Анализ сочетания бумажного и электронного документооборота. Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. Хранение электронных документов

Публикация на прошлой неделе поста вызвала дискуссию (в том числе в профильных соцсетях) по поводу того, в какой степени реализуемые в нашей стране схемы управления документами являются электронными. Где тот водораздел, когда бумажный документооборот превращается в электронный.

Начну с того, что безусловно электронным является документооборот, в котором просто отсутствует бумага (ну, и глиняные таблички тоже), когда документы, в том числе в ходе судебных разбирательств, существуют и используют только в электронно-цифровом виде.
На самом деле примеров такого документооборота есть довольно много, хотя нужно признать, что в основном это касается коммерческого сектора, банковской сферы, Интернет-торговли, туристических и транспортных услуг и пр.

Но довольно часто все же пользоваться исключительно электронными документами не всегда получается. Например, отправляясь в поездку, многие люди распечатывают страховку, оформленную и полученную от страховщика в электронном виде. А кому-то просто удобнее читать и править документ, присланный на согласование, именно в бумажном виде.

Ключевым же моментом в определении того, к какому типу относится документооборота, являет то, в каком виде реализуется подлинник документа. То есть документооборот может быть вполне себе электронный (как например, при покупке электронных авиабилетов, при обретении страховки или при оплате счетов ЖКХ), но для удобства вспомогательной работы вы использует в какие-то моменты бумажные копии электронных документов.

И наоборот, вроде бы почти все деловые процессы выполняются в электронном виде, бумага появляется лишь в какие-то кратких-то кратких эпизодах, но на сам деле это бумажный документооборот, поскольку, хотя бумага появляется почти на мгновение, но именно эта бумага является подлинником. Которая и потребуется в случает разбирательства конфликтных ситуаций в суде.

Вот эти положения я теперь хочу продемонстрировать на примере "бумажно-электронного взаимодействия" с Управой Преображенское города Москвы, описанном в общих чертах в посте

Итак, 7 июня я отправил через сайт Управы некоторое заявление. Обратите внимание, в случае передачи заявления в традиционном бумажном виде, я сразу получают копию заявления с регистрационным номером, датой и подписью отвественного лица Управы.
В электронном случае я ничего такого не имею, только лаконичного окна на экране, которое не имеет никакой юридической значимости.

Далее секретарь
- распечатывает полученное письмо;
- производит его регистрацию – ставит штамп на бумажном носителе и ручкой записывает дату и входящий номер;
- сканирует печатный документ и заносит скан в местную базу данных, вместе с реквизитами заявления (включая дату и регистрационный номер).

Таким образом, мы видим, что мое, изначально электронное заявление, "раздваивается" превращается в два варианта внутренних документа Управы, но подлинником (исходным вариантом) является именно бумажный документ, на котором был поставлен штамп и записаны ручкой дата и номер. Электронный вариант является лишь копией этого бумажного подлинника.

Тут естественным образом возникает вопрос (наверное, его нужно адресовать Правительству Москвы, так как Управа – это его подразделение) – зачем все сделано именно так? Зачем нужно было преобразование изначально электронного документа в бумажный вид с одновременным созданием электронной его копии?

Вся эта бумажно-электронная схема документооборота вызывает только удивление и недоумение.
Почему нельзя было зарегистрировать сразу электронный документ?
Зачем вообще нужно вводить дополнительную регистрацию, ведь на самом деле регистрация уже была произведена автоматически в момент отправки заявления на сайте?

Если Правительство Москвы является таким приверженцем бумажного делопроизводства, то зачем нужно было городить огород с создание дубликатного электронного контура?
Секретаоь распечатала бы заявление, поставила бы штамп, подшила в папку и все. Зачем нужно было еще дополнительно вводить все этой в компьютер, в том числе руками набивая реквизиты?

Ответственный исполнитель готовит ответ (отмечу в скобках, что текст ответа вообще не соответствует вопросам в заявлении, такое впечатление, что исполнитель вообще не читал заявление). При этом подготовка ответа никак не связана с исходным запросом (иначе система должна была бы автоматически заполнить поле "в ответ на какое заявление дается ответ".

Ответное письмо распечатывается, подписывается начальником. Секретарь ручкой заполняет регистрационные данные (дата, номер), забывая при этом заполнить данные входящего.

Бумажный документ подшивается. Потом он сканируется, заносится в параллельную электронную базу.

Электронная копия-скан отправляет через систему доставки на электронную почту заявителя (мне).

На этом примере мы хорошо видим, что "автоматизация" тут приводит лишь к увеличению трудозатрат при реализации делового процесса и привлечению дополнительных материальных ресурсов (компьютеры, ПО).

Зачем все это нужно?
Вопрос, конечно, риторический.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 2

Переход от бумажного к смешанному документообороту

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Плюсы и минусы электронных документов

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

Электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;

Стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;

Проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;

В деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.

В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:

Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) :

"...документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке...".

Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) :

"4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке".

Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:

Быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;

Короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;

Нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;

Сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;

Необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.

Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:

Прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;

Сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;

Не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;

Для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:

Низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать "электронную" деятельность только на бумаге практически невозможно;

Гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;

Для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;

Управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.

Смешанный документооборот - реальность сегодняшнего дня

Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать повсеместно:

Электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;

Использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;

Ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;

Ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.

Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.

Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде.

Такие документы уже стали широко распространенными, достаточно назвать хотя бы такие хорошо всем знакомые виды документов: биометрический паспорт, кредитная карта, налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрихкодом, новые денежные знаки, снабженные RFID-радиометками, разнообразные смарт-карты, широко применяемые в складском деле, на транспорте и в торговле, ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрихкоды и/или радиочастотные метки.

Возникает достаточно нетривиальная проблема управления такими документами, с учетом их "двойной" природы. Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.

В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:

Оперативные решения принимаются на основании информации (бумажной и электронной);

Юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием, что является нарушением правил работы, но на это в большинстве случаев закрывают глаза, поскольку потребность в оперативных решениях перевешивает риски, связанные с запоздалым оформлением решений с помощью бумажных документов). В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;

Все чаще "внутренние" решения принимаются и фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.

Примечание. Все чаще управленческие решения, принятые внутри организации, фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется локальными нормативными актами.

Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: "Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?" При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов - гибридное дело.

Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:

Сканировать бумажные документы;

Распечатывать электронные документы.

Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:

Неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело, микропленка и т.д.);

Электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;

Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.

Сроки хранения в смешанном документообороте

В настоящее время общепризнанным является принцип, согласно которому сроки хранения не зависят от вида носителя, а определяются исходя из содержания и ценности зафиксированной в документе информации. В то же время все чаще можно столкнуться с ситуациями, когда сроки хранения электронных документов начинают отличаться от сроков хранения соответствующих бумажных аналогов. Это связано с тем, что массив электронных документов, снабженный средствами поиска и систематизации, может иметь большую ценность, чем отдельные документы.

Американские Национальные архивы (NARA) уже сегодня требуют от государственных органов учитывать это обстоятельство при установлении сроков хранения для электронных документов. В своих рекомендациях по составлению перечней документов с указанием сроков хранения они обращают внимание на следующие моменты :

Перечни должны, как правило, определять сроки хранения документов, независимо от вида носителя (электронные документы, бумага и т.д.);

При переводе документов в электронную форму их ценность может измениться, поэтому Национальными архивами США был разработан механизм пересмотра сроков хранения при переходе государственных организаций на электронный документооборот;

Если будет установлено, что документы (в том числе после перевода их в электронную форму) содержат существенно больше информации или используются по-другому, сроки хранения должны быть пересмотрены.

Аналогичный подход был продемонстрирован и нашими государственными органами, когда в 2002 г. было принято решение об установлении постоянного срока хранения для графических образов переписных листов:

Положение о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 г.:

"2. Переписные листы Всероссийской переписи населения 2002 года по завершении их автоматизированной обработки хранятся в территориальных органах Государственного комитета Российской Федерации по статистике... в течение одного года с момента официального опубликования итогов Всероссийской переписи населения 2002 года и подлежат уничтожению в установленном порядке.

4. Хранение графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г. на машинном носителе осуществляется следующим образом:

Один экземпляр хранится в Государственном комитете Российской Федерации по статистике в установленном порядке до проведения следующей переписи населения;

Второй экземпляр с программным обеспечением передается до 1 января 2004 г. на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации".

Что необходимо: внутренние нормативные документы

и квалифицированный персонал

Анализ современной законодательно-нормативной базы управления документами показывает, что наблюдается ужесточение требований не только к наличию внутренних нормативных документов, но и к их строгому исполнению организацией. С помощью внутренних нормативных документов в организациях создается нормативная база для электронного и смешанного документооборота, и это дает возможность минимизировать риски использования электронных документов в "серой" зоне, там, где порядок работы с документами слабо регулируется законодательством и нормативными правовыми актами.

О необходимости разработки внутренней нормативной базы организации говорится и в Стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документацией":

"Управление документами в организации включает в себя:

a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами".

Отношения с внешними организациями и использование при взаимодействии с ними электронных документов строятся, как правило, на основе ГК РФ. Все, что касается обмена электронными документами, фиксируется в контрактах и соглашениях.

Основные сложности при разработке внутренней нормативной базы смешанного документооборота возникают по следующим причинам:

В России пока не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами, который бы в полной мере соответствовал потребностям деловой деятельности и государственного управления, а также сложившейся практике применения электронных документов и информации;

Практически полностью отсутствуют российские методики и стандарты экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами;

В определенной степени, конечно, может выручить зарубежный опыт, но чаще всего отечественные специалисты в области управления документами просто не могут до него "добраться" из-за слабого владения иностранными языками и отсутствия переводов.

Для успешной работы в условиях смешанного документооборота особенно важной задачей становится подготовка персонала. Именно особенности персонала организации, его квалификация, общий настрой на освоение нового, понимание необходимости перемен являются краеугольным камнем для успешного внедрения современных технологий в управление документами.

Обучение и повышение квалификации всего персонала в области управления документами позволяет значительно снизить риски при использовании в работе электронных документов, повысить эффективность труда сотрудников, в более короткие сроки внедрить электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие. Грамотная организация этой работы по обучению лежит прежде всего на службе персонала организации.

Первый этап перехода к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских организаций находятся на втором этапе - электронные системы используются для регистрации, учета и контроля исполнения документов. Для ускорения работы активно используются электронные копии документов. Кроме того, уже принят ряд законов, позволяющих (в отдельных случаях - требующих) вести определенные документы только в электронном виде.

На следующем этапе, который в большинстве организаций уже не за горами, подлинные электронные документы постепенно начнут вытеснять бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном документообороте во внутренних нормативных документах - в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

б) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

в) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

С одной стороны, необходимо преодолеть боязнь сотрудников перед внедрением новых технологий, с другой - нужно осознавать, что у каждой технологии есть свои слабые места. До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.

Многолетний опыт показывает, что технические проблемы перехода к смешанному документообороту, как правило, довольно успешно решаются. Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с "человеческим фактором". Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.

Примечание. Наладить смешанный документооборот невозможно без квалифицированного персонала.

Литература

1. Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2006, N 6.

2. Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2008, N 19.

Н.Храмцовская

Ведущий эксперт

по управлению документацией

компания "Электронные Офисные Системы",

член Гильдии управляющих документацией,

член ARMA International

г. Москва

Подписано в печать

Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.

Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.

Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).

Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.

Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть. И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ

Достоинства электронных документов

Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:

Дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;

Позволяют использовать новые методы работы;

Повышают скорость и качество принятия управленческих решений;

Позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.

Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.

Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.

Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, - а ведь этот процесс еще только-только начинается.

Недостатки электронных документов

При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.

Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.

Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.

Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.

Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».

Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.

Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.

Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.

Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.

ПОЧЕМУ МЫ СЕЙЧАС НЕ МОЖЕМ ПОЛНОСТЬЮ ОТКАЗАТЬСЯ ОТ БУМАГИ

Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.

В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.

Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.

Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.

Достоинства бумажных документов

Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.

Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать - в отличие от электронных материалов.

Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов - в течение тысячелетий, как в атомной отрасли - по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).

Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.

С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.

В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…

Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.

Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.

Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.

Недостатки бумажных документов

Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.

Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.

Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.

КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований. Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.

Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.

Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.

Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.

Первичные документы бухгалтерского учета создаются в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.05.2016), и законодательство уже давно допускает возможность использования электронных документов. Однако именно из-за многоукладности российского делопроизводства большинство организаций вынуждено использовать смешанный документооборот.

Договорная документация создается в процессе осуществления деятельности при оформлении взаимоотношений с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения оформляются документами, созданными на основе положений Гражданского Кодекса РФ.

Научно-техническая документация создается при проектировании, изготовлении и использовании каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения. В настоящее время ее разработка и использование, как правило, ведется в электронном виде. Необходимо отметить, что нормативные и методические документы, регламентирующие порядок работы с нею, в основном созданы еще в доэлектронную эру, что создает для электронных документов в составе этого комплекса серьезные риски.

В настоящее время как внутренний, так и внешний документооборот по всем видам документации все чаще и чаще ведется в электронном виде, но бумажные документы пока ни в одной из систем документации полностью не ликвидированы и по-прежнему достаточно активно используются.

За 20 лет такая страна-лидер в этом вопросе, как США, сумела лишь стабилизировать их производство.

Данные нашего ВНИИДАД также показывают, что, несмотря на все успехи электронного правительства, объемы вновь создаваемых бумажных документов по-прежнему растут на примерно 15 % в год. Другое дело, что параллельно идет стремительный рост объемов электронных документов, которых у ряда организаций в разы больше, чем бумажных.

РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Организация внутреннего документооборота основывается как на законодательно-нормативных требованиях, так и на локальных нормативных актах самой организации.

Внешний документооборот организовывается, прежде всего, на основании положений Гражданского кодекса РФ и в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями; положений, установленных в договорах и контрактах, которые организации заключают с контрагентами, а также в локальных нормативных актах самой организации.

Кроме того, внешний документооборот может организовываться на основании специального законодательства, которое все чаще устанавливает требования об электронном взаимодействии с государственными органами и федеральными фондами.

СМЕШАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ - РЕАЛЬНОСТЬ СЕГОДНЯШНЕГО ДНЯ

В настоящее время организации при работе с документами используют различные подходы, которые учитывают одновременное существование как электронных, так и бумажных технологий.

Большинство организаций давно уже не ограничивается электронной регистрацией документов, а их информационные системы становятся инструментом управления всеми видами документов, включая бумажные.

Также никого уже не удивляет при работе с документами использование штрихкодов (одно- и двумерного) и RFID-радиометок.

Получившие столь широкое распространение досье в настоящее время, как правило, содержат как электронные, так и бумажные документы, и при управлении такими «гибридными» объектами возникают свои непростые проблемы.

ЧЕТЫРЕ ИЛЛЮЗИИ О «БЕЗБУМАЖНОМ ОФИСЕ» И ИХ ПОСЛЕДСТВИЯ

При внедрении электронного документооборота, как показывает практика, возникает ряд иллюзий, от которых желательно избавиться на самых начальных стадиях его реализации, поскольку они будут мешать успеху и тормозить весь процесс.

Иллюзия о возможности создания «безбумажного офиса»

Как показывает опыт и России, и большинства стран мира, даже при переходе на использование электронных документов до сих пор наиболее важные юридически значимые документы пока создаются на бумажных носителях.

Чаще всего идет переход не от бумажного к чисто электронному, а от бумажного к смешанному документообороту. Одновременно растет роль информационных систем, баз данных, реестров и регистров.

Полностью отказаться от приема и обработки бумажных документов, поступающих от граждан и юридических лиц, государственные органы и коммерческие организации все еще не могут.

Иллюзия экономии за счет сокращения бумажного делопроизводства

Практика работы показывает, что на начальном этапе внедрения информационных систем количество бумажных документов - и особенно их копий - в организации часто увеличивается.

Это связано с тем, что работники, не доверяя современным технологиям, на всякий случай делают для себя бумажные копии. Эта вредная привычка может появиться и в тех случаях, когда внедренная система не до конца продумана и неудобна в эксплуатации.

Со временем значительная часть сотрудников, убедившись в ее надежности, перестают работать с бумажными копиями.

Кадровая иллюзия

Помимо «безбумажных» иллюзий существуют «кадровые» иллюзии. Экономия на персонале - это самая большая мечта руководителей в любых организациях, однако практика показывает, что после внедрения информационных систем затраты на оплату труда могут увеличиться.

Причина проста и банальна: более квалифицированный персонал стоит дороже, а затраты на оплату его труда в настоящее время обходятся дороже вычислительной техники.

Кроме того, организациям стоит помнить и о том, что им потребуется регулярно проводить повышение квалификации и переподготовку своих работников.

Ряд руководителей наивно полагают, что после внедрения информационных систем у сотрудников организации будет меньше работы.

На самом деле ее меньше не станет, но при правильном внедрении информационных систем изменится ее характер и произойдет перераспределение обязанностей между сотрудниками.

У большинства работников меньше времени будет уходить на технические операции.

Иллюзия «близкого счастья»

Не менее опасна иллюзия «близкого счастья», которая позволяет некоторым руководителям считать, что автоматизация решит все проблемы их организации. Да, автоматизация решит одни проблемы, но появятся но вые, которые тоже надо будет решать.

ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Одновременное использование электронных и бумажных документов создает дополнительные трудности при организации деловой деятельности.

При совершенствовании законодательной и нормативной базы, а также разработке локальных нормативно правовых актов приходится одновременно описывать процедуры работы как с электронными, так и с бумажными документами, и вот один из примеров.

Поскольку одни и те же виды документов могут быть созданы на разных видах носителей, встает задача их объединения и создания полного комплекта документов. В настоящее время такой комплект, как правило, создается в электронном виде, для чего бумажные подлинники сканируются и их копии включаются в информационные системы.

Еще одной тенденцией в современной деловой деятельности является одновременное создание подлинников документа на разных носителях. Это компромиссный вариант, который позволяет использовать положительные черты как бумажного, так и электронного документов. Такая технология закреплена даже на законодательном уровне.

ОПЫТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НА РАЗЛИЧНЫХ НОСИТЕЛЯХ

При использовании в деловой деятельности документов на различных видах носителей приходится учитывать, что во всем мире накоплен многовековой опыт работы с бумажными документами, все основные проблемы известны и имеются решения на все случаи жизни.

Существует примерно 35-летний опыт работы с электронными документами, понятны основные проблемы и есть опыт их решения, при этом приходится постоянно учитывать, что технологии работы все время меняются и появляются новые проблемы.

Сейчас стали появляться гибридные документы, в которых информация представлена как в аналоговом, так и электронном виде. Они пока в документообороте используются мало, и хотя основные проблемы уже выявлены, опыт их использования небольшой.

Использование смешанного документооборота приводит к тому, что потоки информации разделяются.

Оперативные решения принимаются на основе информации (бумажной и электронной), юридически значимые действия оформляются в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием).

Внутри организации ничто не мешает широко использовать электронный документооборот - например, для быстрой доставки информации, для электронного согласования документов. «Внутренние» решения все чаще и чаще принимаются и фиксируются в электронном виде. Тормозит не столько отсутствие каких-то нормативов, сколько нежелание отказаться от старого, привычного стиля работы.

В настоящее время основной тенденцией как в деловой деятельности, так и в государственном управлении является переход на коллективное использование информационных систем. При этом информация, в зависимости от используемых носителей, управляется по-разному:

Неэлектронные документы - управление идет на уровне носителей;

Электронные «бумагоподобные» документы в информационных системах - управление идет на уровне документа;

Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.) - управляются как на уровне носителей, так и на уровне документов;

Документированная информация в базах данных - управление может осуществляться вплоть до записей в базах данных и их полей.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Не следует превращать отказ от бумажных технологий в самоцель. У бумажных документов есть свои ниши, в которых они по-прежнему могут эффективно использоваться в деловой деятельности.

Опыт показывает, что если возникает серьезная деловая потребность в использовании современных технологий - они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной.

В зависимости от состояния дел в организации и методов ведения делопроизводства можно выделить две группы организаций, для которых переход на смешанный документооборот может существенно повысить деловую отдачу.

«Полный бардак»

В первой группе организаций ситуацию в делопроизводстве кратко можно охарактеризовать как «полный бардак».

В значительной части это небольшие фирмы, в которых просто нет специалистов в области управления документами и архивным делом.

Ситуация усугубляется и тем, что в настоящее время наблюдается массовая утрата навыков работы с бумажными документами.

Многие работники просто не в состоянии без шаблона написать даже самое простое заявление, что уж говорить о тех документах, порядок оформления которых установлен в законах и нормативно-правовых актах, а его нарушение может привести к весьма печальным последствиям.

Бумажный документооборот становится раритетным, и специалистов по работе с бумажными документами все меньше. В такой ситуации переход на использование электронных документов и электронного документооборота становится своеобразной палочкой-выручалочкой. В этом случае налаживать традиционный бумажный документооборот просто не имеет смысла, и наиболее правильным подходом является эффективно использовать информационные технологии, в том числе переводить учет документов в электронный вид.

«Отличники ДОУ»

Вторая группа организаций представляет полную противоположность первой. В этих организациях существует приличный традиционный документооборот.

В зависимости от тех задач, которые стоят перед структурными подразделениями организации, необходимо стремиться к совершенствованию деловых операций и повышению их эффективности.

Если же организация уже использует электронные документы и электронные подписи, то при разработке плана организации работы необходимо привлечь те структурные подразделения и конкретных сотрудников, которые уже с ними работают, и обязательно учесть их интересы. Переводить в электронный вид те или иные виды документов нужно с учетом потребностей организации.

Необходимо предусмотреть и такую экзотическую ситуацию, когда может произойти сбой в хорошо налаженном электронном документообороте, и организация будет вынуждена начать работать с бумажными документами.

При организации любой работы с документами нужно исходить из того, что традиционные правила работы с ними - не неизменные законы физики. В российском законодательстве, как правило, установлены требования к созданию, использованию и сохранению документов на протяжении установленных сроков хранения.

В подавляющем большинстве случаев никаких норм о том, как это будет реализовано, российская нормативно-правовая база не содержит. Это позволяет выстраивать достаточно гибкие и наиболее удобные в конкретных условиях методы.

Смешанное делопроизводство значительно повышает эффективность работы при использовании уже хорошо зарекомендовавших себя методов: сканирования бумажных документов, штрихкодирования как документов, так и дел, цветового кодирования, использования услуг аутсорсинга при организации работы с документами на всех видах носителей.

Поскольку постоянного перехода на новые технологии при управлении документами не избежать, лучше его не затягивать и постараться получить от этого максимальную деловую отдачу. В условиях быстрых изменений в законодательстве и технологиях переходить на новые методы работы придется регулярно. Подспорьем может стать система менеджмента и анализ рисков.

При внедрении информационных систем нужно сразу думать о том, как они будут выводиться из эксплуатации и как будет обеспечиваться сохранность содержащихся в них документов. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов и информации, имеющих постоянную или длительную ценность.

РЕЗЮМЕ

1. При принятии решения о переходе на использование электронных документов и электронного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы своей деловой деятельности, и использовать электронные документы там, где это даст реальную деловую отдачу.

2. Нужно очень осторожно подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения или когда эти документы могут потребоваться для восстановления деятельности в чрезвычайных ситуациях.

3. В некоторых случаях может быть полезным дублировать определенные документы в бумажном и электронном виде.

4. Не скрою, что несколько лет назад, оценивая перспективы вытеснения бумажных документов электронными в России, я считала, что темпы этого процесса будут значительнее медленнее, чем это оказалось на практике.

5. Следует учитывать, что в ряде направлений деловой деятельности и государственного управления документы на бумажных носителях еще останутся, и надолго, поэтому ни в коем случае нельзя терять навыки работы с ними.

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная - типа DHL, UPS и т.

П., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые “бумажные” технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же “дедовским” способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административнопромышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в “бумажном” виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного “слияния” трех самостоятельных информационных потоков, по которым “путешествуют” внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри предприятия.

Главная 1С:Документооборот 8

Поддержка бумажного документооборота

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

  • Обложку дела
  • Внутреннюю опись дела
  • Лист-заверитель дела
  • Карту-заместитель дела

При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.

Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

  • количество листов
  • количество приложений
  • количество листов в приложениях

Журнал передачи

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.