Информационные технологии в кадровой службе. Какая программа лучше подходит для отдела кадров Программное обеспечение для кадровой службы

В любой, даже небольшой организации имеется персонал. Для того чтобы сотрудникам рассчитать заработную плату, их необходимо занести в специализированную программу – кадры. Большую популярность приобрела такая программа для отдела кадров, как 1С. Конечно, это приложение прекрасно справляется с поставленными задачами, но оно платное.

Только что открывшиеся организации иногда не могут позволить себе установку 1с кадры. Поэтому рекомендуется рассмотреть другие программы, которые распространяются бесплатно, но также хорошо справляются с поставленными задачами.

Выбор программы для кадров

В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:

Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.

Программа 1С Кадры предназначена для кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программка может быть предназначена для организации учёта сотрудников, регистрации служебных помещений, а также для получения справочной информации по кадровому составу.

К основным возможностям относится:

  • Расчет заработной платы;
  • Создание штатного расписания;
  • Кадровый учет;
  • Налогообложение;
  • Формирование отчетности;
  • Возможность учета отработанного времени;
  • Работа с фондами оплаты труда.

Программа занимает лидирующие позиции по популярности. Единственный недочет приложения – его платность.

Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы. Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами. Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.

Основные возможности программки:

  • Создание анкеты сотрудника, со всеми данными (ФИО, Фотография, Образование и т.д.);
  • Ведение «календаря» кадровика (посещения, прогулы, больничные);
  • Составление отчетов;
  • Печать необходимых документов.

У программы интуитивно понятный интерфейс, поэтому с работой справится даже неопытный пользователь. Следует отметить, что у приложения имеется и сетевая версия.

Программа Кадры занимает лидирующие позиции среди бесплатных приложений, предназначенных для кадрового учета. При желании можно приобрести лицензию, стоимость которой не превышает 1000 рублей в год. В этом случае вы получаете дополнительный функционал.

В программе можно вести учет таких данных, как:

  • Налогообложение;
  • Отпуска;
  • Больничные;
  • Карта сотрудника;
  • Командировки;
  • Перемещения;
  • Долги.

С программой «Зарплата и Кадры» можно работать не только через компьютер, но и через интернет, то есть для этих целей может быть использовано мобильное устройство.

Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций. Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи. Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.

К основным возможностям программки можно отнести:

  • Возможность захвата камеры (для получения фото сотрудника);
  • Работа со сканером;
  • Создание трудовых договоров;
  • Разработка новых шаблонов;
  • Создание приказов;
  • Возможность расчета отпуска и стажа работы;
  • Ведение табеля учета рабочего времени;
  • Напоминание о необходимости прохождения медицинской комиссии;
  • Выгрузка документов в Word и Excel;
  • Отправка документов на печать.

Программка имеет сетевой доступ, а значит, с ней может работать сразу несколько сотрудников. Количество рабочих мест в программе не ограничено.

Это многофункциональная программка, способствующая улучшенной работы отдела кадров. Следует сразу отметить, приложение платное, но его можно использовать в тестовом режиме в течение 55 дней. Этого времени достаточно, что полностью изучить функционал и понять подходит ли приложение для работы в вашей компании.

Основные функции «Кадры Плюс»:

  • Создание карточек для каждого сотрудника;
  • Учет рабочего времени;
  • Структуризация организации;
  • Классификация должностей;
  • Формирование табелей;
  • Создание всех необходимых приказов;
  • Расчет стажа сотрудника;
  • Учет движения каждого сотрудника;
  • Создание шаблонов для любых документов;
  • Экспорт документации в Excel;
  • Расчет отпуска.

Это неполный список возможностей программы. Подробнее с функционалом можно ознакомиться на официальном сайте разработчиков. Примечательно, что приложение может быть установлено даже на слабых компьютерах с ОС Windows XP.

Отдел кадров – это многофункциональная программа, способная заменить даже 1С. Следует сразу учесть, что приложение платное. Разработчики предоставляют бюджетным и государственным организациям скидку в размере 30%.

Интерфейс программки интуитивно понятен, поэтому сложностей в работе возникнуть не должно. Конечно, сначала могут возникнуть некоторые непонимания, так как «Отдел кадров» оснащен большим количеством функций. Со временем вся работа будет выполняться на автомате.

Основные функции приложения:

  • Создание подробной карточки сотрудника;
  • Импорт/Экспорт данных из 1С;
  • Создание кадровых документов;
  • Составление штатного расписания;
  • Расчет всех видов стажей;
  • Подключение любого типа классификатора;
  • Учет отпусков и командировок;
  • Экспорт данных для отправки в ПФР;
  • Работа со стандартными отчетами;
  • Статистика организации (свободные и занятые единицы).

На самом деле это не весь список того, что умеет делать программа. Вы можете работать с программкой по сети. При необходимости можно подключать дополнительного сотрудника, но за каждый аккаунт придется платить.

Профессиональное приложение необходимое для кадровой работы. Благодаря программе «Персонал Бизнес» осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства. Программка ориентирована на такие организации, в которых отсутствует самостоятельная кадровая служба.

Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный «кадровик» сможет вести полноценный кадровый учет. Версия «Персонал Бизнес» распространяется бесплатно. При необходимости можно перейти на «Pro» версию, но за отдельную плату.

Функционал программы:

  • Ведение карточек сотрудников;
  • Отслеживание перемещений и назначений;
  • Штатное расписание;
  • Табель учета рабочего времени;
  • Расчет стажа;
  • Планирование карьерного роста сотрудников;
  • Работа с нормативными документами;
  • Печать необходимых документов;
  • Создание текстовых и графических статистик;
  • Резервное копирование базы;
  • Возможность ведения справочно-нормативных документов.

Благодаря возможности создания запросов, можно извлечь любую информацию из базы. При этом подобную процедуру может выполнить сам кадровик без привлечения системного администратора.

Заключение

Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу. Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес. Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.

Видео обзор программы

Нужно много учиться, чтобы немногое знать.
Шарль Монтескье

Исследуя международный опыт подготовки кадров для государственной службы, можно выделить ряд общих для всех стран параметров. Статус госслужащего, как правило, закреплен в соответствующих правовых документах. Обязательным условием для поступления на государственную службу является наличие базового образования и специальной профильной подготовки. Кроме того, для повышения профессиональных навыков в процессе карьерного роста государственный служащий регулярно должен посещать различные курсы переподготовки, повышения квалификации, проходить стажировки и т.д.

К концу прошлого века во многих развитых европейских и американских странах были созданы специальные программы подготовки кадров для государственной службы, которые укладываются в единый стандарт, получивший название MPA - Master of Public Administration. Несмотря на несомненное сходство основных образовательных программ в разных странах, имеются существенные отличия, позволяющие говорить о нескольких различных подходах к подготовке государственных служащих.

В первую очередь выделяют западно-европейскую и американскую системы подготовки специалистов. Безусловно, американские стандарты основывались на европейской традиции образования, однако исторические особенности развития североамериканских стран обусловили значительные отличия в американских стандартах профессионального высшего образования.

Следует отметить, что западно-европейские традиции образования также имеют свои особенности, привнесенные адаптацией образовательных программ под местные политические и социально-экономические, а также культурные условия. В целом можно говорить о двух основных западно-европейских подходах к подготовке специалистов для государственной службы - англосаксонском и французском. Для выстраивания целостной картины системы подготовки кадров для государственной службы за рубежом необходимо рассмотреть все три подхода: англосаксонский, французский и американский.

Часть I.
Англосаксонский подход

Основоположником этого достаточно традиционного подхода к подготовке кадров для государственной службы является Великобритания. Однако в дальнейшем наибольший вклад в его развитие внесли немецкие ученые. Такие всемирно известные имена, как Лоренц фон Штейн, Роберт фон Моль, Макс Вебер надолго оставили за Германией пальму первенства в области определения научных и образовательных приоритетов при подготовке государственных служащих. В настоящее время англосаксонский подход активно используется наиболее динамично развивающимися в политической и социально-экономической сферах странами Севера Европы - Швецией, Норвегией, Данией, Нидерландами.


В чем особенности данного подхода?

Наиболее яркой является правовая доминанта в общей системе подготовки государственных служащих. Базовое образование для поступления на государственную службу должно было быть юридическим. В настоящее время ситуация изменилась. Однако чиновники, получившие профессиональное образование по методикам англосаксонского подхода, имеют традиционно сильную подготовку в правовой сфере.

В Великобритании и Германии, как и в большинстве других стран Европы и Америки, происходит реформирование государственной службы под влиянием глобализационных процессов. Качественная трансформация обязанностей госслужащих заключается в повышении значимости таких профессиональных характеристик, как умение самостоятельно принимать решения, управлять изменениями, проявлять лидерские качества. Система подготовки кадров также изменяется в соответствии с новыми требованиями.

Следует отметить, что развитие лидерских качеств, склонность к инновациям и творческому решению поставленных задач традиционно считались ключевыми элементами подготовки кадров для частного бизнеса, а подобные навыки прививались в рамках программ MBA. Что же касается государственных служащих, то от них требовалось прежде всего умение четко выполнять инструкции, следовать процедурам, строго подчиняться приказам вышестоящего начальства. Инициатива не поощрялась. Однако в современном мире сложившиеся стереотипы морально устарели, а слепое следование им стало крайне отрицательно сказываться на качестве принимаемых государственными служащими решений. Повышение эффективности работы госслужащих неразрывно связано с развитием междисциплинарного подхода к их образованию, ориентированного на развитие у будущих чиновников системного мышления, коммуникабельности, умения работать в команде, самостоятельности и инициативности. Именно эти требования разрабатываются в рамках программ MPA и адаптируются к потребностям и особенностям работы на государственной службе.

К примеру, в Великобритании все госслужащие разделены на семь классов (высшие должности относятся к первому классу). В рамках реформирования системы государственной службы были разработаны критерии оценки компетентности специалистов. Это создало мощный импульс положительной мотивации для постоянного совершенствования госслужащими профессиональных навыков, освоения новых знаний и эффективных методов работы. В решении вопроса о присвоении следующего класса или повышении по службе уровень образования и профессиональной подготовки рассматривается как один из решающих аргументов.

В Великобритании централизованной программы подготовки государственных служащих не существует. Даже определение, что представляет собой программа MPA, - довольно сложная задача, поскольку подобного рода программ несколько и все они имеют разные названия. Например, государственное администрирование, государственная политика или управление государственным сектором и т.д.

Существует ведущее учебное заведение, где обучается основная масса служащих среднего и высшего звена, - Колледж государственной службы (Civil Services College), образованный в 1970 г. Занятия проводятся по программам подготовки будущих руководителей. Успешное завершение подобной программы позволяет получить квалификацию, необходимую для продвижения вплоть до 3 класса включительно. Существуют также специальные программы повышения квалификации для руководителей 4-7 классов. Специалисты, занимающие высшие руководящие посты 1-2 класса, посещают специально разработанные для них "мастер - классы", посвященные тем проектам, которые они курируют в настоящий момент.

Кроме того, руководителям 1-3 классов адресованы курсы, где обучение ведется по двум основным направлениям. Первое помогает осознать масштабы фундаментальных изменений, которые происходят в мире, их значимость для политической и социально-экономической жизни страны, позитивные и негативные последствия. Второе - посвящено проблемам эффективного лидерства, управлению человеческими ресурсами.

Продолжительность обучения в Колледже 22 недели, которые распределены на четыре года.

Следует особо подчеркнуть, что в Великобритании подготовка кадров считается одним из приоритетных направлений. Поэтому существует широкая система семинарских занятий, конференций и образовательных курсов, которые организуются различными министерствами и ведомствами, в уставе которых есть хотя бы отдаленное упоминание об ответственности за подготовку кадрового состава. Каждое ведомство разрабатывает свои программы подготовки кадрового резерва с учетом мониторинга потребностей в обучении персонала и планирования его дальнейшего применения. Содержание обучения и программы профессионального роста госслужащих формируются с учетом специфики функций и должности, занимаемой чиновником.

Таким образом, в Великобритании отсутствует единая централизованная система подготовки кадров для государственной службы, однако существует множество курсов, программ, семинаров с учетом индивидуального подхода к выбору образовательной программы. При всем разнообразии форм и методов обучения общими для них являются подготовка выпускной работы по проекту, теоретическая подготовка в учебном заведении, приобретение практического опыта.

В системе подготовки кадров для государственной службы в Великобритании можно выделить следующие факторы, которые могли бы быть полезными для российской практики:

Существование четких критериев оценки компетентности госслужащих создает огромный положительный стимул для повышения уровня образования и профессиональных навыков. Внедрение таких критериев в систему контроля качества выполняемой работы позволяет более четко формулировать обязанности госслужащих и обусловливает обязательность повышения уровня их профессионализма;

Тем не менее можно выделить целый ряд ограничений, которые не позволяют взять английский вариант системы подготовки кадров для государственной службы в качестве образца для подражания.

Во-первых, это ярко выраженная децентрализация образовательной системы и переподготовки государственных служащих. В России, наоборот, слишком развиты традиции централизации, чтобы надеяться на инициативы федеральных и, тем более, региональных и муниципальных ведомств в организации специальных образовательных семинаров и учебных программ. Кроме того, в Великобритании, при кажущемся многообразии программ подготовки государственных служащих, существует четкая система контроля качества полученного образования. В России это одна из главных проблем, еще только требующая своего решения.

Во-вторых, сильная правовая подготовка, традиционно отличающая англосаксонский подход, базируется на совершенно иной правовой традиции - прецедентном праве, что значительно усложняет процесс адаптации учебных программ к российским условиям.

На протяжении довольно долгого времени эта страна оставалась законодательницей мод в области развития государственного управления как академической дисциплины. В основе современной науки о государственном управлении лежит так называемый камерализм, основанный в XVIII веке. Камерализм, созданный на волне эпохи Просвещения и рационалистических подходов в науке, был ориентирован на описание того, что такое государство и государственная служба, каковы их внутренние особенности и закономерности функционирования. В 1727 г. впервые было организовано обучение людей, работающих в структурах государственного управления, с охватом весьма широкого диапазона предметов. В 1792 г. Школа государственного управления уже составляла свой учебный план на основе более чем 20 научных дисциплин, комбинируя политическую науку и философию, правоведение, статистику, финансы, сельское хозяйство, лесоводство, горную промышленность и прикладную математику в соответствии с поставленными задачами подготовки кадров для государственного управления.

Однако структура государственного управления расширялась, усложнялась и требовала более специализированной подготовки кадров. Поэтому в XIX веке на смену комплексному подходу к подготовке госслужащих пришел другой подход, ориентированный на получение обучаемыми узкопрофессиональных знаний. Слой всесторонне образованных чиновников практически исчез.

В настоящее время в немецких университетах возрождается традиция подготовки высококвалифицированных специалистов на базе широкого междисциплинарного подхода. Преобладание юридических дисциплин, что являлось отличительной чертой англосаксонского подхода, постепенно уступает место более сбалансированному варианту учебных программ. Правовые и экономические дисциплины находятся примерно в равном соотношении и подкрепляются необходимыми гуманитарными и математическими теориями.

1. Введение в государственное управление (лекции по структуре, предмету, кадровым вопросам, законодательным и финансовым основам государственного управления, а также отношениям между чиновниками, политиками, гражданами и квалифицированными менеджерами).

2. Правовые основы модернизации государственного управления (семинар по легальным основам и ограничениям реформирования государственной службы).

3. Управление объединенной Германией (семинар по институциональным и функциональным проблемам управления Германией).

4. Основные проблемы государственного управления в Германии (семинар по вопросам структуры, кадровой политики, процессу принятия решений и контроля в государственном управлении).

5. Эволюция политико-административных решений (семинар по вопросам эффективности административной деятельности в Германии).

6. Проблемы административных реформ (семинар по обзору актуальных процессов реформирования центрального и местного уровней управления в Германии).

7. Политика ориентации на клиента (проектные группы, работающие по темам реструктуризации государственного управления).

8. Министерства (семинары по организационным структурам, полю деятельности и перспективам реформ министерств).

9. Региональная интеграция в Европу (семинар по законодательным основам и практическому опыту управленческого сотрудничества с национальными государствами).

10. Введение евро (деловая игра по оценке введения евро на центральном и местном уровнях в Германии).

В целом система подготовки специалистов для государственной службы в Германии делится на несколько этапов:

Начальная (базовая) подготовка (2 года), соответствующая степени бакалавра, но не признанная как отдельная ученая степень. Эта подготовка не является узкопрофессиональной, напротив, она предназначена для максимально широкого охвата базовых учебных дисциплин. Цель этой подготовки состоит в гармоничной интеграции чиновников низшего звена в систему государственной службы Германии. На этом этапе внимание уделяется знакомству с основными задачами государственной службы, с правами и полномочиями, обеспечивающими выполнение служебных обязанностей. На начальной стадии программа ориентирована прежде всего на формирование у слушателей навыков, способствующих налаживанию межличностных контактов, адаптации к административной среде;

Профильная подготовка (2-3 года), заканчивающаяся получением степени магистра или диплома о высшем образовании. Это уже специализированная подготовка для работы на федеральном или муниципальном уровнях управления. Цель этого этапа состоит в формировании лидерских навыков, подготовке руководящих кадров для всех уровней государственного управления Германии.

В Германии получить образование по программе MPA можно в трех университетах. Две традиционные академические программы подготовки госслужащих существуют в университетах Потсдама и Констанца, программа подготовки аспирантов - в Высшей школе управленческих наук в г. Шпайере. Кроме того, существуют программы подготовки кадров для ЕС в Берлине, Гамбурге, Бонне и Саарбрюкене. Эти предложения дополняются как новыми программами специальных высших учебных заведений (atthe Fachhochschulen), так и традиционными академическими программами по подготовке специалистов для государственного управления (подобно курсам по политическим наукам в Бамберге и Дуйсбурге, управленческим курсам в Мангейме, Потсдаме и Гамбурге, курсам по государственному и муниципальному управлению в Гамбурге).

Огромное внимание при подготовке кадров для государственной службы уделяется практической части. Все программы предусматривают стажировки в органах государственной службы, которые длятся несколько месяцев. Учебные программы Германии отличаются не только балансом между правовыми и экономическими дисциплинами, но и сбалансированностью между теоретическими знаниями и получением практических навыков. Подобная сбалансированность в некоторой степени диктует универсальность программ. Страны Северной Европы предпочитают готовить своих специалистов именно в Германии, в первую очередь, благодаря легкости процесса адаптации немецких программ под местную специфику.

Немецкие образовательные программы отличаются также большей гибкостью в изменяющейся политической и социально-экономической обстановке. Но происходит это благодаря блочно-модульному принципу их построения. Централизация системы подготовки кадров для государственной службы остается очень высокой.

Важным фактором успеха немецкой образовательной системы и высокого качества результатов является ориентация на непрерывность обучения чиновников. Базовая подготовка, профильное образование, курсы переподготовки и повышения квалификации - все эти этапы подготовки кадров увязаны в единую систему карьерного и профессионального роста.

Таким образом, система подготовки кадров для государственной службы Германии, хотя традиционно формировалась в рамках англосаксонского подхода, давно завоевала собственные сильные позиции на европейском образовательном пространстве.

Универсальность и сбалансированность учебных программ, централизованный подход и преемственность системы подготовки - от базового уровня до программ повышения квалификации, а также гибкость блочно-модульного принципа построения учебных планов - все эти факторы превращают немецкую образовательную модель в эффективный и востребованный на международной арене инструмент подготовки кадрового резерва для реформирующихся систем административного управления.

В следующем номере журнала "ГС" разговор о подходах к подготовке кадров для госслужбы продолжится. Читатель сможет познакомиться с французским подходом к проблеме.


В четвертом номере журнала "ГС" мы начали публикацию статьи "Программы подготовки кадров для государственной службы". Ее первая часть рассматривала англосаксонский подход к данной проблеме. Сегодня мы знакомим вас с французским, а в шестом номере расскажем об американском подходе к подготовке кадров для госслужбы.

К XIII веку восходят истоки французской "административной науки", которая в своем современном виде существует с конца 1960-х - 1970-х годов. Характерно, что вузы, специализирующиеся на преподавании административного права и истории общественных институтов, тесно связанные с Государственным советом, служили своеобразным "инкубатором" правящей элиты.

Программы подготовки кадров для государственной службы.//Государственная служба.- 2005. - №5(37)

Часть II
Французский подход

Особенность французского подхода состоит в том, что государственное управление преподается как раздел политических и административных наук.

В системе подготовки по государственному управлению во Франции преобладают два типа учебных заведений: институты политических исследований и университеты. Сейчас в стране насчитывается 74 университета и университетских центра, объединяющих около 800 учебно-исследовательских отделений и отделений по подготовке и исследованиям. Кроме того, существуют институты (для обучения одному предмету), высшие школы (для профессиональной многопредметной подготовки) или лаборатории (для проведения исследований). Подготовка государственных служащих для органов государственного управления, которая во Франции носит название профессиональной постоянной подготовки, состоит из профессиональной начальной подготовки госслужащих и повышения квалификации, которое организуется на протяжении всей их карьеры.

При некоторых институтах политических исследований созданы центры подготовки кадров государственного управления, которые в течение года после получения диплома готовят к вступительному конкурсу в те или иные органы государственной службы.

Различные министерства организуют конкурсы прямого набора в корпус государственных служащих. Это французская специфика, отличающая данную модель от британской и германской.

Специалистов по государственному управлению с ученой степенью магистра выпускают университеты, институты политических исследований и специализированные учебные заведения.

Особое место в области подготовки по специальности "Государственное управление" занимают две высшие школы, находящиеся в ведении премьер-министра: Национальная школа администрации (НША) и парижский Институт политических исследований (ИПИ). В задачу НША входит подготовка чиновников для комплектования высших кадров администрации: членов Государственного совета, Счетной палаты, Финансовой инспекции (высшие органы управления), региональных счетных палат, административных судов, Генеральной инспекции администрации, корпуса префектов, гражданских администраторов.

Парижский институт политических исследований - это независимое от университетов государственное учреждение научного, культурного и профессионального профиля, которое обеспечивает подготовку по политическим, экономическим и общественным наукам.

Близкий по одним параметрам к высшей школе, а по другим - к университету, парижский ИПИ имеет свои особенности, касающиеся преподавательского состава, набора студентов, методов обучения и его организации. Преподавательский корпус института на 40% состоит из университетских кадров, на 37% - из государственных служащих и на 23% - из представителей частного сектора. Принимаются на учебу около 5 тыс. французских и иностранных студентов. Срок обучения - от двух до трех лет.

Институт выдает дипломы магистра и доктора, организует подготовку к конкурсам на замещение административных должностей. Свидетельство о политическом образовании, не зависящем от имеющегося диплома, выдается после года обучения иностранным студентам с подготовкой, равнозначной, по меньшей мере, французской степени бакалавра, и с очень хорошей степенью владения французским языком (вступительный экзамен на французском языке).

Международный институт государственной администрации (МИГА) занимается подготовкой иностранных служащих, способствуя распространению за рубежом методов работы, используемых французской администрацией. Иностранные служащие должны быть рекомендованы их правительством и уже иметь степень магистра или равнозначный диплом. Во время обучения служащие могут работать над дипломом о высшем специальном образовании в рамках соглашений между МИГА и парижскими университетами. Институт издает "Французский журнал государственной администрации" и руководит различными исследованиями в области управленческих наук.

Существует около 50 специализированных школ (не считая военных). Среди них: национальная школа магистратуры для судебных магистратов, национальная школа таможни, налоговая национальная школа, национальная школа служб казначейства и национальный центр территориальной государственной службы, который готовит администраторов и территориальных атташе.

Повышение квалификации рассматривается правительством под углом зрения обновления государственного аппарата. Иначе говоря, образование государственных служащих, оставаясь средством повышения социального статуса и продвижения по службе, стало инструментом модернизации государственной службы, которая проводится в интересах не только самой администрации, но и других организаций и населения в целом. Ряд мер, принятых в последнее время в рамках государственной реформы, подтверждают направленность на обеспечение взаимосвязи профессионального обучения чиновников, децентрализации принятия управленческих решений и административного переустройства.

Таким образом, во Франции, как и в Германии, система подготовки госслужащих носит централизованный характер и имеет многоуровневую структуру, ранжированную в зависимости от целей обучения и степени профессиональной подготовки слушателей. Однако если немецкие образовательные программы отличаются высоким уровнем сбалансированности экономических и правовых дисциплин, то французский подход ориентирован на углубленное изучение экономики.

Официальный интернет-сайт правительства Французской Республики.

Некоторые страны Южной Европы восприняли французскую модель в качестве образца для разработки собственных программ подготовки кадров для государственной службы.

В Испании до конца 1980 годов существовала только школа политических наук, а в 1986 г. была официально признана новая отрасль знаний по французскому образцу - "политические и административные науки". В этот период создавались новые школы политических наук и социологии, вводилось большее количество курсов по государственному управлению, программы по подготовке государственных служащих, включая курс государственного менеджмента.

Реформа 1990-х годов коснулась в основном государственной политики. В университетах появились новые трех-, четырех- и пятилетние программы, по окончании которых слушатели получали ученую степень в области политических и административных наук.

Академические степени, присуждаемые университетами, нуждаются в аккредитации Министерства образования, которое, в свою очередь, утверждает учебный план, где 40-50% от всех предметов посвящено программам МРА.

Университеты организуют занятия в соответствии с четырьмя степенями:

Diplomatura - 3 года (для студентов, планирующих работу в качестве менеджеров среднего звена и госслужащих);

Licenciatura - 4-5 лет (состоит из двух циклов, где второй подразделяется на государственное администрирование, политическую науку и международные связи);

Master (1-2 года дополнительно после licenciatura + защита магистерской диссертации. Предполагает обучение по программе государственного менеджмента как на полный, так и неполный день);

Doctorate (2 года дополнительно после licenciatura + защита PhD диссертации. Предполагает степень доктора политических и административных наук).

Специалисты государственного менеджмента разработали особый подход, повлиявший на развитие исследований, подготовку и консультирование в этой области. Среди них работы об изменениях в администрации Испании, сравнительный анализ деятельности государственной администрации, а также совершенствование бюджета и контроль над расходованием государственных средств; стратегический менеджмент в сочетании с политической наукой; управление налоговой системой и др.

Набор госслужащих осуществляется при помощи открытых конкурсных экзаменов по таким предметам, как административное право, государственная экономика, государственное администрирование, управление бюджетом и финансами. Иногда новые темы, связанные с реформированием госсектора, также включаются в формат экзамена - государственная служба и политические процессы, государственный менеджмент и др. Нововведением является стажировка выпускников в течение нескольких месяцев, что позволяет найти постоянную работу в государственной администрации.

Программы и курсы по подготовке госслужащих на определенные должности разрабатывает Центральный институт по набору и подготовке государственных служащих (INAP), созданный на базе Министерства государственного управления.

Обучение специалистов проводится по трем направлениям:

Структуры управления, персонал, этика государственного служащего;

Разработка государственной политики;

Государственный менеджмент.

В Италии государственное управление как отдельная учебная дисциплина появилась только в 1955 г. Ее программа была предложена в рамках соглашения между правительствами Италии и США и разработана Университетом Болоньи и Калифорнийским департаментом политических наук. Программа финансировалась Фондом Форда и была направлена на модернизацию государственного управления Италии, однако она не имела широкого распространения и в дальнейшем была заменена более традиционной программой, где основное внимание уделялось правовой подготовке. Тем не менее административные науки, политический анализ, экономика, менеджмент, методология и социология представлены также достаточно широко.

Итальянская система высшего образования включает 67 высших учебных заведений, среди которых 45 университетов; 3 политехнических вуза; 5 свободных университетов; 9 университетских институтов; 2 университета для иностранцев; 3 специализированные школы.

В итальянской академической системе существуют четыре типа дипломов:

Diploma universitario (2 года обучения);

Laurea (минимум 4 года обучения, если это касается факультетов политических наук, права и экономики);

Post lauream (1 год специализированного обучения);

Dottorato di ricerca - эквивалент PhD (3 года обучения, поскольку специального докторского диплома по государственному управлению в Италии пока не существует).

Получение степеней diploma и laurea требует наличия документа об окончании общеобразовательной школы (после 13 лет обучения, обычно в возрасте 19 лет). Тестирование проводится на факультетах политических наук и права.

Среди актуальных направлений обучения особое внимание уделяется:

Законодательству ЕС (курсы по этой специальности предлагаются на факультетах политических наук, права и экономики многих университетов и обычно включают анализ институтов ЕС);

ЕС и его структуре;

Европейским политическим институтам (например Европейская комиссия);

Международным отношениям (курс, посвященный формированию европейских политических процессов);

Европейской интеграции.

Факультет политических наук Флоренции предлагает одногодичную магистратуру для 30 претендентов, обладающих степенью (laurea) по политическим наукам, праву, экономике, литературе или социологии.

Ряд исследовательских центров занимается государственным управлением и государственным регулированием в Университете Болоньи, Политехническом университете Турина, Университете Удине.

Поступление на государственную службу в Италии проводится после сдачи конкурсного экзамена. Предметы, выносимые на экзамен, как правило, однотипны. Для высших административных должностей необходимы диплом университета, а также степень в области юриспруденции, экономики, политических наук, социологии и др.

Подготовка госслужащих высшего состава проводится по специальным курсам. Например, курс продолжительностью 2-2,5 года включает практику в администрации, и в этом случае экзаменационный отбор проводится в зависимости от программы подготовки участников. Прием на курсы проводится после отборочного экзамена. Подготовка государственных служащих центрального административного состава осуществляется для отдельных министерств, например таких, как Министерство внутренних дел, Министерство финансов, Министерство обороны, МИД и др., в специализированных учебных заведениях.

Высшая школа государственного управления с 1957 г. готовит кадры для кабинета премьер-министра. На ее базе организовано более 180 видов подготовительных курсов.

Параллельно правительство Италии создало учебное заведение, где присуждается степень MPE (Master of Public Economics). Оно готовит кадры для региональной и местной администрации, для правительства и частных фирм и предлагает курсы сроком от 6-12 месяцев для выпускников университетов, имеющих степень в области экономики (Master in Public Sector Economics).

В 1984 г. при Высшей школе государственного управления были открыты подготовительные курсы для набора выпускников университета, желающих найти работу на высших ключевых постах государственной администрации. Это единственные курсы, где обучение можно сравнить с прохождением практики на государственной службе. Однако формально обучающиеся по этой программе становятся госслужащими только после ее окончания и после дальнейшего отбора.

До недавнего времени юридический подход к изучению администрирования преобладал в системе образования Италии. Однако с начала 1990-х годов ситуация начала меняться, и роль программ, направленных на современную междисциплинарную подготовку будущих чиновников, особенно высшего уровня, значительно усилилась. Это связано с тем, что Италия подписала в 1999 г. Болонскую декларацию о формировании к 2010 г. общеевропейской системы высшего образования.

Италия обладает большим опытом в решении острых социальных проблем, которые в настоящее время приходится решать российским госслужащим. Перспективным направлением изучения этого опыта является расширение тематики стажировок российских госслужащих в Италии, а качественно новым этапом в развитии российско-итальянского сотрудничества является совместная разработка и реализация программ MPA.


Система подготовки государственных служащих в США и Канаде, как и система высшего образования в целом, отличается от западно-европейской (о ней мы писали в №№ 4, 5 журнала "ГС"). Различия западно-европейских и американских стандартов профессионального высшего образования обусловлены особенностями исторического развития стран Северной Америки.

Программы подготовки кадров для государственной службы.//Государственная служба.- 2005. - №6(38)

Часть III
Американский подход

Система высшего образования в США - это более двух тысяч университетов, институтов и колледжей. В состав университетов входят один или несколько общеобразовательных колледжей, специальные колледжи, высшие специальные факультеты, центры. Многие колледжи, как и институты, существуют как самостоятельные учебные заведения. Высшим образованием считается подготовка, получаемая не только в четырехгодичных, но и в двухгодичных колледжах.

Большинство высших учебных заведений (около 2/3) - частные, где плата за обучение гораздо выше, чем в государственных. Частные университеты получают субсидии от спонсоров - частных фирм, фондов, бывших выпускников и т.п.

К числу наиболее известных высших учебных заведений относятся: Гарвардский университет в штате Массачусетс (основан в 1636 г.), Йельский университет в штате Коннектикут (1701 г.), Пенсильванский университет в штате Пенсильвания (1740 г.), Принстонский университет в штате Нью-Джерси (1746 г.), Колумбийский университет в Нью-Йорке (1754 г.).

Университеты вносят значительный вклад в развитие науки. Занимаясь в том числе и разработкой проблем стратегического характера, имеющих государственное значение, они готовят ученых и специалистов, которых принимают на работу не только организации частного сектора, но и государственные органы.

Тенденцию взаимодействия науки и интересов государства отражает и преподавательский состав американских университетов, многие представители которого удостоились не только степеней и наград за вклад в науку, но и должностей на государственной службе. Это лауреат Нобелевской премии по экономике в 2001 г., председатель Совета президента по экономическим вопросам при президенте США Клинтоне, главный экономист Всемирного банка, а сейчас профессор Колумбийского университета и противник глобализации Джозеф Стиглиц; профессор Гарвардского университета, директор Института стратегических исследований им. Дж. Олина при Гарвардском университете, автор книги "Столкновение цивилизаций" Сэмюэл П. Хантингтон; бывший советник президента США, а ныне декан Института государственного управления им. Кеннеди Джозеф Най; специалист по современным международным отношениям, консультант Государственного департамента и постоянный консультант корпорации РЭНД, автор известных книг и преподаватель университета Френсис Фукуяма; профессор Джорджтаунского университета и отделения политологии Колумбийского университета, которое готовит специалистов в области государственного управления, Збигнев Бжезинский.

Как и в европейских странах, государственное управление в Америке всегда было тесно связано с правовыми дисциплинами, в частности с административным правом. Затем получила распространение дисциплина, изучающая систему правления (систему государственной власти). Понятие, от которого она получила свое название, - government применительно к США часто неверно переводится как "правительство". На самом деле это понятие шире и относится ко всем трем ветвям власти - законодательной, исполнительной и судебной, а также к нескольким уровням государственного управления.

Эта дисциплина имеет дело с широким спектром проблем государственного управления. Зачастую она преподается на факультете политологии (политической науки), как в Колумбийском университете. В учебную программу могут включаться такие темы, как институты государственного управления (political setting of public administration), правительство и экономика страны (the national government and national economy). Могут проводиться коллоквиумы и семинары по содержанию американской политической жизни (the content of American politics), по американской политической мысли (American political thought) или политике в области экологии (the politics & administration of ecological problems). В этой области давно укоренился компаративный подход.

Давно наметившаяся тенденция к усилению экономического образования госуправленцев в последние годы - с введением оценки результативности и качества работы правительственных органов - обогатилась дальнейшим развитием экономико-математических и других передовых методов. Не следует забывать, что некогда так называемая революция менеджеров и многие другие влиятельные социологические направления родились именно в Америке.

Магистерская образовательная программа предназначена для лиц, имеющих степень бакалавра (B.A.) или ее аналог и ориентирующихся на соискание степени магистра (М.А.) в области государственного управления. Содержание магистерской образовательной программы включает изучение особенностей политических процессов, системы права, социологических теорий.

Для получения степени магистра необходимо: 1) набрать определенное количество очков за прослушивание данного курса - обычно это 36 очков; 2) активно участвовать в других видах учебной деятельности, предусмотренных программой; 3) успешно защитить магистерскую диссертацию. Обычно все вышеуказанные нормативы должны быть завершены в течение одного учебного года. Иногда срок может быть меньше, а иногда он увеличивается до двух лет.

Особая форма подготовки магистров по госуправлению - это курс обучения и защита диссертации, которую организует для работников высшего и среднего звена государственных органов ряд университетов, имеющих соглашение с американским правительством.

Один из таких университетов - Американский университет, занимающий шестое место в стране по подготовке кадров в области государственного управления. Совместно с Управлением кадровой службы правительства США этот университет разработал программу подготовки для получения степени магистра в области государственного управления (MPA) для работников центрального аппарата правительства США.

Управление кадровой службы (OPM, Office of Personnel Management) - это федеральное ведомство (independent agency), созданное в 1979 г. В функции этого управления входят подбор претендентов на должности в государственных ведомствах и проведение конкурсов на замещение вакансий согласно табели о рангах государственной службы (civil service). Учебный курс "Эффективная групповая программа" рассчитан менее чем на два года. Форма обучения - очно-заочная, без отрыва от производства. Слушателю нужно набрать 36 очков за изучение входящих в программу учебных предметов. Курс разбивается на три двухнедельных периода семинарских занятий в очной форме в самом управлении и, кроме того, включает 18 дополнительных трехдневных занятий один раз в месяц по выходным дням (учебные уикенды). Участники программы продолжают трудиться на своих рабочих местах, что, по мнению организаторов, оптимально для специалиста по государственному управлению.

Последовательность предметов в ходе курса может меняться. В 2004 г. в программу была включена также тема "Оценка и изменение положения организации" и семинар повышения квалификации руководящих кадров.

Общая стоимость обучения на 10 ноября 2004 г. составляла: 41001 долл. США (из них 10950 долларов оплачивало Управление кадровой службы, а 30051 долл. - Американский университет). Таким образом, хотя стоимость обучения в целом составляет более 40 тыс. долл., для проходящих обучение госслужащих обучение бесплатное - за них платят правительство и университет.

Обычно соискатели степени магистра должны набрать не менее 36 очков за прослушивание курса, в основном, в виде лекций и семинарских занятий. В течение академического года для динамической оценки знаний магистранты выполняют тесты, сдают экзамены и пишут научно-учебные работы.

Как правило, программа подготовки к защите ученой степени включает такие дополнительные виды деятельности, как посещение научно-исследовательских центров, органов муниципального и государственного управления и т.п. По итогам внеаудиторной работы пишется отчет, подлежащий оценке научным консультантом. Эта часть программы также оценивается в очках.

Подготовка логически завершается защитой магистерской диссертации. Она является квалификационной работой, представляющей собой самостоятельное научное исследование комплексного характера, в котором отражается умение интерпретировать различные концепции и теории, используя при этом соответствующие методы исследования.

Система подготовки магистра государственного управления в канадских университетах мало чем отличается от системы США. Обе базируются на общих для Северной Америки теоретических посылках и методологии. Иначе и быть не могло, так как в Канаде принята и американская система просвещения, и американская система высшего образования. Университеты, количество которых намного меньше, чем в США, организованы по американскому образцу. Некоторое исключение составляют университеты провинции Квебек. Наиболее крупные университеты находятся в городах Торонто, Монреале и Квебеке.

Типологически их можно объединить в модель, условно названную выше "американской". В ее основе лежит междисциплинарный подход, и разрабатываются не только прикладные, но и общетеоретические проблемы. Начальные требования к соискателям включают владение английским языком, наличие степени бакалавра или успешно защищенного диплома, признанного авторитетным университетом. Используются как очная, так и заочная формы обучения. Большое внимание уделяется самостоятельной работе и работе с литературой. Слушатель обязан представлять развернутые "эссе" - рефераты и проекты - аналоги курсовой работы. Контроль осуществляется в форме собеседования, защиты проектов, разбора ситуаций, обсуждений на семинаре. Все виды работы получают оценку. Экзамен и магистерская диссертация являются завершающим этапом образования. За прослушивание какого-либо курса начисляются условные очки.

Особенности канадской системы подготовки магистров в области государственного управления можно рассмотреть на примере одного из ведущих университетов страны - Карлтонского университета и его школы государственного управления.

Подготовка специалистов в нем ведется по трем направлениям - по канадской проблематике; научно-техническому прогрессу, инновациям и охране природной среды; по проблематике развития. Все три направления специализации предполагают получение 8,0 очков за прослушивание всего курса целиком, которые складываются из следующего.

Во-первых, из "внутреннего ядра" - семи обязательных курсов профилирующих дисциплин по специальности (3,5 очка);

Во-вторых, из "внешнего ядра" - двух курсов (1,0 очка), выбираемых из пяти или шести курсов;

И, в-третьих, из семи факультативных курсов (3,5 очка).

Факультативные очки (3,5) начисляются за согласованные и утвержденные предметы из магистерской программы или аспирантуры; подготовку диссертации и рефератов. Факультативные курсы посещаются после успешного прослушивания не менее семи курсов из "внутреннего" и "внешнего" набора обязательных программ.

Ниже дается пример обязательных и факультативных курсов, которые входят в программу подготовки магистра государственного управления факультета государственной политики и государственного управления (SPPA) канадского университета Карлтон.

За каждый курс присваивается 0,5 очка.

Название учебной дисциплины
Управление общественным сектором и канадская политическая система
Международные отношения
Политическая экономия
Социальные движения, интересы и политический процесс
Экологическая политика
Управление финансами
Принятие решений по бюджету и составление бюджета
Управление городскими и местными органами власти
Руководство проектом
Капиталовложения в государственный сектор экономики и политика ценообразования
Макроэкономический подход в управлении и политике
Прикладной микроэкономический анализ
Экономика Канады
Информационные системы
Теория организации
Правовые нормы, регулирующие деятельность государственных органов власти
Руководство местным самоуправлением - управление провинциями
Политика в области науки и техники
Технология, фирмы и инновационные системы
Риск и оценка
Природа науки
Количественные методы
Налоговая политика
Планирование и оценка в правительстве
Семинар по социальной политике
Политическая экономия государства
Экономические модели политики
Региональная политика
Передовые методы статистического анализа, проводимого в целях выбора (экономической) политики
Кадровая политика
Политика в отношении коренных народов
Политика (структурной) перестройки
Реферат, научное исследование
Магистерская диссертация

Таким образом, организация учебного процесса и круг дисциплин - наряду с другими факторами - подтверждают единство американской и канадской систем подготовки специалистов по государственному управлению. Есть, однако, одно немаловажное отличие - это стоимость обучения, которая в Канаде вообще и в Карлтонском университете в частности значительно ниже.

Другая особенность заключается в том, что Карлтонский университет, один из крупнейших университетов Канады и широко известный за ее пределами, связывают профессиональные многоплановые отношения со многими зарубежными образовательными учреждениями. В течение многих лет Карлтон последовательно ориентируется на интеграцию высшей школы России в мировое образовательное пространство. В настоящее время наметились реальные возможности расширения международного сотрудничества в сфере научных исследований и высшего образования. Рабочие отношения, которые складываются между Карлтонским университетом и РАГС, демонстрируют целесообразность и плодотворность такого сотрудничества.

Опыт зарубежных стран свидетельствует о том, что эффективность подготовки государственных служащих зависит от обязательности и непрерывности процесса обучения и его непосредственной связи с продвижением по карьерной лестнице. В частности, многоуровневая ранжированная система, практикующаяся в Германии (начальный, ознакомительный; обновляющий, связанный с переменами в управленческом процессе; сохраняющий, направленный на поддержание или расширение уровня профессиональных знаний и умений; восходящий и др.), признана одной из самых результативных образовательных систем в Европе.

Учитывая нынешнее состояние государственной службы в России, представляется целесообразным уделить особое внимание творческой адаптации накопленного позитивного опыта к российским условиям. В Российской академии государственной службы при Президенте РФ отмеченному направлению деятельности уделяется особое внимание. На основе имеющихся и расширяющихся плодотворных контактов с зарубежными образовательными учреждениями реализуются программы стажировки профессорско-преподавательского состава, ведется работа по координации учебных программ подготовки, переподготовки и повышения квалификации государственных служащих. Ключевая роль в решении этих задач принадлежит недавно созданному структурному подразделению РАГС - Международному институту государственной службы и управления.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский университет управления и экономики

Алтайский институт экономики

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина:

Делопроизводство в кадровой службе

Тема:

Автоматизация работы кадровой службы

Барнаул - 2011

Введение

1. Автоматизация работы кадровой службы

2. Создание и оформление документов

3. Ведение кадровых баз данных

4. Программа «Кадры» компании «Электронные офисные системы»

Заключение

Список использованных источников

Введение

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации работы кадровой службы.

Для написания курсовой работы использовались общелогические методы научного исследования: анализ, обобщение.

Целью данной курсовой работы является процесс автоматизации работы кадровой службы.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. изучить теоретические основы автоматизации работы кадровой службы;

2. определить порядок создания и оформления документов;

3. изучить ведение кадровых баз данных;

4. рассмотреть программу «Кадры» компании «Электронные офисные системы».

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новы подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которой повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда и т.д.

Для написания курсового проекта были использованы следующие источники нормативно-методической базы, такие как ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, учебной литературы таких авторов как Андреева В.И., Кирсанова М.В., Глинских А.И., периодические издания «Секретарское дело» и др.

1. Автоматизация работы кадровой службы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом). Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе (с образцами документов на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: “Атлант-центр”, 2003.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого -- найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

· оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

· организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;

· наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;

· вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Определение цели проекта автоматизации

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем -- сначала выбрать информационную систему управления кадровой службы, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций -- основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном -- представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях -- «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача -- навести элементарный порядок в кадровом учете.

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация работы кадровой службы не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

Выбор программного продукта

Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, -- «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами . На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства . Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на российских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Информационные системы -- это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Внедрение и сопровождение системы

Прежде всего, руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса -- серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров -- процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

· вырос спрос на «западную» функциональность;

· увеличился интерес к Internet-технологиям;

· наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;

· развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2004. - 17 с.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

2. Создание и оформление документов

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

Понимая значение унификации документов для совершенствования процесса управления, повышения эффективности труда, его качества, Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 разработал согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учётной документации, в том числе по учёту труда и его оплаты.

Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на данные формы. Всего утверждено 19 форм по учёту кадров. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Кроме того, утверждено 11 форм по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда. Формы по использованию рабочего времени - табели учёта (формы № Т12 и № Т13) часто ведутся работниками отдела кадров. Остальные формы: расчётно-платёжные ведомости, расчётные ведомости, платёжные ведомости, лицевые счета и др. ведутся в бухгалтерии. Все формы выпускаются не только в бумажном, но и в электронном вариантах в формате MS Word. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008, №8, с.4-18.

В формах по учёту личного состава отражается движение кадров: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение, командирование, поощрение.

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению унифицированных форм. Их остаётся только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые отделом кадров, например изменение фамилии, наложение дисциплинарного взыскания, временное замещение работника и др. Во всех этих случаях службе кадров надо создать типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа, который и используется впоследствии.

Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.

Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 2007. №3, с.76-81.

Например:

«Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от... », «Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о... », «В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В дополнение к нашему письму от … », «Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов - так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в деятельности кадровой службы наборы профессиональных фраз и выражений, прежде всего типовые формулировки приказов по личному составу, особенно при увольнении, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм) и т.п. Всё это один раз вводится в компьютер и затем используется всеми сотрудниками кадровой службы.

Можно рассмотреть создание шаблона приказа по личному составу. Он содержит две части: постоянную и переменную. Постоянной является сама форма приказа, остающаяся неизменной, а переменной - как бы подсказка - что должно быть вписано в данный документ при его составлении. Этим достигается формализация текста, его единообразие. Исключается возможность пропуска какой-либо существенной части. В первую очередь, таким образом, составляются шаблоны документов, для которых отсутствуют унифицированные формы, как для приказов, так и справок по личному составу.

Хотя пакет Microsoft Office 2007 даёт возможность создания нового документа на основе значительного количества готовых шаблонов с уже заданными параметрами оформления, но эти шаблоны не соответствуют требованиям российского делопроизводства, поэтому кадровой службе необходимо создать и добавить свои шаблоны.

Для создания шаблонов в наиболее распространённом текстовом редакторе - Microsoft Word первоначально нужно создать общий шаблон приказа по личному составу. Нужно выбрать в меню Файл команду Создать и указать, что создаваться будет Шаблон.

В открывшемся документе создаем бланк приказа учреждения. В бланк может быть вставлено графическое изображение эмблемы организации. Полученный документ сохраняется как Приказ.docx а уже на его основе создаются шаблоны - Приказ об изменении фамилии.docx, Приказ о наложении взыскания.docx и проч.

Далее, когда возникает необходимость создать конкретный приказ, по команде Файл, Создать открывается окно, содержащее все основные виды приказов по личному составу. При этом рекомендуется в папке Шаблоны иметь папку Приказы по личному составу (при стандартной установке полный путь к этой папке может выглядеть следующим образом: С:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны\ Приказы по личному составу либо, в зависимости от установленной операционной системы и настроек, например D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где User - имя пользователя). Таким образом, все шаблоны приказов по личному составу сгруппируются вместе, и для создания нового конкретного приказа достаточно будет дать команду создать документ на базе соответствующего шаблона. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии. М. Управление персоналом. 2005. с.46-53.

Так как для многих приказов существуют унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, доступные и в электронной форме, в основу ряда шаблонов ложатся именно эти формы. В этом случае не используется бланк организации, в имеющейся унифицированной форме заполняются некоторые поля, например наименование организации, код по ОКПО, должность руководителя организации и получившийся документ сохраняется в виде соответствующего шаблона. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений - например, название должности, наименование структурного подразделения - выполняются в виде раскрывающихся списков, что позволяет ускорить заполнение документа и исключить ошибки при написании.

Аналогичным образом может быть создан шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм договоров - с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.

При создании шаблона или индивидуального документа следует обращать внимание на используемые в нём шрифты. Стандартно в MS Windows/Office установлено большое количество шрифтов, а шрифтовые библиотеки могут содержать десятки тысяч всевозможных шрифтов и начертаний. Однако при передаче документа, созданного с использованием нестандартного шрифта могут возникнуть проблемы. При отсутствии необходимого шрифта на компьютере система автоматически применяет подстановку, используя при отображении документа тот шрифт, который имеется на данном компьютере. Однако почти всегда заменяющий шрифт имеет другой размер, что ведёт к некорректному отображению сложных документов, а в некоторых случаях, при использовании старых шрифтов, к тому, что текст отображается некорректно, вместо русских символов могут выводиться диакритические знаки и т.п., т.н. «абракадабра» или знаки вопроса. Для того, чтобы избежать этой проблемы рекомендуется при подготовке документов использовать три основных шрифта, представляющих три типа шрифтов - Arial (прямой шрифт), Times New Roman (шрифт с засечками), Courier New (моноширинный шрифт, все знаки занимают одинаковую ширину строки, аналогичен машинописному тексту). Используя разный размер шрифта, варьируя его начертание (курсив, жирный, жирный курсив) и применяя подчёркивание, можно оформить практически любой документ. Так как эти шрифты стандартно устанавливаются на всех компьютерах, работающих под управлением Windows, документ, набранный такими шрифтами, будет корректно отображаться на любом компьютере.

Особенно важно обращать внимание на шрифты пользователям офисного пакета Microsoft Office 2007, так как если не указать специально, то в нём будут использоваться специфические шрифты, отсутствующие у пользователей предыдущих версий Microsoft Office (2003, XP и т.п.).

Один из элементов создания документа - его визирование у заинтересованных лиц. Обычно к ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер. Документ, созданный в компьютере, может визироваться при наличии локальной сети путём рассылки по электронной почте.

Рассылка может осуществляться стандартными средствами MS Word или с помощью специальных программ - маршрутизаторов, обеспечивающих движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. В дальнейшем создание документа на основе конкретного шаблона и определяет путь его дальнейшего движения. Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.

Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения (75 лет), важна с юридической точки зрения и может быть необходима в случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников, карточки по ф. № Т2, трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании компьютерных программ по работе с персоналом, некоторые документы значительно легче первоначально создавать в компьютере и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.

Наличие электронного документа практически исключает обращение к бумажному подлиннику. Поэтому не менее важно обеспечить упорядоченное хранение документов в электронной форме. Встречаются случаи, когда каждый сотрудник по своему усмотрению создаёт папки, в которые сохраняет файлы с произвольными именами, такими как Doc1, doc2, ccc4 и т.п. Это совершенно недопустимо. Когда таких файлов скапливаются сотни, иногда сам сотрудник с трудом находит нужный документ, а уж если сотрудник заболел или отсутствует по другой причине, найти без него нужный файл становится большой проблемой. Если документы хранятся в виде отдельных файлов, чаще всего используют упорядоченную структуру папок, созданную на основе номенклатуры дел подразделения. Например, приказы по личному составу рекомендуется помещать в специально созданную папку Приказы по личному составу и размещать в ней в соответствии с порядковой нумерацией по годам. Например: С:\Документы\Приказы по личному составу\2004\2004_0405N28.doc. В этом случае имя файла - дата и номер документа (приказ по личному составу № 28л/с от 05.04.2004), помещённого в папку 2004 г. в папке Приказы в папке Документы. Приказы, имеющие срок хранения 5 лет, такие как о предоставлении отпусков и командировках, взысканиях, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет. Структура папок должна соответствовать номенклатуре дел подразделения. Если в подразделении имеются электронные папки (дела), которым нет аналога в традиционном делопроизводстве, то есть существующие только в электронном виде, то к индексу такого дела в номенклатуре добавляется буква э. Например: Дело 0318э. Если в организации используется централизованная система документооборота и электронного архива, все документы могут создаваться и хранится внутри такой системы. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Термика, 2004.

кадровый документация автоматизация учет

3. Ведение кадровых баз данных

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009. С. 65-97.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Можно привести как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

· структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

· списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;сроки отпусков и планирование отпусков;

· списки уволенных из организации лиц и т.д. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело, 2005. № 4, с.65-67.

Существует целый ряд программ с аналогичныой функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

4. Программа «Кадры» компании «Электронные офисные системы»

Такие программы предусматривают обычно возможность импорта текстовых и графических файлов, что позволяет включать в формы документов фотографии сотрудников, образцы их подписей, изображения бумажных документов и т.д., а при наличии усиленного режима безопасности и соответствующих устройств допуска - персональные коды, отпечатки пальцев и другие данные для систем идентификации личности.

При работе с данными и БД по личному составу необходимо учитывать, что Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации и юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003). Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, созданные на базе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных БД, как правило, имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничение создания, чтения и редактирования документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.

Если в функции кадровой службы входит подбор персонала, то может осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу, ведение списка возможных кандидатов на те или иные должности и на временную или сдельную работу (так называемый «резерв»).

В солидных фирмах стало нормой тестирование персонала при поступлении на работу, для профессиональной ориентации на рабочих местах, преодоления конфликтов, связанных с психологической несовместимостью и создания благоприятного микроклимата в коллективе. Хотя серьёзное тестирование требует основательной работы квалифицированного психолога, тем не менее, компьютерное тестирование позволяет определить основные черты характера человека, хотя к его результатам безусловно следует подходить с известной осторожностью.

Система для тестирования может оказаться весьма полезной в случае отбора кандидатов или поиска работников для конкретного заказчика, формирования временных трудовых коллективов для выполнения краткосрочной задачи, так называемых творческих групп, и т. д. По результатам компьютерного тестирования составляются развернутые психологические характеристики испытуемых, содержащие оценку личности, её основных черт характера, определяющих успех или неудачу в различных сферах деятельности, уровень развития личностных, деловых и интеллектуальных качеств, выявляются отклонения от психической нормы, проводится анализ структуры ценностей личности на основе мотивации, а также выводится общий уровень надежности личности каждого испытуемого. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2000, № 4, с.34-36; 2001, № 1, с.44-50.

Однако ещё раз следует подчеркнуть, что как специализированные программы для тестирования личного состава, так и получившие широкое распространение наборы популярных тестов могут служить в качестве помощи, но никак не определяющего фактора при подборе кадров.

Заключение

В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации работы кадровой службы, рассмотрены теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации.

Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором и организатором всей работы с кадрами, кадровой политики и любых других мероприятий по работе с кадрами.

Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

Внедрение современных технологий классического кадрового учета оставит сотрудникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - управления мотивацией, планированием расходов и прочее, и прочее.

Список использованных источников:

Нормативно-методическая база:

2. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

4. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе (с образцами документов на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

2. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: “Атлант-центр”, 2003.

3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004.

4. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2004. - 17 с.

5. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. - М.: «Инфра-М», 2007.

6. Красавин А.С Проблемы документационного обеспечения управления кадрами //Делопроизводство. 2000. № 2. С. 10-16.

7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд-е 4. М: ЗАО "Бизнес-школа "И0нтел-Синтез", 2002. С 165-174

8. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008, №8, с.4-18.

9. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 2007. №3, с.76-81.

10. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело, 2005. № 4, с.65-67.

11. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2000, № 4, с.34-36; 2001, № 1, с.44-50.

12. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии. М. Управление персоналом. 2005.

13. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

    курсовая работа , добавлен 06.04.2014

    Задачи и функции, структура и формы кадровой службы. Нормирование труда сотрудников отдела кадров. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства. Приказы по личному составу. Журналы учёта и контроля, внутренняя служебная переписка.

    курсовая работа , добавлен 11.04.2015

    Инновационные технологии управления персоналом. Основы кадровой работы организации. Принципы и методы управления нововведениями в кадровой работе. Обоснование проекта внедрения свободного программного обеспечения в деятельность кадровой службы.

    дипломная работа , добавлен 07.04.2011

    Поиск путей совершенствования работы кадровых служб в Республике Беларусь посредством осуществления анализа кадровой политики предприятия ООО "Белкрус" и реализации основных задач и функций кадровой службы. Роль кадровой службы в управлении организацией.

    курсовая работа , добавлен 12.10.2010

    Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.

    курсовая работа , добавлен 20.12.2015

    Цели и задачи кадровой службы предприятия. Анализ системы управления на предприятии ОАО "КОРМЗ". Анализ численности и структуры персонала организации. Исследование работы кадровой службы ОАО предприятия, разработка мероприятий по ее совершенствованию.

    курсовая работа , добавлен 23.09.2011

    Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.

    дипломная работа , добавлен 02.03.2009

    Место кадровой службы в системе управления. Основы деятельности кадровой службы. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы. Правила заполнения трудовой книжки. Расчеты за трудовыми книжки и их хранение. Номенклатура дел отдела кадров.

    дипломная работа , добавлен 17.07.2008

    Цели, задачи, функции и структура кадровой службы предприятия. Особенности составления организационно-экономической характеристики предприятия. Анализ профессионально-квалификационного состава кадровой службы ОАО "Шебекинского машиностроительного завода".

    курсовая работа , добавлен 02.03.2010

    Сущность, цели и задачи кадровой политика на предприятии. Изучение понятия кадрового обеспечения и его элементов. Анализ работы с персоналом на примере государственной гражданской службы Российской Федерации, оценка современных технологий управления.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 9

Авторы статьи рассматривают использование информационных технологий для повышения эффективности работы кадровых служб организаций. Предлагается классификация продуктов автоматизации кадровых служб. Проанализированы проблемы, связанные с компьютеризацией кадровых служб организаций, и приведены способы их решения.

В наше время использование информационных технологий (ИТ) при управлении производством является необходимым условием успешного ведения деятельности любой организации. Это относится и к работе кадровых служб. Одной из особенностей информатизации кадрового обеспечения является упорядочение и формализация принимаемых службой решений, которые будут подлежать автоматизации.

Классифицируя программные продукты автоматизации кадровых служб, их можно разделить на четыре группы:

  • информационно-справочные системы;
  • программы, автоматизирующие отдельные участки функционирования кадровой службы;
  • специализированные комплексные HRM (Human Resource Management - управление трудовыми ресурсами) системы;
  • HRM-модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия.

Программные продукты для кадровых служб

Рассмотрим более подробно эти программные продукты, используемые кадровыми службами.

Информационно-справочные системы не являются специализированными HRM-системами, но они очень часто используются кадровыми службами. В основном это правовые справочные системы. Наиболее известные из них в России: "Гарант" и "КонсультантПлюс".

Программы, автоматизирующие отдельные участки функционирования кадровой службы, позволяют автоматизировать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу и т.п. Они не являются полноценной HRM-системой и могут быть использованы для решения отдельных задач по кадровым вопросам в небольших организациях.

Специализированные комплексные HRM-системы являются полноценными программными продуктами и автоматизируют все области деятельности кадровой службы. Примерами таких систем являются такие программные продукты, как "БОСС-Кадровик", "Галактика ERP: Контур управления персоналом" и другие.

HRM-модули в составе корпоративных систем управления предприятием имеют большие возможности и ничем не уступают, а по некоторым параметрам даже превосходят специализированные HRM-системы. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях и т.п.

В каждом конкретном случае организации необходимо детально изучить возможности рассматриваемых систем. Наиболее рационально при этом использовать так называемую карту функционала решений, на основании которой потребитель может оперативно сравнить все представленные системы по возможностям и выбрать оптимальную для себя.

Примерная карта функционала решений по различным программным кадровым продуктам представлена в табл. 1. Из каждой группы представленной нами выше классификации взято по одному кадровому ПО и рассмотрено по различным критериям: назначение, специализация, платформа, СУБД, приобретение, популярность. Опираясь на данные критерии, мы можем увидеть, подходит нам данное ПО или нет. Например , такие системы, как "БОСС-Кадровик" и Oracle подходят для очень крупных компаний. Эти системы достаточно дорогие как для приобретения, так и для дальнейшего их внедрения и обслуживания. Для небольших компаний подойдет кадровое ПО попроще и подешевле. Из табл. 1 также видно, на каких платформах и СУБД работает кадровое ПО. Это поможет избежать лишней путаницы при дальнейшем его внедрении и позволит избежать затрат на обучение кадрового работника работе с другой платформой. Некоторые компании по продаже ПО представляют возможность аренды кадрового ПО. Для небольших и развивающихся компаний это неплохая возможность сэкономить денежные средства. Также важна и популярность кадрового ПО. Чем более популярен программный продукт среди кадровиков, тем больше информации можно найти по работе с ним.

Таблица 1

Примерная карта функционала решений по различным категориям ПО для обеспечения работы кадровых служб

Кадровое ПО КонсультантПлюс ShareKnowledge
Оценка,
аттестация
персонала
БОСС-Кадровик Oracle
Управление
персоналом
Назначение Позволяет найти
необходимую
справочную
информацию по
вопросам
взаимоотношений
работодателя и
работника:
начиная с
оформления
приема на
работу и
заканчивая
оформлением
расторжения
трудового
договора
Позволяет
автоматизировать
процессы
обучения и
развития
персонала,
организовывать
хранение и
систематизацию
знаний компании
Автоматизированная
система управления
персоналом,
позволяющая
оптимизировать
процессы
управления
человеческим
ресурсом в крупных
организациях,
холдинговых
структурах, а
также динамично
развивающихся
средних компаниях
Прогрессивное
средство
управления, при
помощи которого
осуществляется
жесткий
контроль
расходования
средств,
предоставляется
достоверная
оперативная
информация
руководству
предприятия,
проводится
анализ
эффективности
использования
трудовых
ресурсов
Специализация Трудовой
кодекс,
постановления,
инструкции,
необходимые
формы
документов и
образцы,
используемые в
работе кадровой
службы, и т.д.
Аттестация,
обучение
Воинский учет,
движение
сотрудников,
командировки,
обучение,
организационная
структура,
отпуска, подбор
персонала, расчет
зарплаты, учет
личных дел, учет
рабочего времени
Движение
сотрудников,
командировки,
обучение,
организационная
структура,
отпуска, подбор
персонала, учет
личных дел
Платформа Windows Windows Windows Windows
СУБД - MS SQL MS SQL, Oracle Oracle
Приобретение Покупка Аренда, покупка Покупка Покупка
Популярность Сотни тысяч
пользователей
Десятки тысяч
пользователей
Сотни
пользователей
Тысячи
пользователей

Несомненно, что кадровое ПО упрощает работу кадровых служб организаций и повышает ее эффективность. Но при этом нужно серьезно подойти к приобретению и внедрению такого ПО, заранее просчитав все плюсы и минусы использования такого программного обеспечения.

Проблемы компьютеризации кадровых служб

Проанализируем проблемы, связанные с компьютеризацией кадровых служб организаций. Первой проблемой, по нашему мнению, является неосведомленность в области новейших компьютерных разработок как руководителей кадровых служб, так и рядовых сотрудников. Во многих организациях компьютер используется для выполнения текущих учетных и расчетных операций, или в качестве "печатной машинки", применяя текстовый редактор для обработки документов. Данная проблема обусловлена отсутствием высшего образования у целого ряда сотрудников и приближающийся к пенсионному или пенсионный возраст многих из них. Все это приводит к тому, что HR-служба не в состоянии выбрать в таких случаях удовлетворяющий задачам управления кадрами программный продукт. Поэтому мы считаем, что сотрудники кадровых служб должны наряду с профессиональными знаниями иметь навыки работы в ИТ-сфере с необходимым в их работе программным обеспечением.

Второй проблемой является нежелание сотрудников кадровых служб кардинально менять характер своей работы и сотрудничать с разработчиками программных продуктов для ее автоматизации. Любое программное обеспечение выпускается в коробочной версии и не может учитывать всей специфики этой работы в конкретной организации. Применение такого продукта для автоматизации работы кадровой службы требует, как правило, совершенствования и изменения существующей системы управления персоналом, что невозможно сделать без помощи сотрудников службы. Для улучшения ситуации в этом вопросе необходимо стимулировать работников кадровых служб сотрудничать с разработчиками программного обеспечения автоматизации HR.

Повышение эффективности работы кадровых служб организаций путем использования программных продуктов по автоматизации деятельности позволит им получить, по нашему мнению, организационные, экономические и социальные преимущества, такие как:

  • повышение эффективности управления и оперативность в принятии решений;
  • ведение полной индивидуальной трудовой истории сотрудников организации;
  • возможность планирования и аналитической деятельности в работе с персоналом;
  • подготовка руководящего резерва и продвижение по службе наиболее перспективных сотрудников;
  • введение дополнительных функций без увеличения численности персонала кадровой службы;
  • повышение уровня защищенности сотрудников организации, сохранение кадрового состава;
  • оптимальное использование профессиональных качеств сотрудников;
  • уменьшение количества ошибок в работе сотрудников службы;
  • оперативный контроль исполнения управленческих решений;
  • повышение производительности труда;
  • оптимизация затрат на персонал;
  • оперативная подготовка отчетности для государственных органов в соответствии с нормами российского законодательства.

Библиографический список

  1. Компания "БОСС. Кадровые системы" [Электронный ресурс]. URL: www.bosshr.ru.
  2. ORACLE [Электронный ресурс]. URL: www.oracle.com.
  3. Справочная правовая система "КонсультантПлюс" [Электронный ресурс]. URL: www.consultant.ru.
  4. Система управления обучением [Электронный ресурс]. URL: www.shareknowledge.ru.
  5. Подбор кадров. Сайт сообщества менеджеров по подбору персонала [Электронный ресурс]. URL: www.podborkadrov.ru.

В.Маковецкий

кафедры управления

и сельского консультирования

РГАУ-МСХА

им. К.А.Тимирязева

И.Объедков

Ассистент

кафедры управления

и сельского консультирования

РГАУ-МСХА

им. К.А.Тимирязева

Компьютеризация – это процесс внедрения компьютерной технологии во все сферы человеческой деятельности, в том числе и деятельности, связанной с обеспечением заинтересованных лиц информационными ресурсами. Цель такой деятельности , в конечном счете, – облегчить доступ к информации и работу с ней.

5.1. Компьютер – помощник кадровика

Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров, позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации кадровой службы (отдела).

Кадровик сегодня должен быть не только квалифицированным работником, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения.

В настоящее время с помощью компьютерных программ возможно осуществлять следующие функции:

1) составлять штатное расписание;

2) вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц;

3) оформлять прием сотрудников;

4) вести Личные карточки;

5) хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);

6) вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);

7) вводить данные налогоплательщика (ИНН);

8) фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;

9) планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;

10) фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;

11) учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);

12) вести учет листков нетрудоспособности;

13) фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;

14) вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;

15) вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;

16) вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

17) формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);

18) формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);

19) формировать первичные учетные документы:

а) № Т-1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника на работу»;

б) № Т-2 «Личная карточка работника»;

в) № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего»;

г) № Т-3 «Штатное расписание»;

д) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

е) № Т-5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

ж) № Т-5а «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

з) № Т-6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

и) № Т-7 «График отпусков»;

к) № Т-8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работником»;

л) № Т-8а «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работниками»;

м) № Т-9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника в командировку»;

н) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

о) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

п) № Т-11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.

И это лишь половина того, что можно делать с помощью компьютерных программ.

А насколько облегчается поиск каких-нибудь данных. Например, необходимо срочно найти место жительства работника. Вы просто открываете необходимую вам программу, ищете сотрудника по фамилии и все – данные перед вами и это занимает не более двух минут.

Компьютер стал надежным и, не побоюсь этого слова, незаменимым помощником кадрового работника.

5.2. Выбор программного обеспечения

Автоматизированные системы кадрового учета , создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.

Программное обеспечение кадрового работника сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.

Одной из самых популярных является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.

Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс кадровой службы – «БОСС-кадровик».

Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.

«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.

Вести воинский учет граждан в организациях поможет автоматизированная система «Военно-учетный работник (орган) организации «Гран-ВУР».

Система позволяет:

1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);

2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно-учетным органом.

Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.

Функциональные возможности системы:

1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;

2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;

3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;

4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18);

6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);

7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

8) автоматизированная генерация именного списка граждан, предназначенных в команды, и карточек оповещения по месту работы работников, имеющих мобпредписание;

9) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно-учетные данные работников организации;

10) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой «Гран-Бронирование».

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.

С помощью системы «Фараон» можно:

1) эффективно организовать свою работу;

2) развить целостное представление о своей компании;

3) оперативно решать поставленные задачи;

4) использовать современные компьютерные технологии;

5) легко получать любую информацию о персонале;

6) вести делопроизводство согласно законодательству;

7) построение организационной структуры.

Программный продукт «Документационное обеспечение кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно-информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:

1) использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования;

2) удобный поиск по базе документов;

3) печать документов;

4) «мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.

Многообразие программ для кадровых служб просто удивляет. Часто они просто дублируют друг друга, поэтому необходимо тщательно подходит к выбору именно той программы, которая идеально подошла бы к специфики вашей деятельности. При выборе программы не помешает обратиться к специалистам в области программного обеспечения, которые наверняка, есть и в вашей организации.