.

    Что мы можем сделать, чтобы менеджер сам добивался попадания закупочных цен в диапазон AC ? Поскольку мотивация поставщика лежит за пределами нашей власти, мы должны изменить собственную мотивацию. Эффективная карта мотивации может выглядеть так:


    Здесь, самой выгодной точкой для закупщика является точка А , а она как мы помним и соответствует самой низкой цене товара. Если вам удастся реализовать такую схему, то снабженцы сами будут стремиться снижать цены до минимума. И пусть вас не пугает дополнительная мотивация менеджера, она ничто по сравнению с прибылями, которые вы получите. Важно помнить, что если мы не мотивируем менеджеров по снабжению, то их обязательно замотивируют наши поставщики, которые и получат все сливки сверхприбылей.

    Запуск такой системы внутри компании сложная и объемная работа, включающая в себя создание систем контроля, сбора и анализа информации, разработку шкалы мотивации менеджеров по снабжению и многое другое. Основные принципы этого процесса мы опишем в следующих главах, но, если вы выбрали путь самостоятельной работы в этом направлении, вам придется запастись терпением и пожертвовать финансовыми ресурсами, пока вы не накопите опыт и не изучите все "подводные камни" данной темы. Гораздо эффективнее довериться опыту эксперта в данном вопросе.

    Ваша неоспоримая выгода при сотрудничестве с нами в том, что от вас вообще не потребуется никаких вложений - оплатой наших услуг является часть вашей экономии!

    Я всегда говорю об ошибочности утверждения, что закупки не влияют на продажи. К сожалению, такое утверждение часто встречается на предприятиях. Как следствие, на предприятии либо формируется некорректная система показателей эффективности отдела закупок, либо от системы мотивации предприятие вообще отказывается.

    Некорректность заключается в том, что сотрудники не понимают конечную цель своей работы. И система мотивации, базирующаяся на таких ключевых показателях эффективности (KPI), оказывается несостоятельной.

    В случае отказа от мотивации для специалистов закупок устанавливается фиксированный оклад. Иногда им выдают какую-то премию, которую руководитель распределяет внутри отдела. Без показателей эффективности, без оцифровки. Такой подход, также, не является стимулирующим для сотрудников и повышения эффективности работы.

    Ключевые показатели эффективности (KPI)

    На самом деле, создание действенной мотивации – вполне реальная задача. У отдела закупок есть много показателей, которые должны в системе рассчитываться, прогнозироваться и планироваться. А где план – там и факт его выполнения (при должном управлении!).

    Привожу наиболее часто встречающиеся ключевые показатели эффективности, на практике показавшие свою эффективность. В порядке убывания степени влияния отдела закупок на соответствующий KPI.

    Типовые KPI отдела закупок

    1. Реализованная наценка в абсолютных и относительных величинах
    2. Величина и структура кредиторской задолженности поставщикам
    3. Оборачиваемость товарных запасов предприятия
    4. Сумма бонусов от поставщиков за период
    5. % неудовлетворенного спроса клиентов
    6. Объем товарных неликвидов в абсолютном и относительном выражении
    7. Экономическая эффективность промо-акций
    8. Сроки годности товарных запасов (если есть товары со сроками годности)
    9. Оценка сотрудников отдела закупок внутренними клиентами
    10. Сумма выручки
    11. Объем претензий поставщикам в натуральном и относительном выражении
    12. Логистические расходы на входящий грузопотоки другие показатели

    Все перечисленные показатели могут быть оцифрованы. Большинство из них планируются, если управленческий учет на предприятии ведется на должном уровне.

    Разработка системы мотивации отдела закупок


    При разработке системы мотивации должны быть выбраны те показатели, на которые закупки влияют в наибольшей степени в рамках конкретного предприятия.

    Практика показывает, что эффективной является классическая система мотивации, состоящая из постоянной и переменной части.

    Соотношение между постоянной и базовой переменной частью (до того, как будут применены коэффициенты) должно быть, как минимум, 50:50. А количество коэффициентов для переменной части не должно превышать 6 (т.е. не более 6 показателей деятельности закупок).

    Важно, чтобы диапазон суммы заработной платы, которую сотрудник получит на руки, был широк и, чтобы сотрудник мог самостоятельно посчитать, сколько он получит по итогам работы за прошедший период.

    Пример системы мотивации специалистов по закупке

    Базовая ЗП менеджера по составляет 60 тыс.₽: 30 тыс. ₽ постоянная часть + 30 тыс. ₽ переменная часть. Понятие «базовая ЗП» означает достижение, но не перевыполнение плановых показателей деятельности. То есть все коэффициенты для расчета переменной части равны «1».

    Если сотрудник отработал «на отлично», он получит 95 тыс. ₽: 30 тыс. ₽ постоянная + 65 тыс. ₽ переменная. В этом случае к переменной части применены максимальные коэффициенты, так как все плановые показатели перевыполнены. Если перевыполнены не все, а только некоторные плановые показатели, то итоговый размер ЗП может быть в диапазоне 61-94 тыс ₽.

    Если показатели работы сотрудника крайне низкие, то за счет переменной части он получит минимум 35 тыс. ₽: 30 тыс. ₽ постоянная + 5 тыс. ₽ переменная. В этом случае к переменной части применены минимальные коэффициенты, так как все плановые показатели не были выполнены.

    Такая система материальной мотивации будет стимулировать на выполнение и перевыполнение планов. Если сотрудник с завидной периодичностью получает минимальную ЗП, при этом удовлетворен своими показателями, то следует рассмотреть вариант его замены.

    Важно помнить о том, что показатели деятельности у разных по функционалу сотрудников отдела закупок могут отличаться.

    Пример. Менеджер по закупкам и менеджер по претензионной работе будут иметь разные системы показателей (разные KPI). А менеджер по закупке сантехники и менеджер по закупке пиломатериалов – одинаковую систему показателей эффективности (одни KPI).

    Услуга по разработке системы KPI и системы мотивации специалистов отдела закупок

    Я предлагаю свои услуги по аудиту системы показателей деятельности отдела закупок с целью разработки новой системы показателей, корректировки существующей системы показателей, формированию системы материальной мотивации сотрудников отдела закупок.

    Продолжительность данной работы определяется индивидуально. Она зависит от системности бизнеса предприятия и степени автоматизации управленческого учета. В идеале — разработке системы KPI закупок должен предшествовать общий аудит закупок .

    Результатом является итоговая мотивационная система отдела закупок для данного конкретного предприятия. Эта система будет сохранять актуальность на предприятии на период сохранения действующей модели бизнеса и стратегии функционирования.

    Мониторинг рынка труда

    Хочу также отметить, что предприятие должно регулярно проводить мониторинг ЗП всех специалистов на своем рынке. И, как минимум, раз в год пересматривать систему мотивации сотрудников и при необходимости вносить в нее коррективы.