Автоматизация бизнес-процессов – реальная польза или лишняя головная боль?! Автоматизируя бизнес-процессы: как упорядочить хаос? Комплексная автоматизация бизнес процессов

Как бы жестко это ни звучало, но основные проблемы в отделе продаж происходят по вине людей. Люди – это всегда источник проблемы. Люди – это САМА ПРОБЛЕМА.

Наверно, каждый собственник в глубине души мечтает о том, чтобы в компании работали роботы. А что? Они работают в режиме 24/7. Не ходят на больничные и в отпуска. Не устают. Не жалуются на недостижимые планы. Не совершают ошибки, а, потому, не теряют клиентов. Идеальные работники...

Возможно, что через десятки лет предприятия перейдут на такой режим работы и будут принимать в штат железных людей прямо без предварительных собеседований. Они ведь все одинаковые: все безупречные, эффективные. Что ни робот – всё как на подбор.

Но пока надо свыкнуться с тем, что в компаниях работают живые люди. Которые ошибаются. Которые не совершенны. Но которым можно помочь, снизив риск человеческого фактора к минимуму.

С помощью автоматизации.

Автоматизировать - это как?

Бизнес-процессы в компании - это последовательность действий и операций, которые нужны для создания продукта или оказания услуги.

Бизнес-процесс - это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных операций или действий, которые нужны для создания продукта или оказания услуги. У бизнес-процесса есть управленец, отвечающий за результат.

В любой компании таких бизнес-процессов могут быть десятки.

И все они выполняются людьми.

Если появилась необходимость ускорить процесс, сэкономить время сотрудников, а также исключить ошибки по вине человеческого фактора, то используются программы для помощи людям. Это и есть автоматизация бизнес-процессов.

6 причин автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизировать бизнес-процессы можно с помощью CRM-системы. В действительности преимуществ ее внедрения – намного больше. Здесь перечислим базовые и наиболее весомые аргументы в пользу CRM-системы:

1. Менеджеры работают продуктивнее
Вы когда-нибудь замеряли, сколько менеджер тратит на выполнение однообразных и рутинных действий? На подготовку и отправку документов, на рассылку типовых sms-сообщений клиентов, обработку заявок? А сколько из 8-часового рабочего дня остается непосредственно на продажи? То есть на то, ради чего собственного менеджеры и были наняты в компанию?
Автоматизация позволяет убрать из рабочего процесса рутину и переключить фокус внимания менеджеров на ПРОДАЖИ. В итоге, сотрудники справляются с работой намного быстрее и качественнее.

2. Человеческий фактор сведен к минимуму.
Человек – не робот. Он может допускать ошибки. Нелепая опечатка – и всё, контакт клиента записан неверно. Нет контакта – нет клиента. Нет клиента – нет продажи.

3. Экономия на заработной плате.
Программа «не просит» зарплату. А еще вы можете экономиться и избавиться от необходимости брать людей на механическую работу типа создание массовых рассылок или осуществление документооборота.

4. Аналитика в режиме реального времени.
CRM-система позволяет видеть оцифрованные показатели по любым активностям и проанализировать текущую ситуацию, которая происходит в компании в текущий момент. Принимать важные управленческие решения, заниматься стратегическим планированием, тестировать бизнес-гипотезы становится удобнее и проще. Ведь все цифры хранятся в одном месте, а не в документах Word, таблицах Excel, на стикерах и головах менеджеров.

5. Клиенты не теряются.
CRM-система реагирует на входящий запрос по любому каналу связи. Она не дает пропустить ни одну заявку. А еще система напоминает менеджеру о необходимости связаться с клиентом в назначенное время для повторной продажи. Ни один клиент не будет упущен!

6. Сделки завершаются быстрее.
Система ставит задачи менеджеру на каждом этапе продаж. Он никогда не запутается и не забудет о том, что надо совершить любое касание по отношению к клиента, приближая его к сделке: перезвонить, подготовить коммерческое предложение, выставить счет.

Что можно автоматизировать?

Рассылка уведомлений.
Уходит много времени на проведение планерок и совещаний для контроля все сделок менеджеров? Есть один отличный вариант, как сэкономить время и посвятить несколько лишних часов на решение действительно важных вопросов.
Если у сотрудников возникают критические моменты на ключевом этапе сделки, которые мешают успешному ему завершению, то система автоматически присылает уведомление руководителю. Таким образом, у него есть возможность оперативно вмешаться и направить решение сложного вопроса в нужное направление.

Рассылка sms-уведомлений клиентам.
Есть категория клиентов, которые готовы обрывать телефоны офиса, чтобы выяснить статус их заказа. Менеджеры – на нервах, едва успевают отвечать на десятки звонков. И при этом отвлекаются от важных дел, едва справляясь с наплывом звонков.
CRM-система берет на себя рутину и автоматически отправляет sms-уведомления клиентов о статусе их заказов.
А еще настроить отправку sms-уведомлений клиентам с напоминаниями, актуально, например, когда у покупателей запланирована встреча с менеджером. Сотруднику нет необходимости тратить время на дозвоны до клиента. А тот, в свою очередь, не забудет о встрече. Выходит, что рассылка sms-уведомлений – это дополнительный фактор для увеличения продаж и экономии рабочего времени менеджеров.

Помощь менеджерам
Сколько «теплых» лидов вы теряете по вине менеджеров? Из-за их забывчивости. Из-за лени. Из-за того, что не захотели перезвонить после первого недозвона до клиента?
CRM-система не оставит менеджеру шансов забыть, полениться или не захотеть. Система подсказывает, когда и кому нужно перезвонить. Автоматические напоминания не дадут упустить сделку.

Документооборот
Оформление документов «сжирает» огромную часть рабочего времени менеджеров. Порой эти цифры доходят до 60% времени от стандартного 8-часового дня.
CRM-система отлично справляется с рутиной и берет вопросы подготовки и отправки документов на себя. В системе можно настроить сценарий таким образом, что при переходе сделки в статус «Подготовка документов», CRM сама заполнит нужные бумаги по заранее сформированным шаблонам, «подтянув» данные из карточки контакта.

Под автоматизацией бизнес-процессов понимают передачу функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.

Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.

Начнем с Примеров

Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они понятно показывают, для чего нужна автоматизация, что это такое и как она работает.

Пример 1. Продажи

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели , записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить .

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече.

В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас же, автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно, и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.


Автоматизация продаж

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе.

И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета, которые точно Вам показывают, какой клиент какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозирует будущий спрос.


Автоматизация логистики

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: Вы вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним , нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла – эффективно, не выросла – не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной , делать максимально персонализированные предложения и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе.

А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.


Автоматизация маркетинга

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную).

А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься – начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую – отчетность готова. Нажать третью – и все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.


Автоматизация бухгалтерии

Что такое бизнес-процесс

Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.

Бизнес-процессы – совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.

Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.

Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: “Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?”

Конкретнее

Приведу пример, вернемся опять к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься Вы нанимаете персонал, его обучаете, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.

Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.

В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.

Вы после этого оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете и стратегические сессии, и анализируете прошлые показатели.

Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и тд.

Все, что я перечислил выше и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.

После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять какими они бывают. И выделяют 4 типа бизнес-процессов:


Виды процессов
  1. Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, работа с клиентами и тд.
  2. Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и тд.
  3. Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, и т.д.
  4. Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, и т.д.

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть ниже. Вам важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда ведь?

Методы описания

Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи и даже не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.

При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.

При горизонтальном (процессном) описании, помимо последовательности, описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.


Методы описания

И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания.

1. Текст

Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.

Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить – обычно под конец документа первые мысли уже забываются.


Пример текста

2. Таблица

Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована, с помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.

При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым и описываются бизнес-процессы.


Пример таблицы

3. Схема

Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек анализируя текстовую информацию в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.

Обычно, бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.


Пример схемы

Автоматизируем бизнес за 8 шагов

Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно: надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.

На самом деле, в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно читайте дальше.

Шаг 1. Ставим цель

Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.

Обычно, при автоматизации ставят следующие :

  1. Повысить производительность труда;
  2. Минимизировать ошибки;
  3. Увеличить точность производимых вычислений;
  4. Привести бизнес в системный вид;
  5. Выполнить несколько задач параллельно;
  6. Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
  7. Сократить издержки;
  8. Наладить взаимодействие отделов между собой;
  9. Повысить качество ;
  10. Избавиться от рутинных задач.

Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация – помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.

Шаг 2. Определяем бизнес-процесс

Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.

Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. И для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения.

После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.

Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели Вы освобождаете время, путем автоматизации менее влиятельных действий.

Для того, чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:

  1. Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
  2. Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались, а также убрать лишние действия;
  3. Автоматизируем . И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.

Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача . Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.

Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.

Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного, могут и маркетингом управлять и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.

Лидерами рынка таких систем в России являются Битрикс24 , SalesapCRM . У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

– ERP-системы


ERP-системы

Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.

Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.

Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива.

Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно, 1С, куда без него.

– PM-системы


PM-системы

Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.

Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.

А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций.

Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.

Примерами подобных систем являются Trello, Asana, ToDoist.Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.

– Системы аналитики


Системы аналитики

Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.

Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.

Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты от Яндекс и Google ( и Google Analytics соответственно).

Генератор Продаж

Время чтения: 15 минут

Отправим материал вам на:

Примеры успешной автоматизации предприятий достаточно редки. Если учесть, что мероприятия по ее налаживанию весьма трудоемки и недешевы, стоит для начала разобраться, для чего нужна автоматизация бизнес-процессов, как она поможет вам в решении насущных проблем.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. В чем конкретно она заключается
  2. Популярные системы автоматизации
  3. С чего должна начинаться автоматизация в компании
  4. На что обращать внимание, выбирая средства
  5. 4 совета как можно на этом сэкономить
  6. Подводные камни» автоматизации бизнес-процессов
  7. Что контролировать в ходе управления автоматизацией

Что значит автоматизация бизнес-процессов

Под автоматизацией бизнеса принято понимать процесс перевода обычных повторяющихся операций и задач под контроль программного комплекса или информационной системы. В итоге руководство предприятия получает возможность высвободить человеческие и финансовые ресурсы, повысить производительность труда и более эффективно управлять стратегией развития.

Типичный пример управления организацией, когда не соблюдается четкая последовательность осуществляемых действий, можно представить в виде следующей схемы:

Такой метод управления сопровождается серьезными недостатками:

  • руководители и линейные менеджеры испытывают постоянную высокую нагрузку, поскольку рабочий процесс протекает исключительно при их непосредственном участии;
  • в процессе выполнения задач задействуются помимо основных исполнителей работники смежных подразделений;
  • никому не известно, на каком этапе находится решение задачи;
  • сферы ответственности не разделены, многие функции дублируются;
  • сроки принятия решений не подвергаются четкому контролю;
  • сотрудники, принимающие участие в процессе, не мотивированы на конечную цель.

В результате такого подхода все заняты, а решение поставленных задач оставляет желать лучшего.

Процессный подход в корне отличается от данного положения дел, поскольку в его основе лежат оптимальный порядок действий и контроль выполнения на каждом этапе.

Цель процессного подхода – соответствие деятельности предприятия определенному регламенту и взаимосвязанность внутренних бизнес-процессов.

Процессный подход отличается следующими преимуществами:

  • упорядоченность бизнес-процессов;
  • решение задач кратчайшим путем;
  • персональная ответственность сотрудников за свой участок работы;
  • контроль выполнения заданий;
  • мотивация работников на достижение оптимального результата;
  • планирование по срокам исполнения задач;
  • упрощение внутренней иерархии организационной структуры предприятия.

В чем конкретно заключается автоматизация бизнес-процессов

Системы автоматизации позволяют моделировать бизнес-процессы любого уровня сложности онлайн. Для пользователей предусмотрен доступный менеджер задач, сочетающий удобство и многофункциональность.

С его помощью сотрудники получают возможность назначить ответственных за решение конкретных задач, получать статистику по времени, затраченному на отдельные процессы, а также строить планы по оптимизации деятельности. Напоминание о дедлайнах позволит избежать нарушения сроков выполнения отдельных задач.

Управление информацией о клиентах

В основе каждой системы автоматизации бизнес-процессов находится база данных, объединяющая все сведения о клиентах компании. Если использовать эту информацию правильно, работа организации может быть максимально эффективной.

Система упорядочивает данные и дает возможность группировать их в зависимости от конкретных задач. Клиентская база включает полный объем сведений, необходимых для оптимального взаимодействия с потребителями.

Все данные сгруппированы в удобные блоки, система предоставляет удобную возможность послать письмо, совершить звонок, напомнит историю совместной деятельности и даже покажет профили в соцсетях.

Автоматизация процесса продаж

К главным функциям системы автоматизации бизнес-процессов можно отнести помощь менеджерам в результативном управлении продажами. Благодаря системе работа по нескольким сделкам может проходить одновременно. Каждый шаг пользователями сопровождается подсказками, помогающими спланировать следующий шаг с наибольшей эффективностью.

Имея перед глазами историю сотрудничества с тем или иным клиентом, менеджер легко предложит ему именно тот продукт, который с максимальной степенью вероятности удовлетворит его потребности.

Воронка продаж и другие методы аналитики позволяют без труда определить слабые места процесса продаж, обратив внимание на которые сотрудники получат лучший результат. Удобные визуальные инструменты системы дают возможность убедиться, что профиль клиента содержит всю необходимую информацию, а также данные о сделках отражены максимально точно.

Лид-менеджмент

Управление лидами – не менее важная функция системы автоматизации бизнес-процессов. Пользователи могут получать представление о потребностях клиентов, как входящих в базу компании, так и потенциальных.

Автоматической регистрации в системе подлежит каждый новый лид, после чего она сама подсказывает менеджеру шаги, которые будут наиболее эффективными в конкретной ситуации.

Управление клиентским сервисом

Долгосрочные отношения с клиентами невозможны без отлаженного сервиса. Система автоматизации бизнес-процессов позволяет настроить мультиканальный сервис высокого качества. Обращения клиентов и запросы на обслуживание управляются на базе эталонного процесса.

Информация о клиентах, входящих и исходящих звонках сфокусирована в одном окне. Системе под силу предложить необходимую форму договора, определить skill-группу, произвести расчет сроков, в которые заявка будет выполнена, и совершить ответный звонок клиенту.

Автоматизация документооборота

Система автоматизации позволяет привести в порядок документооборот компании, чтобы в дальнейшем повысить эффективность управления договорами, счетами, протоколами и входящей корреспонденцией. Программа предлагает воспользоваться готовыми шаблонами для формирования различных документов.

Предусмотрена возможность прикрепления скан-копий для оперативного доступа к печатным вариантам. Электронное хранилище вмещает весь объем документации предприятия. Удобный поиск позволяет найти нужный документ за доли секунды. Предусмотрена возможность групповой работы, а также визирования с целью согласования счетов.

Управление продуктовым портфелем

К обычным возможностям системы автоматизации бизнес-процессов добавлены инструменты, позволяющие структурировать номенклатуру и управлять каталогом продуктов. Чтобы облегчить процедуру поиска, можно установить удобный фильтр. Учет цен и скидок станет гораздо проще, как и подбор продуктов для заказа.

Популярные системы автоматизации бизнес-процессов


Оставить заявку

Для каждого предприятия характерны свои бизнес-процессы. Их совокупность можно сгруппировать по нескольким направлениям и впоследствии автоматизировать как в общем, так и в пределах одного процесса:

Комплексная автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов, производимая «островным» способом, без взаимосвязи между отдельными системами, редко приносит ощутимую пользу. Когда речь идет об оптимизации отдельных сфер деятельности, не преследуется цель повысить эффективность работы компании в целом.

Единая система автоматизации бизнес-процессов, напротив, является комплексом инструментов, позволяющих управлять финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в целом, вести оперативный, бухгалтерский и управленческий учет.

ERP – концепция единой системы для управления компаний – начала применяться в конце 80-х, с годами становясь все популярнее благодаря появлению соответствующего программного обеспечения.

ERP-система базируется на принципе единого информационного пространства, с помощью которого можно отслеживать и анализировать данные о бизнес-процессах, протекающих в различных подразделениях организации.

ERP-системы используют для построения модульный принцип, имеют структуру, состоящую из независимых блоков, отвечающих за отдельный процесс. Это позволяет дорабатывать и расширять возможности системы вместе с возникновением новых технологических или законодательных аспектов, а также с изменением потребностей клиентов.

Типичная ERP-система состоит из следующих групп модулей:

  • логистический;
  • производственный;
  • маркетинговый;
  • снабженческий;
  • сбытовый и др.

ERP-системы в российском бизнесе стали использоваться крупнейшими компаниями в самом конце 20-го века, сегодня без них не обходится ни одно предприятие независимо от его размера.

Внедрив ERP-систему, компания больше не нуждается в многочисленных программах, имеющих узкое направление – работа со складом, финансами, логистикой, офисом. Следовательно, расходы на IT-сопровождение значительно снижаются.

В 2017 году тройку лидеров мирового рынка ERP-систем составили SAP (20 %), Oracle (13,9 %) и Microsoft (9,4 %). За ними по нисходящей занимают места следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Чемпионом по скорости внедрения признана компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций - SAP.

Самой востребованной российской ERP-системой в 2017 году стала «1С: Предприятие». Чуть менее популярны «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

С чего должна начинаться автоматизация бизнес-процессов в компании

В ходе налаживания автоматизации бизнес-процессов предприятие проходит следующие этапы:

  1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.
  2. Определение насущных потребностей в автоматизации.
  3. Подборка программного обеспечения или разработка индивидуализированного софта.
  4. Внедрение системы на предприятии и обучение персонала ее применению.

В данном перечне важными являются абсолютно все этапы.

Для начала определимся, о чем пойдет речь. Бизнес-процесс – комплекс видов деятельности, подчиняющихся общей цели, происходящих в заданной последовательности и протекающих в рамках установленных требований.

В результате такой деятельности происходит преобразование ресурсов в конечный продукт, ценный для потребителя. Если взглянуть на бизнес-процесс со стороны информационных технологий, он будет выглядеть как последовательность работ, имеющих отношение к производственной деятельности предприятия, цель которых – создание прибавочной стоимости.

В состав бизнес-процесса входит структура нескольких действий, направленных на реализацию целей в системе информации, таких как управление предприятием, анализ качества продукции, ресурсное обеспечение ее выпуска.

Нередко приходится видеть, как руководство надеется путем автоматизации бизнес-процессов наладить взаимодействие между подразделениями фирмы. Да, информационные системы – неотъемлемая часть управления, но им не под силу в корне изменить неграмотную организацию.

Многие предприятия работают с огромными объемами данных, для анализа и использования которых современные системы просто необходимы, и автоматизация поможет компании выйти на новый уровень развития.

Когда речь идет о том, что сбор информации отсутствует либо ее достоверность под большим сомнением, подразделение компании не взаимодействуют между собой, необходимо для начала наладить систему управления.

Именно поэтому перед руководством первым делом стоит задача оценить текущее состояние и определить, поможет ли автоматизация в решении проблем.

С помощью автоматизации бизнес-процессов сегодня можно обеспечить решение следующих задач:

  • Увеличить скорость обработки информации внутри компании (например, моментальное поступление заявки из отдела продаж на склад).
  • Добиться прозрачности бизнеса (например, узнать величину задолженности контрагентов).
  • Контролировать объемы информации (например, клиенты имеют возможность оставлять заявки через сайт).
  • Повышать взаимодействие между подразделениями (например, товар, забронированный клиентом, не будет продан другому).
  • Увеличить показатели технологичности бизнеса (например, подсчет цен и налогов осуществляется автоматически) и др.

Однако чтобы решить такие задачи, как привлечение новых клиентов, своевременность сдачи налоговой отчетности и стратегическое планирование, одной автоматизации бизнес-процессов явно недостаточно.

Как правило, ее внедрение требуется в случаях:

  • переориентации предприятия на решение новых задач (изготовление другой продукции, выход на новые рынки, оснащение производства современными технологическими линиями);
  • осуществления реформ или изменения принципов управления;
  • неспособности прежней системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
  • подготовки компании к продаже (в результате автоматизации вырастет ее рыночную стоимость).

Следующий по важности шаг – решить, какой именно участок деятельности компании нуждается в автоматизации бизнес-процессов в первую очередь. Проще всего это сделать представителям малого и среднего бизнеса. Им следует только определить, какой сотрудник связан с хранением и обработкой данных, составлением отчетов и тому подобной деятельностью.

Первыми на ум приходят бухгалтерские и торговые отделы, склады и т.д. Есть бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать без раздумий, – кадры, бухгалтерия, учет товарно-материальных ценностей.

Другой способ определить, какая сфера деятельности компании нуждается в первоочередной автоматизации бизнес-процессов, – выявить слабые места предприятия. Факторы недовольства могут быть различными – сроки выполнения процесса, его стоимость и качество.

Например, составлять план развития можно и без использования программного обеспечения. Естественно, расчеты не будут достаточно точными, а их осуществление займет не меньше недели. Большого количества ошибок при этом не избежать, а трудозатраты будут чрезмерно высокими.

Для малого и среднего бизнеса стоит в первую очередь автоматизировать общение с клиентами и все его составляющие:

  • прием заказов;
  • обратную связь;
  • жалобы, пожелания, предложения.

Работу с клиентами следует построить на основе подробного алгоритма, начиная с входящего звонка или письма по электронке и заканчивая выполнением заказа и гарантийным сопровождением.

Целью автоматизации бизнес-процессов должно быть прохождение информации от поступления до реализации без малейшей задержки и дополнительных усилий со стороны заказчика. Нельзя забывать, что клиенты компании – это источник ее благосостояния, именно от них поступают деньги, которые могут быть использованы на последующую оптимизацию.

Что касается крупных компаний, то им следует в первую очередь автоматизировать производство и работу складов, что позволит им обрабатывать максимальное количество заказов.

Некоторые российские компании по традиции регламентируют свои бизнес-процессы согласно должностным инструкциям, поэтому работа в них налажена на основе достижения заданных показателей.

Это значит, что продажами могут заниматься сразу несколько подразделений, в итоге возникает конфликт интересов, негативно влияющий на общую ситуацию с реализацией и итоговую прибыль.

Автоматизировав отношения с заказчиками, можно приступать к переводу на информационную основу других бизнес-процессов – складского дела, закупок, производства и т.д.

Следующим этапом должно стать внедрение автоматизации в расчет зарплаты, формирование статистических форм, учет драгоценных металлов.

Но это в теории. Практика показывает, что сначала происходит автоматизация финансовых и материальных потоков, то есть бухгалтерии, складского учета, кассы. Затем приступают к сбыту, закупкам, производству и контролю качества.

Заключительным этапом становится автоматизация деятельности персонала. Общая длительность воплощения проекта может занять от полутора до трех лет.

На что обращать внимание, выбирая средства автоматизации бизнес-процессов

Задумавшись о приобретении программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, можно рассмотреть два варианта:

  • создать систему на базе типового продукта;
  • разработать и внедрить ПО с учетом индивидуальных потребностей компании.

Стандартный продукт будет более выгоден по цене и проще во внедрении. Его недостатком можно считать ограниченные возможности для приспособления к нуждам компании, предусмотренные разработчиком. Это относится и к облачным сервисам.

Для выбора оптимального программного обеспечения необходимо ответить на несколько вопросов:

  1. Какие бизнес-процессы подлежат автоматизации?
  2. Отвечают ли функциональные возможности выбранной программы тем задачам, которые ей предстоит решать?
  3. Можно ли осуществить ее подстройку под особенности вашего процесса?
  4. Предусмотрена ли вероятность оперативного внесения изменений в систему без остановки ее использования, если возникнет такая необходимость?
  5. Удобна ли система в использовании?
  6. Существует ли возможность интегрировать систему с уже установленными сервисами или программами автоматизации?
  7. Кем и на каких условиях будет осуществляться техподдержка?
  8. Во что обойдется внедрение и владение системой?

Без помощи профессионалов при этом обойтись вряд ли получится, поэтому стоит обратиться за консультацией к компаниям-вендорам, которые занимаются разработкой профильного программного обеспечения. Нелишним будет проанализировать опыт партнеров и конкурентов.

Опираясь на все полученные сведения, учитывая специфику собственной отрасли, можно приступать к выбору конкретного продукта. Решение вопроса о том, будет ли автоматизация бизнес-процессов комплексной или можно обойтись системой ERP, зависит от особенностей предприятия.

Во сколько обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия

Дать однозначный ответ довольно затруднительно, поскольку стоимость автоматизации бизнес-процессов конкретной компании находится в прямой зависимости от нескольких условий, которые необходимо учитывать:

  • на решение каких задач должно быть рассчитано ПО;
  • типовой или настраиваемой должна быть система;
  • какие ресурсы требуются для ее внедрения;
  • сколько рабочих мест должно подключаться к системе.

Например, покупка самой популярной в России программы «1С: Предприятие» обойдется в сумму от 40 тысяч рублей на 20 рабочих мест до 400 тысяч рублей – на 100.

На стоимость автоматизации также влияет несколько факторов:

  • цена самой системы, в том числе «коробки» или арендных платежей, если будет использоваться «облачная» версии;
  • стоимость услуг по настройке системы автоматизации и обучению сотрудников работе с ней;
  • оплата технической поддержки.

Необходимо включить в эту статью расходов косвенные издержки, например, рабочее время ключевых пользователей и руководства, потраченное на участие в реализации проекта.

Совет №1. Следите за поддержанием актуальности описания бизнес-процессов .

Составьте регламенты по ведению и кодировке аналитики НСИ (нормативно-справочной информации). Регулярно осуществляйте проверку менеджмента и персонала на знание бизнес-процессов и систем контроля качества компании. Это гарантирует экономию бюджета ИТ-проекта до 30-40 %.

У сотрудников предприятия должно быть четкое представление о том, что именно подлежит автоматизации и для чего это необходимо. При понимании сути процессов разработка программы или адаптация «коробочной» версии не будет представлять сложностей для ИT-директора.

Реализовать проект можно как самостоятельно, так и воспользовавшись услугами специализированных компаний.

Есть примеры внедрения комплексной автоматизации бизнес-процессов крупными корпорациями, оборот которых составляет миллиарды долларов, всего за два месяца. Такой результат можно счесть невыполнимым, но стоит учитывать, что это был завершающий этап предварительной работы по НСИ и отчетным формам, которая длилась более двух лет.

Совет №2. Применяйте бесплатные программы для автоматизации многократно повторяющихся операций на компьютере.

Распределение обязанностей поможет избавиться от рутины.

Совет №3. Пользуйтесь услугами по внедрению системы автоматизации, предоставляемыми ИТ-компаниями , которые уже выполняли проекты именно в вашей отрасли.

Для них понятна специфика вашего бизнеса, что позволит значительно снизить затраты.

Совет №4. Имейте дело с ИТ-компаниями, которые продают и устанавливают различные системы автоматизации, то есть с мультивендорами.

Квалификация персонала таких фирм позволяет им шире смотреть на проблемы внедрения систем, они могут сравнивать различные программные продукты, выделять их плюсы и минусы. Отсюда – большая вероятность, что для вашего бизнеса будет подобрано оптимальное решение.

«Подводные камни» автоматизации бизнес-процессов

Не стремитесь к совершенству

Первым этапом подготовки к внедрению систем автоматизации становятся исследования, сопровождающиеся объемными отчетами по бизнес-процессам компании. При этом многие сталкиваются с такой характерной проблемой, как затягивание процедуры согласований деталей будущего внедрения и неоднократная передача документации от заказчика к исполнителю.

Излишней тщательности и стремления довести проект до идеала в данном случае следует избегать, поскольку все это затягивает сроки и увеличивает траты, не давая при этом ощутимого положительного результата.

Не допустить эту очень распространенную ошибку поможет указание в договоре сроков подготовки документации, количества необходимых согласований и четкое следование им.

Определиться с выбором

При разработке дизайна системы часто встречающейся проблемой можно назвать выбор варианта, по которому будет реализован разрыв между описанием бизнес-процессов и стандартным видом устанавливаемой системы.

При решении любой задачи может применяться различная степень автоматизации. Так, необходимость пополнения зоны отбора из резерва реализуется несколькими способами:

  • формирование пользователем вручную задания на пополнение зоны отбора по мере необходимости;
  • автоматическое формирование задания, когда некоторый параметр достигает определенного критического уровня;
  • автоматическое формирование задания, учитывающее все потенциальные заказы;
  • автоматическое формирование задания, основанное на учете всех потенциальных заказов, поставок и т.д., а также принимающее во внимание нарастающую сложность исполнения.

Самой большой проблемой при этом считается выбор оптимального решения. Для максимальной быстроты следует определить цели проекта и сроки его реализации. Должны быть учтены точки зрения всех заинтересованных сторон.

Одна задача может выглядеть по-разному для IT-специалистов и складских работников. Решать ее следует так, чтобы система не вызывала трудностей у ее основных пользователей.

Боязнь нововведений

Этап внедрения систем автоматизации нередко становится причиной увольнения персонала, который отказывается обучаться работать по-новому. Случаи, когда половина сотрудников склада предпочитала сменить место работы вместо того, чтобы осваивать новые технологии учета товаров, встречаются довольно часто.

Руководство может принять некоторые предупредительные меры, а именно провести обучение, при этом обратить особое внимание на его доступность для большинства сотрудников, разъяснить те выгоды, которые получит предприятие и сами работники в результате внедрения системы автоматизации.

Однако если сопротивление персонала слишком велико, возможно, стоит сделать ставку на набор новых сотрудников, готовых осваивать новые формы работы. Такой вариант решения проблемы адаптации довольно распространен. Вновь принимаемые работники не связаны рамками того, «как было раньше», поэтому с легкостью принимают новые условия.

Особенности систем автоматизации, которые сводят к минимуму необходимость запоминать огромные объемы информации, позволяют человеку освоиться на рабочем месте за несколько дней.

Что контролировать в ходе управления автоматизацией бизнес-процессов

Внедрение систем автоматизации бизнес-процессов требует постоянного контроля основных направлений работ как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителей. К наиболее важным моментам стоит отнести стоимость проекта, сроки выполнения отдельных этапов, деятельность персонала, качество промежуточных работ.

Недопущение отклонений от плановых показателей, предусмотренных договором, своевременное принятие мер по устранению обнаруженных недочетов составляют основной объем задач, стоящих перед руководством с обеих сторон.

Соблюдение сроков

Увеличение сроков реализации проекта, предполагающее дополнительные затраты, можно назвать классической проблемой любого внедрения новых технологий. Как правило, она возникает в результате побочных факторов. Свести к минимуму вероятность задержек помогут специальные управленческие механизмы.

К главным из них относится план-график реализации проекта. В нем регламентированы все работы, которые необходимо выполнить, во взаимной связи. План-график необходим для мониторинга прохождения контрольных точек осуществления проектных этапов и контроля сроков, установленных для каждой из них.

В этом документе необходимо предусмотреть резервы времени на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, а также даты контрольных совещаний. Успешная реализация проекта зависит от того, насколько слаженно будут взаимодействовать команды.

Максимальная точность и подробность при составлении графика повышает вероятность его соблюдения в ходе выполнения работ.

Увеличение стоимости

Стоимость реализации проекта, как правило, увеличивается вследствие изменения круга задач по сравнению с ранее установленными и продления сроков. Повышение стоимости само по себе может стать фактором, провоцирующим новые проблемы.

Особую осторожность необходимо проявлять при рассмотрении вопроса увеличения функциональности внедряемой системы. Да, нередко необходимость добавить новые возможности проявляется только в процессе работы по установке, заранее предусмотреть ее было крайне сложно.

Но по большей части участники реализации проекта настаивают на том, чтобы расширить функционал, в попытках реализовать свои творческие идеи. Это стремление к идеалу может послужить причиной затягивания сроков, поэтому инициативы по улучшению системы лучше внести в план последующих работ.

На первом плане должна быть своевременная реализация проекта по автоматизации бизнес-процессов и достижение целей, поставленных на данном этапе. Это оправданно и с организационной, и с экономической точки зрения. Стремление к бесконечному улучшению системы способно привести к потере ее актуальности.

Кадровый вопрос

Это один из ключевых факторов, влияющих на успешность проекта. Персонал в IT-сфере, как и в других отраслях, где итог деятельности в большей мере зависит не от оборудования, а от человека, играет важную роль.

Следовательно, отсутствие проблем при реализации проекта и минимизация рисков гарантированы, когда исполнители отличаются высоким профессионализмом, ответственностью и стремлением к достижению наилучших результатов.

Нередко внедрение новых проектов сопровождается негативным отношением со стороны сотрудников, явным противодействием, делением сфер влияния.

Еще одной распространенной проблемой, связанной с персоналом, можно назвать отсутствие у заказчика сотрудников необходимой квалификации, способных участвовать в реализации проекта.

Выходов из создавшейся ситуации несколько:

  • пополнить штат новым работником, обладающим достаточным уровнем знаний для выполнения проектных мероприятий;
  • временно взять на работу сотрудника компании-исполнителя, который будет представлять интересы заказчика в рамках реализации проекта (такой вариант подходит не для всех, но в практике некоторых фирм он встречается);
  • передать в аутсорсинг независимой IT-компании функции по контролю проекта со стороны заказчика.

При реализации проекта по автоматизации бизнес-процессов требуется постоянный контроль достижения промежуточных результатов, зафиксированных в плане-графике. Цель такого мониторинга – следить за тем, насколько выполненные шаги соответствуют конечной цели.

Для этого существует механизм контрольных точек – определенных параметров, которые должны быть достигнуты к назначенному сроку. Анализ полноты решения задач на конкретный момент помогает понять, не отклоняется ли ход внедрения системы автоматизации от намеченного.

На совещаниях руководителей проекта с обеих сторон сверяются показатели и ставятся следующие задачи.

В завершение хотелось бы сказать, что автоматизация бизнес-процессов – сложный, но увлекательный процесс, в котором задействованы сразу несколько сторон. Он отличается своей многозадачностью и будет успешен только при соблюдении нескольких важных условий:

  • опыт компании, которая внедряет систему автоматизации;
  • уровень квалификации и надежности команды, работающей над осуществлением проекта;
  • выбранная технология внедрения.

Особое значение при этом стоит придавать легитимности осуществляемых процедур: использовать лицензионное ПО, обращаться к специалистам, прошедшим сертификацию на выполнение соответствующих услуг.

Убедившись, что IT-компания, которой вы собираетесь поручить автоматизацию бизнес-процессов вашего предприятия, давно работает в этой сфере, имеет за плечами немало успешно реализованных проектов, работает исключительно с лицензионными программами, вы можете рассчитывать, что внедрение системы станет отправной точкой для развития компании.


Бизнес-процессы — действия, создающие для потребителя продукт или услугу — требуют от их участников автоматизации, что позволит добиться лучших результатов за более короткий промежуток времени. А это уже увеличение доходов и повышение уровня жизни как для владельца бизнеса, так и для его работников.

При автоматизации бизнес-процессов выстраиваются новые либо оптимизируются ранее созданные коммуникации между подразделениями и службами предприятия или организации (например, маркетинга, производства, продаж, сервиса). Обмен информацией между ними происходит значительно быстрее, точнее и, что немаловажно, контролируется руководителем или владельцем, в том числе удалённо.

Таким образом, предприниматели получают мощный и удобный инструмент администрирования своего дела из любой точки мира.

Мы обслуживаем организации и предприятия малого и среднего бизнеса любого направления согласно 54-ФЗ.

Какие проблемы решает автоматизация бизнес-процессов

Учётная политика, контроль процессов и управление ресурсами всегда имели решающее значение для процветания любого бизнеса.В неавтоматизированных бизнес-организациях у руководителя часто возникают проблемы с контролем работы сотрудников и учётом товаров или услуг, особенно при удалённом нахождении последних.

Отсутствие прозрачности в работе персонала повышает процент ошибок и снижает производительность труда у работников.

Проблема учёта произведённых товаров и услуг, результатов труда и КПД каждого сотрудника, отдела или цеха снижает мобильность, оперативность и непрерывность руководства бизнесом.

Владельцу проблематично в ручном режиме развивать бизнес в нескольких пунктах одновременно, оптимизировать операционные действия и штат работников.

Сегодня современными средствами возможно автоматизировать каждый процесс на бизнес-объектах в любых масштабах — от участка до взаимодействия между предприятиями и производствами.

Это позволяет не только компетентно регулировать бизнес-процессы, но и улучшать их, в том числе грамотно планировать дальнейшее развитие производства либо предприятия.

Результаты автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов приносит экономический эффект, покрывающий расходы на её введение, и повышает результативность действий персонала:

  • Возрастает скорость взаимодействия с клиентом, что увеличивает продажи и, соответственно, прибыль компании.
  • Сырьё и продукция под учётом и контролем на всём протяжении производственного процесса. Оплата за поставленные товары и предоставленные услуги проводится согласно заранее разработанному плану.
  • Облегчение учёта приводит к упрощению подбора ассортимента и инвентаризации без перерывов и остановок производств, складов, магазинов.
  • Контроль режима работы сотрудников снижает потери и предотвращает воровство. Расчёты с работниками под учётом и оптимизированы. Выявляется результативность работников, что позволяет содержать оптимальный штат сотрудников.
  • Доступны показатели прибыльности и обороты по объектам в текущем времени в единой базе данных. Информационный обмен между объектами осуществляется с разделением документооборота.
  • У руководителя (владельца) бизнеса имеется управленческая отчётность по всем организациям в одном месте, доступна статистика оборотов и прибыльности в реальном режиме времени.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов от Онлайн-касса.ru

Обратившись в нашу компанию, Вы получаете следующие преимущества:

  • 100% юридическая защищённость при оформлении документов от Федерального оператора по продаже, подключению и обслуживанию ККТ.
  • Рабочий проект для согласования, доработки и одобрения.
  • Автоматизацию бизнес-процессов по индивидуальному проекту либо типовое решение.
  • Выделенную группу опытных специалистов — за прошедший год более 230 успешных внедрений.
  • Комплексное интегрирование от официального дилера 1С и других производителей ПО, также используем собственные наработки.

Какие решения по автоматизации бизнес-процессов мы предлагаем

Прописная истина - отсутствие альтернативы нервирует. Поэтому у наших клиентов всегда есть выбор — какому из проектов автоматизации их бизнес-процессов отдать предпочтение в зависимости от своих потребностей и пожеланий:

  • Это может быть начальный проект “Типовой” , при котором наши специалисты окажут Вам услуги по регистрации онлайн-касс в налоговой и подключению их к оператору ФД, установят программы-драйверы оборудования и ПО, настроят систему налогообложения, проведут обучающий курс для пользователей работе с программным обеспечением 1С.
  • Следующее предложение — проект “Бюджетный” включает в себя: поставку и подключение оптимального оборудования, установку и запуск программного обеспечения, обучение персонала работе с оборудованием и ПО.
  • И, конечно же, Вы получите персональное предложение — проект “Индивидуальный “под ключ” . Поставка, подключение и запуск оборудования и ПО, а также обучение пользователей будет осуществлена согласно исходным данным, проблемам и пожеланиям каждого конкретного клиента.

WEB-инструменты и BPM-концепции - все эти термины обрушиваются на современных предпринимателей, стремящихся к модернизации своего бизнеса. Непонятные сокращения, неясные иностранные термины… И правда, что это вообще такое - ERP-, BPM-, CRM-системы?

Новинки на пользу широким массам

В последнее время информационные технологии, вычислительные мощности стали важным элементом повседневной жизни. Не обошли они стороной и сферу представляет собой довольно сложный процесс написания такого программного комплекса, который позволит взять под контроль все происходящее внутри компании и по возможности снизить вероятность человеческого фактора совершения ошибок.

Традиционные модели управления предприятиями постепенно становятся пережитком прошлого. Автоматизация бизнес-систем в наши дни - обязательное мероприятие, с которым лучше не тянуть, так как во многом от этого зависит гибкость компании, ее способность выживать на рынке, подстраиваться под меняющиеся условия даже в ситуации жесткой конкуренции.

Общая терминология

Бизнес-процесс - совокупность этапов, позволяющих упорядочить и реализовать стратегию по достижению сформулированных руководителями предприятия целей. Применяя эффективные инструменты автоматизации бизнеса, можно стандартизировать все операции по получению задуманного. Это сделает взаимодействие с клиентами более эффективным, отделы организации будут находиться в постоянном диалоге, а прибыль увеличится. Одновременно с этим клиентура будет довольна, прежние заказчики останутся, так как качество обслуживания будет достаточно высоким, а новые будут приходить в том числе и по рекомендации прежде обслуженных.

Основные цели автоматизации бизнес-процессов - это превращение рабочего процесса в эффективный, результативный, прибыльный способ выживания на рынке товаров и услуг. Разработка систем менеджмента с применением функциональных и удобных решений позволяет управлять всеми протекающими в компании процессами.

Как это работает?

Когда предпринимателю нужно принять решение, стоит понимать, что выбор системы автоматизации бизнеса - задача непростая и очень ответственная. Необходимо по возможности отдавать предпочтение эффективному продукту, специализированному на той сфере, в которой предприятие функционирует. Считается, что удобны в использовании и эффективны в работе варианты, допускающие моделирование всех протекающих внутри организации процессов, вне зависимости от сложности. Если это реализовано на облачных серверах, что дает возможность доступа в режиме онлайн, такая автоматизация бизнес-процесса будет наиболее эффективной.

Визуальные инструменты делают работу с системой более удобной, проще контролировать качество введённой информации, полноту наполнения, а также давать оценку эффективности каждого сотрудника предприятия. Корректные сведения, которые предоставляются руководителю через автоматизацию бизнес-процессов, становятся базой для принятия управленческих решений.

Полезно для всех

Не менее важны технологии автоматизации бизнеса для менеджеров компании, получающих таким образом инструмент, через который в любой момент можно отследить ответственного по задачам, а также всех участников процесса. Одновременно есть возможность рассчитать время, затраченное на выполнение работ. Эта информация необходима для дальнейшего планирования деятельности.

При разработке систем автоматизации бизнеса в продукт обязательно включают автоматическое напоминание, позволяющее контролировать срочные задачи. Сообщения генерируются в заданном программой режиме, можно настроить выдачу сведений о различных событиях, имеющих важность для персонала организации, клиентов. При разработке системы необходимо особенное внимание уделить оформлению - интерфейс должен быть понятным на интуитивном уровне, чтобы сотрудники смогли быстро включаться в работу с ним и не совершать ошибки.

Все для продажников

Одно из основных направлений внедрения системы автоматизации - улучшение работы компаний, специализирующихся на продажах, причем в первую очередь работать в новом продукте предстоит персоналу, ответственному за сделки. Автоматизация позволяет распределить рабочее время и повысить результативность каждого нового дня. Бизнес-процессы, программируемые в системе, разбиваются на отдельные этапы, и менеджер, пользующийся продуктом, всегда может получить справочную информацию, связанную с текущим шагом.

Современные системы содержат инструменты, позволяющие отслеживать все этапы взаимодействия с конкретным клиентом. Это помогает анализировать запросы, на основании чего можно предложить услугу, товар, актуальные для именно этого заказчика. Индивидуальный подход и учет потребностей высоко ценятся в настоящее время. Для анализа эффективности можно прибегнуть к автоматизации расчета воронки продаж. Похожий инструмент будет полезен и при выявлении узких мест в работе предприятия. Известны другие инструменты, помогающие подводить аналитику по бизнес-процессам. Предпринимателю стоит выбрать наиболее удобные с учетом специфики его предприятия и сформулировать задание для программистов, реализующих систему управления.

Управлять с умом

Принято говорить о трех классах систем автоматизации бизнес-процессов: развивающих, поддерживающих, первичных. Градация обусловлена степенью влияния на работу компании, зависимостью результата от корректности применения конкретной системы.

Эффективная автоматизация - это еще и инструментарий, через который можно контролировать лиды, определять потребности клиентуры как потенциальной, так и уже наработанной. Новый лид обязательно должен быть зарегистрирован, отображён в системе, чтобы в дальнейшем менеджер, ответственный за процесс, мог учитывать его в работе и корректировать свои шаги.

Все ради клиента

Основная идея работы любого заинтересованного в успехе предприятия - это удовлетворение нужд клиента, учет его потребностей и вкусов. Безупречность сервиса становится залогом сохранения наработанной аудитории, а обеспечить именно такой уровень обслуживания можно, если внедрить автоматизированную систему контроля за всеми хозяйственными операциями. Это поможет избежать ошибок, спровоцированных человеческим фактором, позволит держать в фокусе внимания все вопросы, сроки и важные аспекты. Мультиканальный сервис по обслуживанию клиентов - это довольно важный инструмент, позволяющий реализовать продуманную и эффективную систему.

Разработка предполагает программирование эталонного процесса, по которому будут строиться все запросы, обращения. При анализе поступившей информации можно использовать одно окно для обработки максимального объема данных. Используя удобную систему, операторы смогут вызывать договоры, связанные с клиентом, просматривать его историю, отслеживать сроки, контролировать наличие обратной связи и тратить на все эти операции минимум времени и усилий.

Документационное сопровождение

Иногда кажется, что документирование каждой операции - занятие скучное, нудное, отнимающее прорву времени и совершенно бесполезное. Разработчики современных инструментов для автоматизации предприятий учли такое общераспространённое мнение, поэтому у бизнесмена есть большой выбор программных продуктов, помогающих оптимизировать процесс документационного обеспечения.

Все официальные бумаги всегда есть под рукой в электронном виде, они структурированы и упорядочены, а специальные запрограммированные инструменты контролируют исполнение сроков. Можно отслеживать корреспонденцию, бухгалтерскую документацию, договоры, заключённые с клиентами и поставщиками. Многие продукты также содержат встроенные шаблоны, применение которых упрощает формирование новых документов. При заказе автоматизированной системы для предприятия бизнесмен предоставляет программистам такой базовый шаблон, который вносится в память.

Зачем это нужно?

Применяя автоматизированную систему, можно быстро и эффективно находить нужный документ среди общего объема информации. Многие программы допускают прикрепление сканированных копий, что также удобно и дает доступ к печатной форме вне зависимости от того, где находится человек, нуждающийся в документе.

Консолидация документов в электронном хранилище помогает держать контроль над данными и не сомневаться - ничто не потеряется. Удобство и быстрота поиска делают рабочий процесс более оперативным, а значит, эффективным. При расширении прав доступа можно работать с выбранным документом группой, что помогает справляться со сложными задачами, требующими коллективного решения. Если на предприятии часто ведется работа над коммерческими документами, необходимо выбрать такую систему автоматизации, которая включает возможности визирования. Это сделает более быстрым и эффективным этап согласования документации.

Смотреть в будущее

Период кризиса вынуждает предприятия прибегать к наиболее эффективным и мощным инструментам, в противном случае выжить на рынке просто невозможно. Комплексная автоматизация - это такой современный подход, благодаря которому издержки уменьшаются, результат работы становится более существенным, финансовая составляющая гораздо выгоднее у предприятия, нежели до применения автоматизированных решений.

Разработка системы - ответственная задача, предполагающая сначала выявление всех бизнес-процессов организации, определение их последовательности, градацию важности и сложности. Применение такого подхода позволяет объединить всех участников процесса, добиться взаимопонимания как внутри компании, так и при общении с клиентом. Работая над созданием автоматизированной системы, необходимо уделить внимание как основным процессам в работе организации, так и вспомогательным, поддерживающим инфраструктуру. Необходимо помнить, что именно бизнес-процессы становятся базой для планирования активности предприятия, развития персонала и улучшения результатов деятельности.