Форма 3 по возврату денег. Нужно ли применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением онлайн-касс. Требования к заявлению

Когда налоговики проверяют работу организаций и предпринимателей с денежной наличностью и , то при обнаружении акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по унифицированной форме N КМ-3 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) (далее - акт КМ-3) особо внимательно изучают его и приложенные к нему документы. Ведь они должны убедиться в правильности оприходования наличной выручки. Поэтому рассмотрим, когда надо составить этот первичный документ и как оформить прилагаемые к нему бумаги.

Когда составлять акт

Акт КМ-3 надо составить, если:
(или ) кассир ошибся и пробил неправильный (например, чек на большую сумму, который не погасили в течение смены);
(или ) покупатель в день приобретения возвращает товар и деньги ему возвращают из операционной кассы;
(или ) чек выбит, но покупатель передумал его отоваривать (например, когда сначала выбивают чек в общей кассе, а потом в отделе отпускают товар).

Пишем акт

Этот акт оформляется в одном экземпляре в конце рабочего дня (смены) при сдаче выручки за день (при снятии Z-отчета). То есть в тот же день, когда выбит ошибочный или ненужный чек. Акт подписывает комиссия, которая состоит (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Указания по заполнению)):
- из руководителя организации (предпринимателя);
- заведующего отделом (секцией);
- старшего кассира;
- кассира-операциониста.
Итоговую сумму акта по всем аннулированным за день чекам кассир отражает в графе 15 журнала кассира-операциониста по форме N КМ-4.

Что приложить к акту

К акту КМ-3 нужно приложить неправильный чек, наклеенный на лист бумаги (так удобнее, чтобы его не потерять). На чеке должен расписаться руководитель организации (заведующий отделом или секцией) или сам предприниматель и должен быть поставлен штамп "Погашено" (Указания по заполнению; п. п. 4.2, 4.3, 4.5 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.1993 N 104).
Вместе с тем чек, который надо приложить к акту, не всегда есть в наличии. И тогда налоговики могут трактовать это как несоблюдение требований к оформлению возврата денег покупателям или ошибочно пробитых сумм по ККТ. И соответственно, приравнять к неоприходованию части выручки (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141). Значит, вам надо подстраховаться, а как - зависит от ситуации.
Ситуация 1. Чек не вернул покупатель, возвращающий товар .
Как известно, по Закону о защите прав потребителей продавец обязан вернуть деньги покупателю, даже если у последнего нет оригинала кассового чека (Пункт 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей"). Поэтому если покупатель смог доказать вам, что товар приобретал у вас, и вы вернули ему деньги, то к акту КМ-3 можно приложить заявление покупателя на возврат денег с указанием, что кассовый чек утерян. На этом заявлении руководитель организации (предприниматель) должен поставить отметку о том, что он согласен с возвратом денег покупателю. При этом если программа ККТ позволяет распечатать информацию о покупке, то и ее можно приложить к акту.
Ситуация 2. Ошибочно пробитого чека нет у кассира .
Такое возможно, к примеру, когда:
(или ) чек был ошибочно выбит на большую сумму, но его забрал покупатель, хотя деньги за товар получены в нужной сумме;
(или ) неотоваренный неправильный чек потерял кассир.
На первый взгляд налицо недостача денег в кассе, за которую отвечает кассир (Статья 244 ТК РФ; Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85).
Однако если по документам видно, что за весь проданный товар деньги в наличии и руководитель организации (предприниматель) сочтет возможным не наказывать кассира, то с него можно взять объяснительную записку. И тогда к акту КМ-3 можно приложить эту записку и товарный отчет (например, по форме N ТОРГ-29 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)). Объяснительная может быть составлена так.

Генеральному директору
ООО "Роза"
Василькову В.П.
от кассира-операциониста
Травкиной М.А.

Объяснительная записка

28.06.2011 при работе на АМС-100К, заводской номер 20746097, я из-за невнимательности пробила чек N 0011 на сумму 11 153 руб. 00 коп. вместо 1153 руб. 00 коп. Этот чек был отдан покупателю, с которого была получена правильная сумма в размере 1153 руб. 00 коп. В результате сумма в размере 10 000 руб. 00 коп. (Десять тысяч рублей 00 коп.) внесена в память кассового аппарата ошибочно.

Заметьте, налоговики в этой ситуации, конечно, могут попытаться оштрафовать вас за неоприходование выручки, но суды, скорее всего, вас поддержат (Постановления ФАС МО от 09.04.2008 N КА-А40/2670-08; ФАС СЗО от 01.12.2005 N А56-7930/2005, от 29.09.2004 N А52/1052/2004/2).

Итак, правильное оформление акта КМ-3 позволит вам избежать штрафов за неоприходование выручки. А они немаленькие (Статья 15.1 КоАП РФ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.12.2008 N 22-12/118181, от 03.11.2006 N 22-12/97729).
И следите за сроками: если прошло уже более 2 месяцев с момента неправильного оформления акта, то наказать вас уже не смогут - пройдут сроки давности привлечения к ответственности (Часть 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Бывают ситуации, когда кассир ошибочно пробил кассовый чек. Данная статья о том, как правильно документально оформить (отменить) ошибочно пробитый кассовый чек . В статье приводятся пример (образец) заполнения первичных документов когда ошибочно пробит кассовый чек: акт КМ-3 и объяснительная записка кассира .

Отметим сразу, что описанную ниже процедуру следует производить до снятия суточного отчета с гашением.

Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация №1. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку до снятия суточного отчета с гашением.

В данном случае оформляем возврат денежных средств из кассы следующим образом:
1. Оформляем акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)»;

2. Прикалываем ошибочно пробитый кассовый чек к заполненному акту КМ-3. В случае если в кассовом аппарате применяется термопечать (термобумага), то снимаем копию кассового чека и также прикладываем ее к акту. (Так как кассовые чеки на термобумаге имеют свойства обесцвечиваться. Это делается для того, чтобы в последующем уменьшить вероятность возникновения споров с контролирующими органами);

3. На ошибочно пробитом кассовом чеке ставим отметку «ПОГАШЕНО»;

4. Кассир пишет объяснительную записку на имя руководителя, в которой излагает причину ошибочно пробитого кассового чека. Причиной может быть: невнимательность при работе с ККМ, сбой работы ККМ и прочее;

5. Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е. она не влияет на показания фискальной памяти ККМ. Пробитие или непробитие чека на возврат (при ошибочно пробитом чеке) является личным делом каждой организации, и может применяться для удобства внутреннего учета организации. (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г. № 29-12/17931);

6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»;

7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:

  • В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
  • В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
  • В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
  • Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.

Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.

Документальное оформление ошибочно пробитого кассового чека в данном случае похоже на ситуацию №1.

Отличие заключается в том, что записи в журнал кассира операциониста КМ-4 при этом не вносятся. Аннулирование ошибочно пробитого кассового чека при обнаружении ошибки после снятия гашения оформляется РКО (расходным кассовым ордером) из «главной кассы», так как выручка за предыдущий день уже была оприходована.

В розничной торговле нередко возникают случаи, когда необходимо осуществить возврат денежных средств покупателю. В подобных ситуациях всегда оформляется акт по единой форме КМ-3. О том, как правильно заполнить документ, готовый образец и пример – все это можно найти далее.

Оформление акта происходит во всех случаях, когда кассовые чеки (о покупке) не были использованы, т.е. фактически не удалось реализовать товар или услугу. Такое бывает в 2 случаях:

  1. Покупатель по каким-то причинам пожелал вернуть товар или же он не воспользовался услугой, которую уже приобрел. Если законодательство допускает возврат товара, и если покупатель уложился в сроки возврата, он имеет право на полную денежную компенсацию (наличными или возвратом на банковскую карту, в зависимости от способа оплаты).
  2. Кассир по ошибке пробил чек, и отменить действие уже невозможно (т.е. чек уже напечатан).

Образец и пример акта 2017 — 2018

Документ имеет единую утвержденную форму и применяется во всех магазинах, сервисных точках и других организациях, занимающихся розничной торговлей. В нем обязательно отражаются следующие сведения:

  1. Официальное полное название организации и контактные данные, вид деятельности и ИНН.
  2. Наименование кассовой машины и прикладной программы.
  3. Номер акта (в соответствии с нумерацией, принятой в компании) и дата его составления.
  4. Виза «Утверждаю» руководителя (директора магазина).
  5. Табличная часть, в которой в хронологическом порядке перечисляются номера чеков, пробитых ошибочно (или чеков, по которым необходимо вернуть денежные средства), прописывается сумму с точностью до копейки и ставятся ФИО, должность лица, которое разрешило возврат денег (например, старшего кассира или администратора).
  6. Далее прописью указывается общая сумма всех возвращенных средств и/или сумма по всем ошибочно пробитым чекам. Прописывается, что на эту сумму следует уменьшить всю выручку по кассе в данный день.
  7. Далее ставят подписи все члены комиссии, которые участвовали в составлении акта – обычно это менеджер отдела, старший кассир и сам кассир, который допустил ошибку (или же вернул средства покупателю). Прописывается официальное название должности, ставится подпись и расшифровка (фамилия, инициалы).

В одном и том же акте, допускается запись и возвратных, и ошибочно пробитых чеков. Но все они должны значиться одной датой. Поэтому если подобные операции совершаются в разные дни, на каждый день составляется своя форма.

Бланк представлен ниже:

Заполненный бланк, который можно использовать как образец:

Приложения к акту

К акту в обязательном порядке прикладываются документы, которые подтверждают факт возврата и/или ошибочно созданного и напечатанного чека. Количество приложенных документов должно точно соответствовать количеству чеков, указанных в табличной части:

Что касается объяснительной кассира, то необходимость ее составление регулируется администрацией. При этом не всегда составление документа предполагает обязательную вину сотрудника. Можно оформить объяснительную в качестве дополнительного разъяснения сложившейся ситуации. Пример с ошибочно пробитым чеком представлен ниже.

Порядок заполнения формы

Для заполнения формы КМ-3 необходимо участие комиссии сотрудников, а не только самого кассира-операциониста, который не может принять подобное решение самовольно. Как правило, присутствует представитель администрации магазина и/или старший кассир (а также администратор, менеджер смены и т.п. – в зависимости от правил внутреннего распорядка в компании).

Порядок действий следующий:

  1. Производится оценка возможности возврата денежных средств за товар или неиспользованную услугу (например, лекарства, предметы домашнего текстиля не подлежат возврату).
  2. В случае принятия положительного решения покупатель составляет заявление, кассир – объяснительную (при необходимости).
  3. С покупателем производится полный расчет, о чем ему выдается чек на возврат.
  4. В тот же день распечатывается и заполняется форма КМ-3. Все ответственные лица ставят подписи.
  5. Документ отправляется на хранение в бухгалтерию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт обязательно заверяется подписью директора (или исполняющего его обязанности лица). После этого проставляется печать, и акт хранится в бухгалтерии в течение минимум 5 лет.

Акт необязательно отправлять для проверки в налоговую инспекцию. Однако его показывают по первому требованию инспектора (или отсылают в налоговую, если она запросит подтверждение).

Форма КМ-3 используется в том случае, когда необходимо документально оформить возврат денежных сумм по неиспользованным (в том числе неправильно пробитым) кассовым чекам.

Акт о возврате чека оформляется в единственном экземпляре, без помарок и исправлений, кассиром, пробившим ошибочный чек, в тот же день, когда это случилось, в конце рабочей смены, во время подсчёта выручки.

Образец заполнения КМ-3. Акт о возврате денежных средств по форм

Бланк КМ-3. Акт о возврате денежных средств по форм

Порядок заполнения формы КМ-3

В «шапке» Акта указывается:

  1. наименование предприятия, его телефон, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП;
  2. название ККМ, её производственный и регистрационный номер
  3. фамилия или номер кассира;
  4. номер акта, дата его составления;
  5. виза директора организации, утверждающего акт.

В табличной части указываются данные возвращённого чека и должность лица, одобрившего возврат.

Сумма возврата также указывается прописью под таблицей. В Акте перечисляются все приложенные к нему документы, объясняющие возврат.

Такая ситуация может сложиться, если:

  • сумма пробитого чека больше действительной суммы покупки;
  • покупатель вернул товар в тот же день, и стоимость его из кассы была изъята;
  • чек был пробит ошибочно;
  • покупатель заплатил в кассу, но не отоварил чек в отделе.

Акт принимает и подписывает комиссия, состоящая из руководителя организации, заведующего отделом, старшего кассира и кассира-операциониста, после чего акт, вместе с погашенными чеками, заявлениями покупателей с просьбой о возврате денег, объяснительными кассира и другими необходимыми для объяснения ситуации документами, сдаётся в бухгалтерию, где хранится 5 лет.

Погашенные чеки фиксируются в