Кадровое дело в школе. Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации. Прием и регистрация документов

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)
  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных
  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.


Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Договор заключается в несколько этапов:

  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии
  • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
  • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

«Организация делопроизводства в МОУ СОШ № 1

с валеологическим направлением»

(слайд № 1. Обозначение темы выступления.)

Деятельность образовательного учреждения неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обесп е чения.

Школа в соответствии с Законом «Об образовании» получила широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности. Принятые директором школы и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением . Результаты данной работы, зафиксированные в определенном порядке, отображают действительное состояние дел в школе, являются зеркалом уровня управленческой культуры.

Систематизация школьных дел способствует правильному ведению школьной документации, своевременной обработке первичной информации, упрощению учёта, соблюдению принципов доступности и сопоставимости учётных данных.

Школьная документация отражает состояние образовательного процесса, его содержательность, кадровое обеспечение, финансово-хозяйственную деятельность, осуществляемую школой.

Фиксирование организационно-управленческих и иных решений в школе осуществляется по определенным общепринятым правилам и нормам и в соответствии с нормативно-правовой базой.

(слайд № 2. Нормативно-правовая база.)

Во время проведения государственной аккредитации особое внимание было направлено на изучение нормативно-правовой базы ведения делопроизводства в школе.

В нашей школе организация делопроизводства основывается на следующей нормативно-правовой базе:

  1. Инструкция по ведению делопроизводства,
  2. Номенклатура дел школы,
  3. Локальные акты, разработанные директором школы, заместителем директора по научно-методической работе совместно с городским архивом:
  1. Положение об архиве Муниципального общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №1 с валеологическим направлением;
  2. . Данное Положение разработано в 2010 году в соответствии с требованиями Федерального закона № 152 «О персональных данных» и другие.

(слайд № 3. Разделы Инструкции.)

В 2007 году для совершенствования документационного обесп е чения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов разработана Инструкция по ведению делопроизводства . Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность документов и дел в школе возложена на секретаря. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется директором Школы.

(слайд № 4. Разделы Номенклатуры дел.)

Делопроизводство ведется в соответствии с утвержденной директором школы Номенклатурой дел . Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований дел), заводимых Учреждением, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (менее 10 лет) хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Уставом школы, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, предшествующими номенклатурами.

Хочется обратить особое внимание на раздел, ранее не выделяемый, «Деятельность школы по усилению безопасности и вопросам гражданской обороны и предупреждению чрезвычайных ситуаций».

Номенклатура дел подписывается секретарём, согласовывается с экспертной комиссией школы, 1 раз в три года – с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР, утверждается директором школы. Составляется в 4-х экземплярах:

1 является документом постоянного срока хранения и включается в дело фонда,

2 используется в качестве рабочего,

3 применяется в архиве школы,

4 – в муниципальном архиве.

(слайд № 5. Положения)

Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается директором школы. Данный документ определяет состав документов архива, его задачи, функции, права и ответственность.

(слайд № 6. Протоколы)

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии регламентирует работу школьной экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в Архивный отдел Администрации. Она назначается приказом директора школы, возглавляется заместителем директора по научно-методической работе, секретарём является ответственный за ведение архива.

(слайд № 7. Бланк письменного согласия на обработку персональных данных обучающихся)

Положение об обработке персональных данных работников и обучающихся разработано с целью определения порядка обработки персональных данных работников школы и обучающихся; обеспечения защиты прав и свобод при обработке персональных данных; установления ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников школы и обучающихся. При поступлении в школу обучающегося, родитель (законный представитель) оформляет письменное согласие на обработку персональных данных своего ребёнка (воспитанника).

(слайд № 8,9. Специальная литература.)

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Поэтому кадровая документация ведётся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкциями, утвержденными постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Данная документация должна хранится в сейфе.

С каждой новой записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку.

Приказы директора школы регистрируются в Журналах регистрации приказов. Приказы, журналы регистрации пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью директора школы.

На основании представленных документов и сведений на каждого работника заполняется личная карточка Т-2. При увольнении карточка хранится в архиве 75 лет.

Личные дела ведутся на всех педагогических работников школы с момента поступления на работу и до момента увольнения, регистрируются в Книге регистрации личных дел сотрудников школы, хранятся в архиве 75 лет. Приём и увольнение работника регистрируется в Книге учёта личного состава работников школы, которая хранится 75 лет.

График предоставления отпусков на следующий год утверждается директором школы не позднее 15 декабря текущего года.

Личные медицинские книжки на всех работников с регистрацией о прохождении ежегодного медицинского осмотра хранятся в несгораемом шкафу.

Проходят через учёт и регистрацию:

Приказы директора школы по личному составу работников,

Приказы директора школы по основной деятельности;

Приказы директора школы по личному составу учащихся;

Трудовые догов о ры;

Личные карточки Т-2 работников,

Личные дела работников школы,

Аттестационные листы.

(слайд № 10. Справка, извещение о прибытии-выбытии.)

Личные дела ведутся на каждого обучающегося с момента поступления в школу и до его окончания или выбытия. Каждое дело имеет номер, соответствующий записи в алфавитной книге учащихся. Личные дела каждого класса хранятся в отдельных папках. Личное дело выдается родителям (законным представителям) обучающихся на основании письменного заявления, о чем делается отметка в алфавитной книге. Ведение личных дел проверяется заместителем директора по учебно-воспитательной работе 2 раза в год. По окончании школы личные дела хранятся в архиве 5 лет или выдаются на руки по требованию.

В алфавитную книгу вписываются все обучающиеся школы. При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Книга постранично пронумерована, прошнурована, скреплена печатью школы и подписью директора.

Зачисление и выбытие из школы оформляется приказом директора с указанием причин выбытия. С 2010 года, в соответствии с требованиями закона по профилактике безнадзорности, родители (законные представители) выбывших обучающихся предоставляют справку из учебного заведения, где продолжает обучение их ребёнок.

А на экране - бланк справки-извещения, который мы предлагаем для работы с выбывающими обучающимися.

В заключение нужно сказать, что с течением времени характер получаемых в документооборот бумаг несколько изменился. Мы почти не работаем с оригиналами, а больше с копиями и электронными версиями документов, создаём огромное количество своих собственных документов, которые сохраняются в электронном и печатном видах. Для создания условий правильного хранения оригинальных документов требуются оснащенные помещения, соответствующие всем установленным нормам: от освещения и температурного режима до толщины бумаги папок и необходимого номера ниток для подшивания дел. Поэтому в перспективе мы видим хранение документов и создание школьного архива в электронном виде и на электронных носителях.

Декабрь, 2010


В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.

Целью настоящей статьи является распространение информации об организации, ведении и совершенствовании систем документационного обеспечения деятельности школ на основе единых организационно-методических подходов. Весь представленный материал основан на действующих нормативно-правовых актах, включая ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Публикация предназначена для директоров школ, их секретарей, работников канцелярий, отделов кадров, а также всех, интересующихся вопросами делопроизводства.

Общие положения

Школы организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Примечание. Примерную инструкцию по делопроизводству в образовательных организациях можно скачать с сайта http://сайт (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией».

Организация документооборота в школе осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом (в небольших школах - это, как правило, секретарь директора), на которые возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

При оформлении документов рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями. Это касается и других рекомендаций, изложенных в настоящей публикации.

Примечание. Содержание ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» представлено в Примерной инструкции по делопроизводству в образовательных организациях, которую можно скачать с сайта http://сайт (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией».

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Приказ, распоряжение

В школах самыми распространенными документами являются приказы и распоряжения. Их часто считают синонимами, хотя между ними существуют определенные различия.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации (органом управления), действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией (органом управления). Распоряжение же издается в целях решения оперативных вопросов и, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Приказы подписывают только руководители организаций или исполняющие их обязанности, а распоряжения могут подписывать их заместители в пределах своей компетенции.

Распоряжения, как и приказы, обязательны для исполнения.

Таким образом, приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения нормативно-правового характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим внутренним вопросам. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Например, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» касается всех организаций независимо от подчиненности и форм собственности.

Порядок подготовки, согласования и подписания приказов и распоряжений практически идентичен. Их проекты готовят и вносят структурные подразделения организации на основании поручений директора школы, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (юрисконсультом). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием их названий.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты:

Наименование организации.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2018 г. N 21; 15.06.2018 N 21.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Например: О командировании работников Департамента образования в...

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает директор школы, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Совместные приказы двух и более организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа

Муниципальное учреждение

"Средняя общеобразовательная школа N 1"

ПРИКАЗ

от 15.12.2018 N 69

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В целях совершенствования организации делопроизводства и в связи с ______ (основание) приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 ноября 2019 года Инструкцию по делопроизводству в средней общеобразовательной школе N 1 (приложение N 1 к настоящему приказу).

2. Признать утратившим силу приказ __________________________________.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________.

Директор (подпись) (расшифровка подписи)

Визы (на оборотной стороне)

Постановления

При решении наиболее значимых нормативно-правовых вопросов органы государственной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы. Подготовка и оформление реквизитов постановления аналогичны оформлению приказов и распоряжений. В школах принятие постановлений практически не встречается.

Положение, правила, инструкция

Положения, правила и инструкции подписываются руководителем или утверждаются приказом директора школы. Соответственно утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Гриф утверждения ставится в верхнем правом углу первой страницы или титульного листа документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы

(подпись) (расшифровка подписи)

25.01.2018

УТВЕРЖДЕНО

приказом от 27.01.2018 N 12

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативно-правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (например, «Положение о внутреннем контроле качества образовательных услуг», «Инструкция о порядке заполнения отчетной документации», «Инструкция об организации работы с обращениями граждан»). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кому?" (например, «Инструкция для интервьюеров по проведению социологического опроса в школах»).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Протокол

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Порядок подготовки и оформления протоколов и решений коллегиальных органов устанавливается положениями об этих органах или регламентами их работы.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, коллегии, педагогического совета), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями организации и сторонними организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы педагогических, технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4.

Образец оформления протокола

Средняя общеобразовательная школа № 8

П Р О Т О К О Л

ЗАСЕДАНИЯ ПЕДАГОГИЧЕСКОГО СОВЕТА

от 10.02.2018 N 7

Председатель _____________________________

Секретарь ________________________________

Присутствовали: 35 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах работы в области охраны труда в школе в 2017 году и задачах на 2018 год. Доклад специалиста по охране труда А.А. Иванова.

2. О...

1. СЛУШАЛИ:

Иванова А.А. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Петров П.П. - краткая запись выступления

Сидоров С.С. - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Работу в области охраны труда в школе в 2017 году признать удовлетворительной.

1.2. Одобрить проект плана основных мероприятий в области охраны труда в школе на 2018 год.

1.3. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий (подпись) (расшифровка подписи)

Секретарь (подпись) (расшифровка подписи)

Служебные письма

Служебные письма по содержанию и назначению разделяются на инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма готовятся:

Как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов;

Как исполнение поручений вышестоящих органов;

Как сопроводительные письма;

Как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

Как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Министерство образования Российской Федерации считает...", "Пенсионный фонд Российской Федерации рассмотрел..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается соответствующими положениями, регламентами, инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

Должностные инструкции

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование образовательной организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Наименования должностей работников в должностных инструкциях должны соответствовать номенклатуре должностей работников школ .

Основным нормативным правовым документом при разработке должностных инструкций работников школ является приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н (ред. от 31.05.2011) "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования".

Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:

Общие положения;

Обязанности;

Права;

Ответственность.

В разделе "Общие положения" указывают:

Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

Требования к стажу работы по специальности;

Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

Порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

В разделе "Должностные обязанности" указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения образовательной организации с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности образовательной организации.

В разделе "Права" приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

В разделе "Ответственность" указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный организации. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления. Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы N 1

________________ (подпись)

Петров И.И.

23.01.2018

При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом (наименование образовательной организации)

от 23.01.2018 N 18

Утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения организации.

Примечание. Образцы должностных инструкций работников школ и иных образовательных организаций можно скачать с сайта http://сайт (раздел «Документы», подраздел «Должностные инструкции».

Заявления

Под заявлением понимается адресованный должностному лицу документ, содержащий какую-либо просьбу гражданина (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.), а также сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

Заявление является официальным документом, поэтому при его составлении и обработке рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако следует учитывать, что требования стандарта носят рекомендательный характер и, кроме того, трудно требовать от заявителей (если они не работники организации) соблюдения всех правил оформления заявления. Они могут не знать точного наименования организации, фамилий должностных лиц, наименования их должностей и т.д., поэтому неправильно оформленное заявление - это не повод отказываться от его рассмотрения.

В зависимости от назначения заявление пишется в свободной форме или по установленной форме и обычно адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами заявления являются:

Адресат;

Адрес заявителя (домашний адрес, телефон). Если заявление передается от работника организации, то вместо адреса указывается его должность и подразделение, в котором он работает;

Вид документа (заявление);

Дата;

Текст заявления;

Приложение (при наличии);

Подпись заявителя.

Как правило, текст заявления начинается с существа вопроса и обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Иногда на первом месте может быть преамбула, с изложением истории и существа дела, ссылками на нормативно-правовые акты и др.

Текст заявлений по однотипным повторяющимся вопросам (например, кадровым) может быть типовым.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (например, по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

В целях экономии времени, повышения качества заявлений и эффективности работы с ними используются типовые бланки и образцы заявлений. В качестве примера можно привести образец заявления о приеме ребенка в школу.

Образец заявления о приеме ребенка в школу

Учетный номер ________

Директору МБОУ

_________________________

(фамилия, имя, отчество)

от родителя (законного представителя)

(ненужное зачеркнуть)

проживающего по адресу: _____________

Телефон _____________________________

Паспорт серия ___________ N _________

Выдан (кем и когда)__________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять моего ребенка (сына, дочь) _________________________________________

__________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

в 1 класс Вашей школы.

Дата рождения ребенка _________________ Гражданство _______________________________

Посещал детский сад (наименование ДОУ) ____________________________________________

Ознакомлен (а) с уставными документами школы: Устав, образовательные программы, свидетельство об аккредитации, лицензия на право ведения образовательной деятельности.

_________________ (подпись)

«______» _____________20____ г.

Сведения о родителях (законных представителях):

Мать: Ф.И.О. ______________________________________________________________________

Место работы: _____________________________________________________________________

Должность: ________________________________________________________________________

Телефон (мобильный): ______________________________________________________________ См. Постановление Правительства РФ от 08.08.2013 N 678 "Об утверждении номенклатуры должностей педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, должностей руководителей образовательных организаций".

НСОТ). В рамках работы по НСОТ решение разработано в соответствии федеральными модельными методиками:

  • «Модельная методика введения нормативного подушевого финансирования реализации государственных гарантий прав граждан на получение общедоступного и бесплатного общего образования»;
  • «Модельная методика формирования системы оплаты труда и стимулирования работников государственных образовательных учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных образовательных учреждений, реализующих программы начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования».

Расчет и распределение фонда оплаты труда Ведется учет и распределение денежных средств поступающих в учреждение в соответствии с нормативным подушевым финансированием. В данном блоке проводятся:

  • Определение объема средств образовательного учреждения.

Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве.

Внимание

В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.


Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Особенности кадрового делопроизводства

Инфо

Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.

  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т.

е. работа производится полностью дистанционно.

Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями. График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом.


Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники. Образец Т7 График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом.

Ведение кадрового делопроизводства от а до я

Важно

Сегодня для процедура приема на работу сотрудников вне зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия регламентируется действующими законодательными нормами. При этом необходимо помнить о том, что все подобного типа процедуры регламентируются законодательными нормами. Какие-либо отклонения от них попросту не допустимы. В случае обнаружения контролирующими органами каких-либо нарушений возможно наложение достаточно серьезных взысканий.

  • Общие аспекты
  • Как вести учет кадров в организации
  • Часто задаваемые вопросы

Во избежание возникновения всевозможных сложностей было разработано специальное программно обеспечение.


Оно позволяет автоматизировать кадровый учет, избежать различных ошибок, недочетов. Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне.

Работники в государственном учреждении

Оклады учителей рассчитываются на основании размера педагогической нагрузки в рамках учебного плана. Реализован блок по распределению нагрузки преподавателей на основании данных о:предмете; классе; количестве учащихся; размере нагрузки за месяц. В персональном расчетном листе сотрудника автоматически рассчитываются оклады по должностям, начисления за педагогическую нагрузку сотрудника и надбавки за классное руководство и заведование кабинетами.

Реализован расчет дополнительных оплат сотрудникам в их индивидуальных расчетных листах для формирования окладов. Подробное описание функциональных возможностей решения «1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения» приводится в Приложении 1. Решение «1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения» прошло сертификацию «1С:Совместимо», информационное письмо №13316 от 25.03.2011 г.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение. Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения. На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

1с:зарплата и кадры образовательного учреждения

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация. Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета. Правовое регулирование Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета. К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее: Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам. Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки.